Leo Babauta: mes 10 habitudes à travailler avec e-mail
Travailler Et étudier Productivité / / December 23, 2019
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Email peut être un excellent outil de travail, et peut se transformer en une source gênante de la procrastination, et il est juste la façon dont vous l'utilisez. Il y avait un moment où je l'ai annoncé la faillite complète de l'e-mail, et maintenant je vérifie tous les jours 2-3 fois par jour, mais il passe rapidement et efficacement.
J'ai développé quelques habitudes qui me aider à travailler avec e-mail est très efficace et mieux se concentrer sur d'autres travaux importants. Et je vais vous dire honnêtement, enfin, ma boîte de réception est vide, et il est un sentiment merveilleux. Je vais dans cet article 10 de ses habitudes. Ne signifie pas que vous devez les suivre aveuglément, je veux juste montrer mon chemin, et sur cette base, vous pouvez poser votre. Donc, voici les habitudes que le travail pour moi:
Moins souvent regarder dans le courrier
Je ne garde pas la fenêtre ouverte tous les messages de jour. Et le regard dans sa rare. Je suis venu à la conclusion que si ma boîte de réception accumuler 20-30 lettres, le monde ne cédera pas, en même temps, c'est le numéro que je serai facile à traiter rapidement. Attention! Je dis « processus » plutôt que « lire ». J'ouvre le dossier « Boîte de réception » à la diffusion sur les autres messages dans des dossiers, de ne pas les lire et quitter immédiatement.
dossiers Scatter
J'ouvre le courrier et commence à prendre des décisions rapidement: supprimer ou archiver, lire et répondre immédiatement (si cela prend moins de 2 minutes) ou archives, envoyer une réponse rapide, puis sauvegardez, ajouter à ma liste de choses à faire, faire plus tard (marque d'un astérisque, puis archives). Dans tous les cas, rien dans la boîte de réception doit rester.
ajouter immédiatement tout au calendrier
Si la lettre me vient des données dont je dois me rappeler, je une fois que je l'apporter au calendrier. Rencontre personnelle ou de parler sur Skype, une formation ou quelque chose, que dois-je me souviens seulement une semaine - tout est envoyé immédiatement au calendrier. Maintenant, il est ma meilleure habitude est portée à l'automatisme, et grâce à elle, je rarement quelque chose à retenir.
Utilisez « raccourcis »
J'utilise Gmail, qui offre la possibilité d'utiliser plusieurs raccourcis clavier pour la messagerie. En fait, je ne pris quelques minutes pour les apprendre, et la mémoire musculaire garde en mémoire les clés.
Ce sont les « raccourcis » que j'utilise:
«Gi» - pour revenir à la boîte de réception;
«E» - archives;
"#" - supprimer;
"C" - créer un nouveau message;
«R» - réponse;
«F» - avant;
«A» - réponse à tous;
«Gs» - aller à la marque;
«Tab + Retour» - lorsque je crée un message, de sorte que vous venez de le renvoyer vers le haut.
Je l'utilise aussi le réglage lorsque, après la suppression ou l'archivage des e-mails, je proposerai automatiquement à l'étape suivante sans revenir à la boîte de réception, il vous permet de déplacer rapidement les rapports.
Ecrire des lettres courtes
Ma réponse à la lettre est habituellement 1-3 phrases. Je vous écris rarement des lettres plus de 5 phrases. Et pour une bonne raison. Si je vraiment besoin d'écrire beaucoup, je préfère le faire dans Google Docs, et partager la bonne personne. Courte lettre signifie une réponse rapide du destinataire, la personne ne sera pas avoir à patauger dans la jungle de votre éloquence, de saisir et de comprendre les informations clés.
ajouter rapidement des tâches à liste de todo
Certains utilisent la boîte de réception comme à faire la liste, mais il est mal adapté pour cela, et voici pourquoi:
1. Les travaux à effectuer, mélangé avec d'autres lettres, puis ils sont difficiles à attraper de la foule.
2. Le récit de la lettre ne contient pas toujours un guide spécifique à l'action, mais sur la base des lettres que vous pouvez mettre la tâche elle-même. Lorsque vous êtes prêt à l'exécuter, vous devrez relire la lettre à nouveau, de se rappeler ce que la tâche spécifique que vous vous êtes fixés après l'avoir lu.
3. Chaque fois que vous regardez dans le poste pour attraper un autre cas, vous tombez sur un nouveau message, qui attirent votre attention et détourner l'attention des principaux cas, frapper le rythme de travail.
todo liste simple et facile - est un document de texte brut, où vous pouvez ajouter des tâches des e-mails juste à quelques clics de souris. Et au cours de liste un tel serait un outil plus efficace, parce que vous n'avez pas tout le temps de regarder dans la boîte de réception.
Conserver hors de la boîte de réception uniquement les messages non lus
Cette fonctionnalité est pour les utilisateurs avancés. Je piraté ma boîte Gmail afin qu'elle ne puisse plus être stockés les messages non lus. Cela signifie que si j'ai ouvert la lettre et la jeta dans un autre dossier, il sera tout simplement disparaître. Cela me motive à prendre une décision sur la façon de procéder à cette lettre immédiatement, ou je perds tout simplement. Merci à cette configuration particulière, ma boîte de réception ne sont pas des messages ouverts entassent, qui deviennent peu à peu des ordures.
Différer à lire
Souvent, envoyez-moi des liens vers des articles. Je les immédiatement envoyé à Instapaper, à lire plus tard. C'est la raison pour laquelle j'essaie de passer moins de temps sur le courrier électronique, parce que j'ai tant de choses intéressantes à lire, mais elle.
filtre sans merci
Quand dans ma boîte lettre apparaît, que je ne voudrais pas voir, je me suis immédiatement Redresser il. Je ne suis pas paresseux pour vous désabonner ou installer un filtre sur l'expéditeur. Et il réduit considérablement le flux de courrier entrant. Je suis sans merci contre des e-mails qui encombrent ma boîte de réception, et la règle est appliquée même dans l'attitude des gens qui me dérangent aussi.
messages Close-mail à la fin du traitement
un message désassemblée - fermer le courrier et ne pas ouvrir pendant plusieurs heures jusqu'à ce qu'il y est à nouveau accumulé un nombre suffisant de lettres.
Commencez à découvrir quelques habitudes pour un travail efficace avec e-mail - il est très correct. Vous remarquerez immédiatement combien plus calme vous devenez un cas plus important de se débarrasser des contrôles intrusifs courrier toutes les 10 minutes. Votre tête est disponible pour des idées nouvelles, dès que votre boîte de réception libre des e-mails inutiles. Bonne chance!