Méthode Inbox Zéro - la meilleure façon de traiter avec des milliers d'e-mails non lus

Un tas d'e-mails non lus, constamment traîner dans le dossier « Boîte de réception », provoque la panique dans tout le monde. Si vous avez beaucoup de partenaires commerciaux et collègues avec qui vous interagissez sur la correspondance, vous avez juste besoin de garder votre boîte mail propre et bien rangé.

PDG JotForm Aytekin réservoir offres une façon intéressante d'organiser email intitulé Boîte de réception zéro. Comme son nom l'indique, la méthode est de garder simplement votre dossier « Boîte de réception » est vide.

En général, réservoir n'a pas inventé quelque chose de nouveau. Boîte de réception zéro écrivain établi depuis longtemps il y a et blogueur Merlin Mann, et est une méthode éprouvée et bien connue. Environ la technique de travailler avec des documents décrivent plus David Allen dans son livre "Comment les affaires pour». Réservoir juste adapté à l'interface Web de Gmail.

Réservoir présente les avantages de la méthode Inbox Zéro:

• Vous ne manquerez pas un message important, si votre dossier est « Boîte de réception » est vide.
• Vous ne ferez pas ses destinataires à attendre longtemps, car bientôt être en mesure de répondre à leurs lettres.
• Dans votre boîte aux lettres ne seront pas accumuler des centaines ou des milliers d'e-mails non lus.
• Vous gagnerez plus de temps sur les tâches vraiment importantes et ne seront pas passer des heures à déconner avec le courrier électronique.

Je connais beaucoup de gens qui chérissent tous vos e-mails sans supprimer. En raison de leur boîte aux lettres commence à ressembler à un flux Twitter. Ceci est pratique. Vous serez constamment se perdre dans les lettres.

Aytekin réservoir

Supposons que vous utilisez Gmail - bien que cette méthode peut être adaptée à un fournisseur (Hotmail, «Yandex», Yahoo) ou client de messagerie (Outlook, Thunderbird ou Sylpheed). Prenez des dépôts coup d'oeil de messages non lus et continuez.

1. Nettoyez votre boîte de réception

Ainsi, en adoptant la méthode de la boîte de réception zéro, vous devez agir de manière décisive. Ouvrez la « Boîte de réception », sélectionnez tous les e-mails accumulés là-bas et de les archiver à la fois. Pour certains, il semblera la folie existe, mais réservoir recommande de le faire.

Vous devez commencer par une boîte aux lettres vide. Ce guide ne vous aide pas, si, dans la « Boîte de réception » accumulé des dizaines de milliers de lettres. Sauvegardez tout, et recommencer à zéro.

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2. Traiter vos lettres dans l'ordre chronologique

Pour développer cette habitude utile, vous aurez besoin d'une certaine discipline. Lorsque vous traitez vos e-mails, commencez par le message le plus ancien et passer à nouveau. Ainsi, vous économiserez un ordre chronologique et ne pas les confondre.

Processus d'écriture vous aidera à deux fonctions dans Gmail:

Activez l'option « Avance automatique ». Pour ce faire, allez dans « Paramètres» → «Général », faites défiler jusqu'à « Avance automatique » et l'activer. Maintenant, lorsque vous répondez ou de sauvegarde des messages Gmail ne vous revenir à la liste des messages entrants et affiche le message suivant. Ainsi, vous serez en mesure de gérer les lettres une par une dans l'ordre où ils sont reçus, peu importe les distractions.

Ensuite, activez le bouton « Envoyer et archiver » si vous n'avez pas activé. Ouvrez le « Paramètres» → «Général» et trouver l'option « Afficher les » Envoyer et archiver « dans la réponse ». Ainsi, vous gagnerez du temps. Après tout, si vous avez déjà répondu à la lettre, il n'y a pas de sens de le garder dans la « boîte de réception », est-ce pas? Cliquez sur le bouton soumettre, et le courrier électronique est automatiquement déplacé vers l'archive.

Et une autre chose importante:

Ne pas utiliser le courrier électronique comme le chat. Il n'y a rien de pire que de produire la chaîne très longue réponse de lettres constamment citées. Si vous avez besoin de parler, messager utilisation instantanée, le chat Slack ou contacter par téléphone. E-mail ne convient pas pour cela.

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3. - Archives répondues

La règle principale est la méthode de la boîte de réception zéro: votre dossier « boîte de réception » - ce n'est pas l'endroit où vous souhaitez stocker le courrier. Tous les e-mails dans la boîte aux lettres doivent être traitées immédiatement. Lisez un par un et répondre à toutes et archiver, si le message nécessite une réponse, ou une archive simplement, si le message de réponse n'est pas nécessaire.

Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à un courriel, il y a deux options:

• Enregistrez-le dans votre-organisateur de l'application. Cela peut être Evernote, OneNote, ou tout gestionnaire de tâches. Définir la date à laquelle le programme vous rappellera d'écrire une réponse au bon moment.
• Si vous pouvez simplement écrire la réponse, mais l'objectif est d'obtenir après un certain temps, utilisez la livraison différée dans Gmail. La même chose est en mesure d'Outlook, Thunderbird et d'autres clients.

4. Il suffit de le faire

Tous les préceptes du grand et puissant David Allen. Si l'e-mail nécessite une action, ce qui prend quelques minutes, juste le faire maintenant. Ne copiez pas la lettre à la liste de tâches. Ne le laissez pas dans le dossier « Boîte de réception ».

Si vous devez effectuer un paiement, il suffit de faire en ce moment. Si vous devez soumettre vos commentaires à un collègue envoyer immédiatement. Si le cas prend quelques minutes, il n'a pas de sens de mettre hors tension.

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5. Utilisez les raccourcis clavier

raccourcis réduire considérablement le temps de traitement de courrier électronique. Avec eux, vous ne devrez pas conduire avant et en arrière le curseur de la souris. Réservoir recommande de se rappeler et utiliser les trois hotkey:

• Touche E vous permet d'archiver rapidement le message. Lire, appuyez sur E, archivée. Il est simple.
• bouton R permet d'écrire rapidement une réponse. Si vous souhaitez répondre à un message, cliquez dessus, entrez la réponse, nous appuyez sur Entrée.
• clé F courriels reçus en avant à d'autres destinataires.

Je ne pense pas que vous avez besoin d'autres raccourcis clavier. Dans Gmail, je n'utilise que trois raccourcis. Pour tout le reste, il y a une souris. Mais les raccourcis clavier répertoriés permettent d'effectuer rapidement les trois actions les plus courantes avec e-mail, afin qu'ils gagner un temps considérable.

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6. Définir des filtres en place

Les filtres de messagerie - un outil incroyablement pratique qui fait beaucoup de travail pour vous. Il suffit de les mettre une fois, et ils vous permettra d'économiser beaucoup de temps.

Si votre boîte de réception, vous trouvez régulièrement lettre sans importance (avis de services Internet, automatique mailing, etc.), puis soit désabonnement d'eux, ou ajustez vos filtres à ces lettres ont été archivés automatiquement.

7. Boîte de réception est vide - Fermer-mail

Lorsque vous essayez de se concentrer sur le travail, ne peut pas être constamment distrait par e-mail. Mieux vaut donc rester aux règles, dans le dossier « Boîte de réception » est vide, fermer l'onglet Gmail ou client de messagerie et oublier le courrier dans les prochaines heures. Juste être engagés dans le travail.

Désactivez toutes les notifications pour les messages entrants. Ils sont très distrayant.

Vous pouvez ré-ouvrir le courrier en quelques heures pour traiter les messages accumulés là, puis retourner au travail. Le but de la méthode de la boîte de réception zéro - Forcez-vous à ne pas se laisser distraire par les e-mails entrants. Vous devez gérer votre boîte aux lettres sans que cela vous.

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Si vous avez essayé la boîte de réception technique zéro et sont prêts à vous dire ce que vous avez, ou si vous voulez suggérer une meilleure méthode - écrire dans les commentaires.

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