Contrôle de la « bouche d'incendie », ou comment ne pas se noyer dans le flot d'informations et les tâches
Productivité / / December 23, 2019
Avec la liste des tâches « bouche d'incendie » est jamais vide. Parce que « bouche d'incendie » - ce n'est pas l'information juste, est une usine de nouveaux emplois. Certains éléments dans la liste des tâches sont claires, comme les courriels du patron ou les clients qui nécessitent une attention. Mais beaucoup ne sont pas exprimés explicitement.
Cet article, qui mérite d'être lu et réfléchir dessus. Le message que vous souhaitez commenter. Partager aimé avec des amis et collègues.
Peu importe combien d'heures par jour vous êtes impliqué dans une petite entreprise. La chose principale est qu'ils finissent en vue. Ceci est la « bouche d'incendie ».
Et ce concept est beaucoup plus large que la liste des tâches. Et dans la journée, malheureusement, est encore 24 heures.
alouette
Si vous êtes comme moi, tout le travail bien créatif et complexe Il se déplace dans la matinée début. Il y a plusieurs raisons - psychologiques et physiologiques, - pourquoi il en est ainsi. Mais les « bouche d'incendie » vos rythmes intérieurs sont profondément indifférent. Parce que, pendant que vous dormez, la quantité d'information continue d'augmenter.
Petit-déjeuner, ouvrez votre boîte de réception, et le flux de « bouche d'incendie » fracasse l'écran que toute la nuit était sous la pression des lettres dans les comptes de messagerie dans le « Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello et comme. Dans votre agenda - répondre aux demandes et aux instructions du patron, partenaires, clients, sous-traitants, collègues. Et le fait que hier était pas dans la liste des tâches aujourd'hui éclairée et nécessite une exécution immédiate.
« Hydrant » n'attendra pas pour vous. Il demande à haute voix votre temps et d'attention.
Tout à coup, l'horloge 11 du matin - et vous avez déjà perdu une bonne partie de la journée.
Comment répondre à cette situation? offrent généralement deux options: soit pour modifier le comportement ou l'utilisation de la technologie. Mais pourquoi ne pas utiliser la technologie pour créer une base pour un changement de comportement?
Comment gérer l'information, des tâches et des idées de manière efficace? Il faut comprendre que le flux continu d'informations, et en général, il est plus courants: l'information fournie à partir des e-mails, les réseaux sociaux et les médias, les sites Web, les journaux, au cours des réunions, des amis et même votre tête. Tout ne peut pas être couvert.
Vous devez traiter les messages, décider quoi faire avec eux pour répondre, utiliser, partager, sauf plus tard ou suppression? Quand le faire? Et comment trouver le temps de faire face à tout cela?
Malheureusement, le mode multi-tâches, lorsque vous essayez de l'obtenir à la fois ne fonctionne pas. Vous ne contrôlez pas votre emploi du temps, vous êtes difficile de trouver du temps libre, en dehors de la poste et de se concentrer sur quelque chose pendant plus de 5 minutes. Si oui, consultez ma méthode de gestion du temps pour une productivité maximale tout au long de la journée - ce qui est peut-être ce dont vous avez besoin.
Trois outils et techniques supplémentaires
rituel quotidien. A cette époque, nous nous sommes engagés dans l'organisation et la planification, en mettant l'accent sur les problèmes majeurs et mineurs.
L'étude - Queueing - informations boursières - Distribution. Les transferts de fonds de la « bouche d'incendie » dans le matériau avec lequel travailler. Former une liste de tâches, une bibliothèque personnelle des ressources utiles, les informations de bande stable des réseaux sociaux et les médias.
Amener les cas à la fin. Nous gérons une liste des tâches et leur temps.
Les travaux conformément aux rythmes internes
Seulement, vous serez en mesure de calculer ses propres moyens d'accroître la productivité - tout ce que je ne peux partager mon.
Je suis le meilleur moment pour répondre le plus importants défis
Le matin, quand mon cerveau fonctionne le mieux, j'allouer 2-3 heures pour assurer que les travaux sur la plus importante tâche, et ne pas être distrait plus sur ce point. Des études montrent que les travailleurs qui sont distraits - ou sont-ils eux-mêmes distraits - au moins une fois toutes les 3 minutes, ont besoin d'un minimum de 20 minutes pour plonger dans la tâche à nouveau.
Commencez la valeur de jour avec une tâche difficile, même si cette personne peut commencer par quelque chose plus facile. Par jour nécessaire à des circonstances imprévues, des réunions supplémentaires - et une priorité majeure et ne sera pas exécuté.
une pause
Quoi qu'il en soit, en général après 60-90 minutes, la concentration diminue, donc je partage un matin la période de travail en deux parties, ce qui en fait une courte pause, au cours de laquelle nécessairement quitter le lieu de travail lieu.
Les scientifiques affirment que un conduit de mode de vie sédentaire à des problèmes cardiaques, une mauvaise posture, certains types de cancer.
Même si vous êtes assis dans un endroit pendant seulement 30 minutes, le métabolisme va ralentir à 90%.
le soir
Le niveau d'énergie diminue fortement dans l'après-midi, ce qui explique pourquoi beaucoup préfèrent à ce moment pour obtenir un peu de sommeil. Après le dîner, je tente:
- pour rencontrer des gens, je suis sûr, qu'il est à peine capable de faire un bon travail à la fois, et la communication donne un coup de pouce supplémentaire d'énergie;
- occupe une petite, simple et objectifs de l'organisation.
rituel matin et soir
Vous devez décider exactement ce qu'il faut faire pendant ces heures. Cela signifie que vous devez ouvrir le courrier, pour traduire une partie des messages dans la liste des tâches et trouver le temps pour eux, entre autres projets.
Le problème est que les messages remplissages votre courrier - vrais vampires qui se nourrissent de votre temps. les analyser, passer plus de temps et d'efforts qu'il n'y paraît. Et la pire chose qui, peu importe comment il tendu, une partie de vous veut toujours vérifier votre boîte de réception.
La solution est que entrant doit être considéré comme des animaux dangereux, dont la plupart du temps, vous devez garder dans une cage, mais de temps en temps pour produire, afin qu'ils ne se sont pas éclater.
Je travaille avec les membres deux fois par jour - le matin et le soir rituels. Je suis tellement habitué à cette procédure que le travail avec entrant est devenu fou pour la même tâche automatisée, à la fois la nécessité de manger le corps et boire.
Entre ces deux périodes, je ne vous inquiétez pas de savoir si quelque chose dans le courrier et il n'a pas été oublié si j'ai quelque chose d'important - je fais confiance à mon système. Par conséquent, la fermeture de la boîte aux lettres, je vais travailler avec une tête claire.
Et comme le rituel du matin est généralement courte (la plupart des questions d'organisation reste pour le rituel du soir), je paie plus d'attention à la tâche la plus importante.
liste des tâches
Pour organiser votre journée et arrêter le flux d'entrée, sucer tout le jus de votre vie, vous devez utiliser des outils techniques et.
L'une de ces techniques efficaces est l ' « Étude - Queueing - informations boursières - Distribution », ce qui se traduit par un flux hasardeux:
- pratique pour la liste des tâches,
- bibliothèque personnelle de matériaux utiles qui sont stockés pour une utilisation ultérieure avec eux,
- un ensemble de documents à partager avec des collègues.
Idéalement, il faut aborder le matin et le soir rituel. Examinons ce processus plus en détail.
L'étude a inclus
boîte de réception - est tout de e-mails et des messages sur Twitter et la finition de vos enregistrements.
Tout d'abord, rappelez-vous, pas d'entrée ne nécessite pas une réponse immédiate. Nous avons tous appris à envoyer et recevoir des réponses rapides aux e-mails, mais il est faux: celui qui attend qu'il impose des obligations supplémentaires sur vous.
En second lieu, ouvert tous les e-mail et y répondre - tout à fait inefficace. Vous serez plus productif si vous faites une chose. Par exemple, il suffit de parcourir votre boîte de réception. Notre cerveau n'est pas très bons liens multiples tâches ensemble. Quand les gens pensent qu'ils peuvent facilement faire face à plusieurs tâches à la fois, en fait, ils ont juste passer rapidement d'une tâche à l'autre. Mais cela a un effet négatif sur la perception et la concentration.
Par conséquent, lorsque vous ouvrez la boîte de réception, les vérifier simplement. Ceci est un modèle unique processus classique « de porter l'affaire à la fin »:
- si vous pouvez voir l'entrée en moins de deux minutes, et faire;
- si vous ne pouvez pas, l'ajouter à la liste des tâches qui doivent revenir plus tard;
- vous pouvez simplement ignorer le fichier.
Même si vous ouvrez votre liste des entrants en file d'attente immédiatement après l'affichage d'un message, vous avez encore le temps de réajuster.
Voir matin entrant seulement lorsque cela est absolument nécessaire.
Quand le matin pour voir les messages, posez-vous une question: si elles sont urgentes? Ces messages urgents - votre ennemi numéro un, comme ils prennent du temps loin précieux qui voudrait passer pour exécuter la tâche la plus importante.
Sinon, vous avez juste besoin d'ajouter à la liste, sélectionnez « Vérifier les messages dans la soirée » tâches.
faire la queue
Les tâches non urgentes qui prennent plus de 2 minutes, mis dans l'une des deux sections de ligne:
- Ce que vous devez lire ceci: les ressources en ligne que vous devez lire et Ponder un clic Ajouter à la poche. Ces matériaux peuvent revenir plus tard et de tout appareil.
- Ce qui doit être fait: les messages entrants à l'aide DoIt.im transmis directement à la liste des tâches.
Bien sûr, la liste des tâches peut être manuellement, mais je crois qu'il est une application plus pratique.
La lecture et la distribution des documents dans la bibliothèque personnelle
Au cours de la soirée Ritual je vais revenir à la liste des tâches et vérifier les matériaux qui sont mis en attente pour la lecture. Depuis que j'utilise le Pocket, je peux les regarder tout en voyageant dans le métro en attendant une réunion ou dans tout autre moment libre. Par conséquent, je craque habituellement rapidement vers le bas sur la liste.
Si le matériel est vraiment la peine, je l'ajoute à la Diigo - ma bibliothèque en ligne de matériaux utiles. Il est possible d'organiser les balises, si facile à trouver une note le lendemain, un mois, voire un an. Et un merci tout spécial pour l'occasion de Diiogo recherche par facettes.
tag l8r (qui est plus tard - de l'anglais. « Plus tard ») met la ressource dans un autre endroit, où je tourne lors des contrôles de nuit la liste des tâches.
En outre, Diigo enregistre automatiquement une copie de tout texte que j'ai ajouté dans le domaine de la note. Je peux modifier cette note, coller des remarques, des idées qui apparaissent à un moment opportun, quand je veux que quelqu'un matériel part.
part
Certaines balises à Diigo vous permet de publier un n'importe où des ressources. Merci pour cette magique IFTTT:
- avec l'étiquette Comme le matériel est envoyé à mon poste cité Tumblrkak
- si vous sélectionnez une balise titre Tweet et un lien vers le poste envoyé à Twitter,
- Vous pouvez configurer les balises à d'autres comptes: LinkedIn, Facebook ...
Merci à cette méthode, l'ensemble du flux de la « bouche d'incendie » est envoyé à la liste des tâches et une bibliothèque personnelle et de certaines ressources, à leur tour, peuvent être partagés. Et tout cela sans perdre de vue.
rituel du soir
Depuis ce matin, je veux me concentrer sur le travail créatif, soirée rituelle - est la pierre angulaire de la planification pour toute la journée.
Comment puis-je commencer un rituel du soir
Au moment où, après le déjeuner:
- Je l'ai déjà terminé le matin au travail sur la tâche la plus importante;
- entrant accumulé les messages non lus que je recevais quand j'étais occupé à travailler sur la tâche la plus importante;
- dans la file d'attente dans la liste des tâches contenues Taxco, que je mets là le matin, et les tâches courantes que je joue le soir rituel tous les jours.
tâches quotidiennes courantes
Comme mentionné plus haut, dans le rituel soir comprend des tâches telles que:
- Voir. Ceci est une inspection complète de tous: je traite possible, même avec ces matériaux, le travail qui prendra plus de 2 minutes.
- Lire, distribuer, partager. Je travaille avec toutes les choses intéressantes que j'ajoutée dans les dernières 24 heures.
- Liste des tâches de contrôle. Ouvert à son tour, les objectifs et en fonction des progrès réalisés dans les travaux sur la tâche la plus importante, je:
- Je décide que je vais faire ce soir, et qui portait sur le lendemain,
- décider quelle tâche est la plus importante tâche demain matin, et de déterminer combien de temps il devra payer,
- du temps de calendrier pour se reposer (ou se tenir sur ou alors jamais).
Il y a plusieurs cas en cours, par exemple pour répondre aux e-mails reçus hier, ou tenir la comptabilité des finances et d'autres. Certains d'entre eux apparaissent seulement dans la journée spéciale. Par exemple, je vérifie ce qui précède Diigo tous les mercredis et samedis.
test hebdomadaire
Tous les lundis dans la liste des tâches que vous devez inclure l'élément « Faire une liste d'objectifs pour la semaine. » Donc, tous les soirs pendant une semaine, je garde à l'esprit l'objectif: être utile lorsque vous devez décider ce qu'il faut faire aujourd'hui, et ce qu'il faut laisser pour plus tard.
Chaque vendredi soir, je passe en revue mentalement ces objectifs et d'évaluer de façon critique les.
Seulement ensuite vient le temps de repos
Comme la soirée plus facile à gérer le calendrier et plus difficiles à travailler sur des problèmes difficiles, puis au cours de la journée, je suis susceptible d'être engagé en vue et ajouter des tâches et des matériaux en place. Mais même dans ce cas, au moins la moitié de la journée la boîte de réception sera fermée.
Ma journée se termine objectif « Étude - Queueing - informations boursières - Distribution », donc un nouveau tour de jour pour commencer sans une charge d'inachevé.
Nous espérons que cette technique augmente la productivité sera utile pour vous.