12 des problèmes les plus courants avec Excel et comment les résoudre
Pourboires De La Technologie / / December 19, 2019
lecteurs Layfhakera sont déjà familiers avec Denis BatyanovymQui a partagé avec nous secrets Excel. Aujourd'hui, Denis parlera de la façon d'éviter les problèmes les plus courants avec Excel, nous créons souvent eux-mêmes indépendamment.
Immédiatement, je dis que l'article matériel est destiné aux utilisateurs novices d'Excel. Les utilisateurs de puissance déjà incendiaire dansèrent dans ces rake plus d'une fois, donc ma tâche est de le protéger de ces jeunes et inexpérimentés « danseurs ».
Vous ne donnez pas rubriques de table
De nombreux outils Excel, tels que le tri, le filtrage, tables intelligentes, des tableaux croisés dynamiques, - signifient que vos données contiennent des têtes de colonne. Dans le cas contraire, vous devrez soit pas en mesure de les utiliser, ou ils travail ne sont pas tout à fait correct. Prenez toujours soin de vos tables contiennent les en-têtes de colonnes.
Les colonnes vides et les lignes de vos tables
Il frappe en vain Excel. Face à une ligne ou d'une colonne dans votre table, il commence à penser que vous avez 2 tables au lieu d'un. Vous devez le corriger en permanence. En outre, ne cachez pas vos lignes indésirables / colonnes dans une table, il est préférable de les enlever.
Sur une feuille est plus tables
Si ce ne sont pas les petites tables contenant des valeurs de référence, de sorte que vous ne devriez pas faire.
Vous serez incommode pleinement travailler avec plus d'une table par feuille. Par exemple, si une table est placée à gauche et la deuxième à droite, puis à filtrer la même table aura une incidence sur l'autre. Si les tables sont disposées les unes au-dessus de l'autre, il est impossible d'utiliser les zones de fixation, ainsi qu'un les tables doivent rechercher en permanence et produire une manipulation supplémentaire pour se lever sur son tableau curseur. Il est nécessaire de vous?
Ces artificiellement un type sont disposés dans des colonnes différentes
Très souvent, les gens qui connaissent Excel est un tensioactif suffisant pour préférer ce format de la table:
Il nous semble au format innocent pour stocker des informations, des agents de vente et leurs peines. Une telle disposition de la table est bien perçue par l'œil humain, car il est compact. Mais, croyez-moi, c'est un cauchemar - essayer de récupérer des données à partir de ces tableaux et recevoir des résultats provisoires (information globale).
Le fait que ce format contient deux dimensions: à trouver quelque chose dans le tableauVous devez décider de la ligne, touchant une branche, le groupe et l'agent. Lorsque vous trouvez le drain à droite, alors plus tard chercher la colonne déjà, comme beaucoup ici. Et ce « bidimensionnalité » complique grandement le travail de table un des outils standard Excel - formules et tableaux croisés dynamiques.
Si vous construisez un tableau croisé dynamique, vous constaterez que vous ne pouvez pas obtenir facilement les données de l'année ou le trimestre, les chiffres sont portés sur différents domaines. Vous ne disposez pas de champ pour le volume des ventes, qui peuvent être facilement manipulés et il y a 12 champs individuels. Nous allons devoir créer un champ calculé mains séparées pour le trimestre et l'année, cependant, que ce soit en une seule colonne, le tableau récapitulatif aurait fait pour vous.
Si vous souhaitez appliquer une formule standard de type sommation SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), il trouvera aussi qu'ils sont capables de travailler efficacement avec cet arrangement table.
Format recommandé de la table est la suivante:
La diversité des informations sur les différentes feuilles du livre « pour plus de commodité »
Une autre erreur commune - c'est d'avoir une sorte de format standard de la table et dans le besoin de l'intelligence à partir de ces données, le distribuer sur des feuilles séparées d'un classeur Excel. Par exemple, créez souvent des listes distinctes pour chaque mois ou année. En conséquence, la quantité de travail en analysant les données effectivement multiplié par le nombre de feuilles créées. Il ne faut pas le faire. Recueillir des informations sur une seule feuille.
Les informations contenues dans les commentaires
les utilisateurs ajoutent souvent des informations importantes qu'ils peuvent avoir besoin, dans un commentaire à une cellule. Gardez à l'esprit qu'il ya dans les commentaires, vous ne pouvez voir (si vous pouvez trouver). Obtenez dans la cellule difficile. Je recommande de mieux allouer colonne séparée pour les commentaires.
Mess avec le formatage
Certainement pas ajouter à votre table une bonne. Il semble répugnant pour les gens qui aiment vos tables. Dans le meilleur des cas, cela ne donne pas la valeur, au pire - penseront que vous n'êtes pas organisé et bâclée dans les affaires. Efforcez-vous pour ce qui suit:
- Chaque table doit avoir un format uniforme. Utilisez le formatage tables intelligentes. Pour effacer l'ancien format en utilisant le style de cellule « Normal ».
- Ne sélectionnez pas la couleur de la ligne ou la colonne entière. Mettez en évidence le style d'une cellule particulière ou une plage. Fournir une « légende » de votre décharge. Si vous sélectionnez une cellule pour faire plus leur toute opération, la couleur est pas la meilleure solution. Bien que le tri par couleur et est apparue dans Excel 2007, et en 2010 - filtrage par couleur, mais la présence d'une seule colonne avec une valeur claire pour le filtrage ultérieur / tri est toujours préférable. Couleur - une chose acquise. Dans le tableau récapitulatif, par exemple, vous ne faites pas glisser.
- Prenez l'habitude d'ajouter à vos filtres automatiques de table (Ctrl + Maj + L), La sécurisation des zones. sorte de table souhaitable. Personnellement, je l'ai toujours rendu furieux quand je reçus chaque semaine de la personne responsable du projet, une table, où il n'y avait pas de filtre et des zones sécurisées. Rappelez-vous que ces « petites choses » sont stockées très longtemps.
fusion de cellules
Utiliser des cellules de fusion que si, sans en aucune façon. Fusionne il est très difficile de manipuler la plage dans laquelle ils sont inclus. Les problèmes surgissent lorsque vous déplacez des cellules, lorsque vous collez des cellules, etc.
La combinaison de texte et de chiffres dans une cellule
cellule douloureuse impression contenant un nombre augmenté derrière la constante de texte « RR ». Ou « USD », est entré manuellement. Surtout si ce n'est pas une plaque d'impression, et une table régulière. opérations arithmétiques telles cellules naturellement impossible.
Les chiffres sous forme de texte dans une cellule
Évitez de stocker des données numériques dans une cellule au format texte. Au fil du temps, certaines des cellules dans cette colonne, vous serez en format texte, et quelques-uns dans l'ordinaire. En raison de ce problème sera avec les formules.
Si votre table sera présentée par un projecteur LCD
Choisissez les plus contrastées combinaisons de couleurs et arrière-plans. Il semble bon sur le fond projecteur sombre et lettres claires. Le plus terrible impression rouge sur noir et vice versa. Cette combinaison de très faible contraste regard du projecteur - éviter.
feuille Excel en mode page
Ceci est le mode dans lequel Excel montre comment la feuille sera divisée en pages lors de l'impression. Page Frontières a mis en évidence en bleu clair. Je ne recommande pas de travailler en permanence dans ce mode, ce qui beaucoup le font, parce que dans les données de sortie du processus à la partie de l'écran du pilote d'imprimante, et est en En fonction de nombreux facteurs (par exemple, une imprimante réseau et ne sont pas actuellement disponibles) processus d'imagerie podvisanie lourde et recalcul formules. Fonctionner normalement.
Encore plus d'informations utiles sur Excel, s'il vous plaît voir Denis en ligne.