Comment créer le système de gestion des tâches parfaite
Productivité / / December 23, 2019
Dédié à tous ceux qui sont passionnés par la vie, il a un plan ambitieux, et d'importants intérêts d'un grand nombre de tâches quotidiennes.
À un moment donné le sujet de la gestion des tâches m'a fasciné par la tête. J'ai commencé à recueillir des techniques et des conseils. Chaque j'ai pris quelque chose qui fonctionne exclusivement pour moi. J'ai essayé de mettre en pratique tout l'excès est coupée. Le résultat est un système que je veux maintenant présent pour votre examen. Mais rappelez-vous - le seul système idéal, il ne peut être celui qui vous convient.
- Il devrait être facile.
- Il ne devrait pas prendre beaucoup de temps pour travailler avec elle.
- Ne pas interférer, et mieux aider à la planification, à la fois le jour et l'année. Les tâches de planification et de gestion en cours doivent être unis.
- Devrait aider les rappels, toujours être à portée de main et vous permet de prendre des notes.
- Il devrait couvrir tous les domaines de ma vie.
- Il devrait aider à « regarder autour » tous les défis actuels et futurs. Dans cette structure dois-je me mettre.
- En raison du système, je dois savoir exactement quoi et quand je le fais, le système devrait être suffisamment souple.
système de gestion des tâches se compose de 3 éléments principaux: les groupes de travail de la structure (dossiers, arborescence de dossiers, contexte), des règles de gestion des tâches et des outils que tout cela aide.
Je peux dire - j'ai tout essayé sur le sujet du programme. Sous Windows exactement tout du chef de tâches et Essential PIM, aux peu connus, tels que Chronos. Sur Mac ayant tous la possibilité de synchroniser entre les périphériques. Programme 1 - Le résidu sec. il a appelé Ma vie organisée. Développeurs boursiers et umnichki. Il existe un programme depuis longtemps, et chaque nouvelle version plaît plus. Pour moi un énorme avantage dans ce logiciel est la possibilité de configurer le système pour répondre complètement à vos besoins. Dans ce cas, rien de compliqué. En d'autres termes, cette plate-forme vous permet de créer des problèmes de la structure et de respecter toutes les règles de gestion. Eh bien, de synchronisation de cours avec tous vos appareils et multi-plateforme. Le seul regret est pas de version pour Mac (iOS est). Une présentation plus détaillée Ma vie organisée Je vous laisse. De moi-même recommandons simplement.
De plus, je l'utilise evernote pour stocker des notes et des matériaux en vrac. directeur esprit pour la planification. Calendrier - natif de Mac. Microsoft Project - pour la planification et la gestion des grands projets, la plupart du temps pour le travail.
Dans de nombreuses techniques, telles que les résultats GTD et agile, offre aux tâches fendus dans des dossiers selon les sphères de la vie. J'ai aimé l'idée, mais pour moi-même déterminé que je ne veux pas plus de 5 dossiers de haut niveau à un dossier de temps pour les notes + + boîte de réception. Avant, j'étais 2 dossier - travail et privé.
Ma structure de haut niveau actuel:
- Boîte de réception.
- travail
- développement
- maison
- Ironman
- site Web
À mon avis, la plus ingénieuse de l'introduction GTD est devenu le dossier Boîte de réception et règle - ne gardez pas la tâche à l'esprit. J'ai commencé à suivre strictement cette règle. Tâches, même les plus petites, des idées, des notes, juste une pensée qui peut être utile - tout est enregistré. Dans un premier temps, tout votre boîte. A la fin de la journée, je peux faire le blocage et distribue tous les dossiers.
Dossier « travail », « Développement » et « House » se trouvent dans la structure du temps. En outre, un maximum de 2, réservé à ces domaines ou projets qui occupent la plupart du temps ou qui ont une valeur élevée au moment. À ce jour, il est le dossier associé à la préparation de l'Ironman et le dossier du projet de mon site. Boîte de réception Je ne crois pas dans le top cinq.
En fait, il y a un autre dossier. Il a appelé «normal des choses». Ce dossier contient toutes les tâches régulières. Il y a toutes les choses qui doivent être fait tous les jours, hebdomadaire et mensuelle. De tels cas suivants: analyse des dossiers Boîte de réception, le dossier de Un jour, la définition des objectifs pour la période et etc. À l'époque, l'organisation des tâches régulières dans un dossier séparé m'a aidé à se habituer à la nouvelle commande. Ceci est un bon outil pour s'organiser et de développer des habitudes de travail avec le système. Il suffit de ne pas oublier de mettre des rappels pour des tâches. En option - pour faire un problème de ce genre dans le calendrier.
Tous les autres projets et tâches se trouvent dans le dossier racine.
Il est simple et claire, sans explication.
Dans toute la structure de la chose principale - la simplicité. Il devrait y avoir un grand nombre de dossiers et sous-dossiers. Pas plus de 3 niveaux. Dans le cas contraire, le système devient inutilement lourd et cesse donc de remplir sa fonction principale - à l'aide dans le travail. De plus, la structure encombrante extrêmement facile à travailler avec les appareils mobiles.
Contextes sont une chose très pratique. Essentiellement, le contexte indique une indication spécifique ou une condition dans laquelle la tâche est exécutée. Une tâche peut avoir plusieurs contextes. Ainsi que la structure du dossier, il est important est la simplicité ici. Évitez les contextes imbriqués. Utilisez ces contextes sont utilisés très souvent et ont un grand nombre de tâches.
- Toutes les tâches sont entrées dans le système au moment de l'événement. Sa tête ne tenait pas. Saisie des tâches uniquement dans le dossier Boîte de réception.
- La formulation du problème, au stade de l'entrée, doit être sans ambiguïté. Si le nom ne suffit pas, vous devez expliquer - ce que je voulais dire. Cela est nécessaire, donc vous ne vous rappelez pas ce que je dois faire dans le problème, par exemple, « Igor, le rapport ».
- dossier Boîte de réception est analysée une fois par jour. Je fais tard dans la nuit.
- Contester a été déplacé dans le dossier Boîte de réception, il doit être:
Assurez-vous de:
- titre clair
- Déterminé le délai approximatif.
- L'heure de début de la tâche - lorsque la tâche apparaît dans ma liste à faire.
Si nécessaire:
- Notes et explications.
- Les sous-tâches pour effectuer la procédure.
- Date limite.
- Contexte.
- Si le problème est l'objectif - de désigner comme cible.
- Date et heure de rendez-vous.
- Dépendance à l'égard d'autres tâches.
- Je n'utilise une matrice Eisenhower « Il est important - de toute urgence. » Si la tâche est écrit que je veux dire, il est important. Si c'est une urgence - I ou immédiatement procéder à sa mise en œuvre et attribue un certain temps.
- En règle générale, je ne suis pas limité au temps du problème. Je soulignais combien de temps il faudra, pour estimer le temps pour la planification. Mais pas de façon rigide. Si le temps est clairement défini, il est seulement si je veux vous rappeler de la rigidité du problème des frontières ou la durée des tâches associées à d'autres ressources - par exemple, une réunion est d'une durée limitée.
- Problèmes avec une certaine durée et le temps placé dans le calendrier.
- Règle 3. L'une des règles les plus précieuses Agile techniques de résultats. 3 objectifs principaux est choisi chaque mois. Chaque semaine, les mêmes 3 buts. objectifs hebdomadaires devraient conduire à la mise en œuvre des objectifs mensuels. Chaque jour il y a 3 objectifs principaux. Ces objectifs sont conformes aux objectifs hebdomadaires et conduisent à leur mise en œuvre. Toutes les autres tâches ce jour-là - sont secondaires.
- Encore une fois. Chaque jour, 3 objectifs principaux.
- Tout d'abord effectuer de petites tâches. Ceci est tout à fait contraire aux principes de la gestion du projet, mais cela fonctionne parfaitement pour moi. Dans ce cas, la tête est libre de petite tâche lorsque le major.
- Tâches pour le jour déterminé par le soir, le lendemain.
- Les tâches sont définies pour une semaine, le dimanche.
- Les défis pour le mois sont déterminées par le deuxième numéro.
- Examen et analyse des performances et ne sont pas effectuées une fois par semaine le vendredi.
- Un jour dossier considéré le dimanche.
- Les défis dans le contexte de la « Control » sont considérés tous les jours.
- Si le message reçu nécessite une réponse ou une action de moi, mais plus tard, j'étais son poste comme un problème dans le MLO.
- Si la lettre envoyée par moi exige une réponse du destinataire, je mets une copie de l'adresse MLO. Ainsi, la lettre obtient également dans le système et reçoit contexte « Control ».
- Le matin de la prochaine révision de la journée.
C'est probablement tout. Un système simple. Des règles simples. Comment organisez-vous vos tâches?
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