Comment écrire des lettres: 6 éléments d'une lettre convaincante

La correspondance électronique a toujours été et reste le principal mode de communication dans le monde des affaires. A est déjà la moitié de la bataille lettre bien conçu. Mais ces lettres ne sont pas en mesure de le faire. Parfois, la lecture de la lettre avec une proposition d'affaires, on ne sait pas ce que vous voulez exactement à l'offre, quel genre de prestation que vous obtenez de lui, et pourquoi avez-vous passé votre temps à la lecture et la compréhension de cette lettres.

La possibilité d'écrire des lettres correctes, persuasif vient avec la pratique. Et bien, lorsque les expériences sont divisés, ce qui permet, ainsi, d'autres personnes ne marchent pas sur le même râteau. Jeffrey James, auteur du livre «Business to Business Vente: Alimentation secteur et stratégies à partir du haut du monde Vente Experts », offre un système simple d'élaboration de lettres persuasives, qui se compose de 6 les étapes.

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1. Toujours imaginer clairement ce qui va écrire

Le but principal de la lettre - pour vous assurer que le destinataire a pris une décision définitive. Donc, avant de commencer à écrire la lettre, demandez-vous une fois de plus sur ce que vous voulez du destinataire? Quelle décision qu'il doit prendre après avoir lu vos lettres?

Dans ce cas, l'incertitude - est votre ennemi juré. Le plus clair de votre objectif, plus convaincant pour obtenir votre lettre.

2. Commencez votre lettre avec la conclusion

Votre conclusion est une déclaration que cette décision soit prise par le destinataire en fonction du contenu de votre lettre.

À l'école, nous avons appris à toujours commencer par une introduction. Dans le cas de l'élaboration de messages convaincants, cette affirmation est fausse. Dans le monde des affaires, tout le monde est trop occupé pour évaluer vos compétences en écriture. Par conséquent, vous devriez aller directement au point.

Par exemple, vous voulez obtenir de ses supérieurs l'autorisation d'installer une salle de gym dans l'un des locaux de votre entreprise.

mal:

« Jim,
Comme vous le savez, l'absentéisme des employés à l'heure actuelle est un problème majeur, qui a tout à fait un fort impact financier sur les deux notre entreprise et la d'autres entreprises dans notre industrie... bla bla bla... Donc, nous devons considérer l'allocation de fonds pour la réinstallation de la salle de gym dans le bureau principal de notre société ".

correct:

« Jim,
Je veux que vous avez approuvé l'installation d'une salle de gym dans notre bureau ».

3. Partagez vos arguments à quelques paragraphes faciles à digérer

Pour les arguments à l'appui de vos idées lu et compris facilement, les diviser en quelques paragraphes.

mal

« Selon un rapport récent de l'activité physique du groupe gouvernemental est encore extrêmement important malgré le fait que seules quelques entreprises démontrent leur engagement à cette promotion employés. De nombreuses entreprises définissent ces groupes comme les actifs sous-estimés, mais ils ont pas l'intention d'introduire groupes similaires dans l'industrie, même en dépit du fait que la condition physique est étroitement lié aux entreprises et des particuliers succès. Je crois que si nous ne présentons pas une équipe physique similaire dans notre société, nous sommes encore loin derrière la concurrence ".

correctement

« Fitness dans le bureau:
- réduire l'absentéisme
- d'augmenter la productivité globale "

4. Chaque preuve de renforcer l'argument

Si vous écrivez une lettre, composée d'arguments solides, il peut être perçu comme une opinion personnelle continue et rien de plus. Pour tous les besoins de l'argument preuve. Sinon, comment comprendre ce qu'il fonctionne vraiment?

mal

« Fitness dans le bureau serait la meilleure solution, parce que les gens préfèrent aller travailler plutôt que de rester à la maison. Il contribuera également à réduire l'incidence globale du bureau ».

correctement

« La réduction du montant de l'absentéisme. Selon une enquête menée par l'Institut national de la santé parmi les 1000 entreprises qui ont des gymnases dans bureaux, l'absentéisme du personnel de 20% plus faible dans ces entreprises que dans les entreprises qui ne disposent pas de telles équipement ".

5. Répétez votre conclusion comme un appel à l'action

A la fin de la lettre répéter à nouveau sa conclusion, a déclaré au début. Seulement maintenant comme un appel à l'action. Donc, vous ne parvenez pas le destinataire à une conclusion particulière, qu'il devrait faire après avoir lu votre lettre. Cet appel doit être simple et spécifique.

mal

« Nous serons très reconnaissants à vous si vous soutenez ce projet. »

correctement

« Si vous répondez oui à cette lettre, je lance immédiatement le processus. »

6. Entrez l'avantage dans la ligne de sujet

La ligne d'objet de la lettre est presque la plus part importante. Parce qu'il doit anticiper l'objet de base, et configurer un destinataire à l'ambiance désirée. Et voilà pourquoi vous devez le remplir la dernière fois que vous avez écrit tous les arguments et les preuves qui appuient votre conclusion de base.

Idéalement, le sujet doit résoudre deux problèmes importants: il devrait donc être intéressé par le destinataire qu'il a ouvert et lu la lettre; et il devrait englober la conclusion que vous voulez transmettre au destinataire.

Dans la plupart des cas, la meilleure façon d'exécuter les deux tâches à la fois - est d'écrire sur les avantages qui peuvent être obtenus à la suite des solutions souhaitées pour vous.

mal

« L'impact sur la santé des employés sur les gymnases du programme d'équipement dans les bureaux »

correctement

« Comment pouvons-nous réduire le montant de l'absentéisme des employés »

J'intéressé par votre avis. Comment réagiriez-vous aux deux options et quelles règles vous guide lors de la préparation de ces lettres?