3 conseils pour vous aider à mettre fin toujours des réunions sur le temps
Travailler Et étudier / / December 25, 2019
Si à la date prévue plusieurs réunions, une réunion prolongée peut perturber tous les plans. Entrepreneur Patrick Evers (Patrick Ewers) offres Trois stratégies pour aider à éviter cela.
1. Avant la réunion: Réduire la durée de la réunion
Le plus souvent, la réunion a duré une demi-heure ou une heure. Ces périodes de temps, il est préférable de faire le calendrier. Mais à cause de cela, il semble qu'une autre réunion commence immédiatement après l'autre. Par conséquent, il y a beaucoup d'inconvénients.
Remplacer la réunion d'une demi-heure de 25 minutes et une heure - 50 minutes. Vous pouvez bien avoir le temps de faire tout le même que précédemment. D'autre part, sera peu de temps pour la préparation entre les deux réunions, qui se suivent, récréation ou la décision des questions d'urgence.
Afin de ne pas offenser l'un des participants, mettre en garde au sujet des changements à l'avance. Quand prendre rendez-vous, mentionnez simplement que votre réunion maintenant 25 ou 50 dernières minutes.
2. Au cours de la réunion: pour rappeler au public sur le but de la réunion et en même temps Résumer
Les premières minutes de la réunion est très importante. Utilisez-les pour rappeler à tout le monde pourquoi vous allez et combien de temps la réunion. Mentionnez que vous avez environ 50 minutes pour discuter de toutes les questions, et les cinq derniers iront à débriefing. Alors personne ne sera surpris que vous avez commencé à éteindre une réunion en 45 minutes. Très probablement, les autres participants seront même reconnaissants, parce que non seulement vous économisez leur temps, mais aussi leur.
Mettez un rappel ou réveilCe qui sonnera au bout de 45 minutes et mettre le téléphone sur la table, de se rappeler tout le temps et ne pas être distrait. Quand un signal sonore est émis, terminer une réunion, vous restez sur quoi que ce soit.
Si vous n'avez pas le temps de résoudre tous les problèmes dans les cinq minutes restantes, programmer un nouveau rendez-vous pour un autre jour. Et aussi:
- répéter ce que quelqu'un s'est engagé;
- liste brièvement les principales conclusions;
- d'accord sur les prochaines étapes;
- part positive quelque chose, comme nous dire ce que vous avez aimé au sujet de cette réunion.
3. Après la réunion: courte, démonter la dernière réunion et se préparer à la prochaine
Après la réunion de 50 minutes, vous devriez rester 10 minutes de rechange. Passez les cinq premiers sur l'analyse des principaux points de la réunion précédente, afin de ne rien oublier. décrire également le projet de la lettre à tous les participants de se rappeler la décisions et passifs. Cela augmentera les avantages du temps passé, et en plus, donnera quelque chose d'encore plus précieux - un sentiment de plénitude.
Deuxième cinq minutes à consacrer à la préparation de la prochaine réunion. Si vous êtes déjà familier avec les participants, rappelez-vous:
- quelles questions devraient être discutées;
- toute tâche précédente devait être fait;
- Que savez-vous sur les participants: leurs intérêts professionnels et personnels.
Si vous n'êtes pas familier avec la réunion de la personne avec laquelle vous, rechercher des informations à ce sujet: vérifiez le nom et la position, vérifier les profils dans les réseaux sociaux. Et réfléchir à la façon de commencer une conversation phrase.
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