Non évidente, mais travaillant façon de réduire le temps de travailler avec le courrier

John Smith (Jon Smith), engagé à l'appui technique MailChimp, par essai et erreur conduit à vous la formule parfaite pour le courrier. D'abord, il nasozdavali de nombreux dossiers, puis supprimé tous, mais aucune de ces approches ne fonctionne pas. Et puis il est venu tout un système différent.

il a pu en dépit du fait que les réponses aux lettres occupent presque la place centrale dans son travail, pour réduire le temps consacré à diverses activités avec e-mail, jusqu'à six heures par jour. Il a constaté que, même lorsque la boîte aux lettres rompait des e-mails, quelques étapes simples peuvent changer radicalement la situation.

Ce qui ne vaut pas perdre du temps

Comme le dit Jean, il a d'abord essayé de classer les lettres et créer toutes sortes de dossiers: pour les messages de Chef, des informations sur les différents projets, messages, pour lesquels il était nécessaire de prendre des mesures et ainsi sur. Il croyait qu'il devrait l'aider à gagner du temps. Mais en fait, il a commencé à passer plus de temps à essayer de se souvenir d'un système de classification et moins - sur le travail lui-même.

Par exemple, j'ai reçu un message de la tête du projet, il travaillait, et ce message me est également nécessaire de prendre certaines mesures. Dans quel dossier doit-il être placé? Et quelles étaient les chances que je me souviendrai où le chercher lettre plus tard?

John Smith

Alors John a décidé de se débarrasser de tous les dossiers, et le courrier, il règne un chaos complet. L'absence du système était trop compliqué système mieux. Puis John a décidé de revoir à nouveau son approche de travailler avec le courrier. Il a décidé de trier les lettres ne sont pas sur le sujet, et sur le type d'action, qu'ils ont demandé à prendre. Et voici comment le faire.

Keep it simple

Il suffit de placer dans le dossier « Boîte de réception » que les messages que vous avez besoin de répondre. Le plus important d'entre eux, si vous ne pouvez pas les traiter immédiatement, marqués comme non lus.

Il peut sembler contre-intuitif de vous, parce que la plupart des cas la combustion doivent être effectués le plus rapidement possible. Il est, et parfois ont vraiment la nécessité de répondre immédiatement à ces rapports. Mais marquer les messages non lus importants, vous ne serez pas les perdre dans un morceau. En outre, étant donné que vous n'avez pas besoin de déplacer les lettres: ils restent dans le dossier « Boîte de réception » et attireront l'attention sur eux-mêmes jusqu'à ce que vous êtes à vous les atteindre.

J'essaie de le faire dans ma boîte aux lettres ne s'accumule pas plus de messages à 60-70 fois. Ceci est précisément le nombre de lettres que je peux manipuler en toute sécurité en une seule séance.

John Smith

Créez vous-même un programme permanent avec la poste

Chaque matin, John Alloue heure à essayer de nettoyer la boîte aux lettres. Comme déjà mentionné, il est souvent laissé des messages urgents « non lu ». John scanne rapidement des bulletins d'information et les messages internes de l'entreprise et répond à nombre maximum non-urgence Messages avec laquelle il peut gérer dans l'heure.

Lorsque l'heure allouée pour Commencé par e-mailÀ sa fin, John Smith ne ferme pas la boîte aux lettres, mais il paie beaucoup moins d'attention. Dès que les nouveaux messages arrivent, il scanne rapidement les noms de contenu et de l'expéditeur, de leur donner une certaine priorité. Si un message peut répondre sans arrêt pendant longtemps d'autres affaires, John fait. Mais il commence à se livrer à nouveau poste.

Vers la fin de la journée, John alloue 30 minutes en essayant de les consacrer exclusivement le travail avec le courrier. A cette époque, il est engagé dans les lettres qui l'obligent à toute action: donner son approbation, écrire une réponse détaillée ou de prendre toute décision. C'est quand il accorde une attention aux messages qui sont marqués non lus.

Je pourrais passer beaucoup plus de temps à travailler avec e-mail, mais une telle limite de temps me aide à mieux se concentrer et être plus productifs.

John Smith

emails classer selon le type de réponse

Pour certains messages, John encore créer un dossier séparé. Certaines lettres qu'il ne marque pas non lu, il distribue tous dans deux directions. Les postes qui nécessitent une action ou réponse d'un collègue (pas nécessairement d'urgence), John mis le dossier « Marque ». Il est conçu pour des e-mails qui peuvent être triés dans le lendemain ou plus tard dans la semaine.

Encore moins des lettres d'urgence John se déplace dans un dossier, « Lire ». En outre, il utilise un filtre spécial qui a mis automatiquement le bulletin d'information dans ce dossier. Pour installer le filtre, vous devez passer seulement quelques minutes, mais cette action simple plus tard, vous gagnerez beaucoup de temps et d'efforts.

Si vous utilisez cette méthode, vous obtiendrez trois dossiers actifs, qui diffèrent dans le degré d'urgence de répondre aux messages « boîte de réception » avec des messages non lus, « Make » et « Lire ».

archiver les messages

Pour tout le reste, John Smith utilise la fonction d'archivage des messages. Cela lui permet de nettoyer la boîte aux lettres et la tête des tâches inutiles.

Dès que je l'ai lu le message et prendre les mesures appropriées, que ce soit une entreprise ou d'une dépêche de nouvelles, que j'ai signé, je archive les.

John Smith

Si le message contient des informations importantes que John aimerait épargner pour l'avenir, il marque un message astérisque archivés, il peut être trouvé plus rapidement.

Soyez particulièrement prudent lorsque vous décidez de supprimer le message

John utilisent rarement la fonction de suppression des messages. Il est une leçon qu'il tira de la pratique réelle. Une fois que John supprimé le message d'un collègue contenant les informations à ce moment-là, il n'a pas jugé important. Déjà après que l'employé a quitté l'entreprise, John avait besoin des informations de cette lettre. Puis il se rendit compte qu'il était en couverture rigide.

Après que j'ai commencé à enlever uniquement les lettres qui ne sont pas exactement utiles pour moi dans l'avenir. Aucune infraction, mes chers collègues, qui m'a envoyé une belle SIFCO avec les phoques, mais ce sont les messages et entrer dans le « panier. »

John Smith

Pour arriver à ce système, John Smith a essayé de nombreuses approches différentes qui se sont avérées suffisamment efficaces pour lui. Il a testé les méthodes utilisées par d'autres personnes, mais très vite rendu compte qu'il avait besoin d'essayer autre chose. John est venu à la conclusion que tout système ne fonctionne que quand il va bien en termes de votre travail particulier.

Essayez cette méthode ou chercher quelque chose de différent. Vous pourrez peut-être trouver un moyen de passer à travailler avec e-mail est encore moins de temps.