Secrets de courrier électronique correspondance commerciale

Qu'est-ce e-mail? Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est:

• Votre visage. Il est par e-mail, vous pouvez créer une image positive aux yeux de la contrepartie ou gâcher la première impression.
• Votre outil de travail. Beaucoup de communication avec le monde extérieur se fait par e-mail. Si bien en possession de l'instrument, vous pouvez simplifier votre grande vie.
• Une distraction puissante. monde extérieur tente de vous joindre, à égarer et détourner l'attention induits en erreur par courriel.

A partir de ces positions et chercher à travailler avec e-mail. Commençons par un simple.

décoration lettres

J'utilise Mozilla Thunderbird client e-mail, donc je vais parler de son exemple. Créer une nouvelle lettre et aller de haut en bas de la liste des champs.

Coma. Copier. Cci

Peut-être que quelqu'un ne sait pas, mais le « To » dans Mozilla peut être changé en « Cc » ou « Cci ».

• qui: Ecrire la destination principale ou plusieurs destinations séparées par des points-virgules.
• copie: Ecrire à qui lirait la lettre, mais dont nous ne prévoyons pas une réaction.
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• Cci: Ecrire à qui lirait la lettre, mais doit rester anonyme pour le reste des bénéficiaires. appropriés en particulier à utiliser pour les envois de masse de lettres d'affaires, telles que les notifications.

mal dans la distribution de masse pour spécifier les destinataires par le champ « Copier » ou « A ». Plusieurs fois par an je reçois des lettres dans lesquelles les bénéficiaires figurent 50-90 dans le « Copier ». Il y a une violation de la vie privée. Pas tous vos destinataires ont besoin de savoir qui d'autre vous travaillez sur un sujet similaire. Eh bien, si elle est au courant les uns les autres personnes. Et si dans la liste des entreprises concurrentes, qui ne connaissent pas les uns les autres? Au moins, il faut être préparé pour une explication supplémentaire, au maximum - un terme à la coopération avec l'un d'entre eux. Ne pas être.

correctement mailing de masse envoyé à votre nom, et tous les destinataires à mettre dans le champ « cache la copie. »

sujet

L'importance de la ligne de sujet est souvent écrit (parfois sensiblement) dans leurs blogs d'entreprise de dépêches de services professionnels. Mais il y a souvent un discours sur la vente des lettres, où la ligne d'objet permet de résoudre le problème de la «e-mail devrait ouvrir « .

Nous discutons aussi de la correspondance d'affaires par jour. Voici le sujet permet de résoudre le problème de la « lettre et son auteur devrait être facile à identifier, puis à trouver. » Et votre diligence pour revenir à vous sous la forme de karma de nombreuses lettres de réponse, seulement avec des préfixes re: ou FwdParmi lesquels devront trouver la bonne lettre sur le sujet.

Vingt lettres - est le montant de la correspondance d'une journée de cadres intermédiaires. Sur les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprises ne parlent pas, ils ont un certain nombre de lettres est dépasse parfois 200 et plus par jour. Par conséquent, une fois de plus: ne pas envoyer des e-mails avec un thème blanc.

Alors, comment formuler correctement la ligne de sujet?

Nous sommes dans son « ciel » est recommandé pour les lettres d'écriture externes dans la ligne d'objet: « Le ciel . ». A l'intérieur - tout le contenu de la ligne de sujet dans les trois à cinq mots sans préfixes.

Numéro d'erreur 1: Seul le nom de l'entreprise dans la ligne objet. Par exemple, le « Sky » et tout. Tout d'abord, vous êtes certainement l'un de votre entreprise communique avec la contrepartie. D'autre part, aucun sens d'un thème ne contribue pas, parce que votre nom de l'entreprise, et ainsi peut être vu à l'adresse. Troisièmement, devinez quoi il ressemblera votre propre boîte avec cette approche de la communication? Comme ça.

Il convient de regarder ces sujets?

Numéro d'erreur 2: Titre de marketing Flashy. Il est génial si vous savez comment écrire ces titres. C'est juste si l'utilisation est appropriée à ces compétences en correspondance d'affaires? Rappelez-vous la fin de la ligne Objet commercial: ne pas vendre et de fournir l'identification et la recherche.

»

Le texte de la lettre

Il existe de nombreux guides sur la rédaction de textes pour différentes occasions. Par exemple, beaucoup d'informations utiles à Maxim Ilyahova, Alexander Amzin et d'autres maîtres de la parole. Je vous conseille de lire leurs articles au moins d'augmenter la prise de conscience globale et d'améliorer le style général de l'écriture.

Dans le processus d'écriture de lettres, nous devons toujours prendre plusieurs décisions.

question de courtoisie. Au début de la lettre peut être floue dans la courtoisie ou d'affection dans l'esprit de « Mon cher Rodia, pour deux un peu plus d'un mois, je ne vous ai pas parlé par écrit, dont elle souffrait, et même d'autres la nuit n'a pas dormi, Je pense ". Très poli et très coûteux, à la fois dans le temps en écrivant cette entrée, et dans le temps une personne sur sa lecture. Correspondance après les affaires, souvenez-vous? Non concours épistolaire et non une mère de Raskolnikov et la correspondance des affaires.

Nous respectons votre temps et le destinataire!

Représenter et ressemblent aux circonstances de l'amour n'a de sens que dans le premier message envoyé après la réunion d'éphémère à l'exposition. Si cela est la poursuite de la coopération ou la correspondance en cours, dans la première lettre le jour de l'écriture: « Bonjour, John, » dans la deuxième et plus tard: « John... ».

appel. Je suis toujours préoccupé par la question, qui se tourner dans la lettre, si le nombre de destinataires. Récemment, je l'ai écrit une lettre, adressée aux trois filles nommées Anna. Ne doutant pas, je l'ai écrit, « Chère Anna » ne monte en flèche. Mais si chanceux pas toujours.

Que faire si le destinataire de trois, voire sept, et ils ne portent pas le même nom? Vous pouvez lister les noms: « Bonjour, Rodion, Pulchérie, Advotia et Petr Petrovich. » Mais il est long et prend du temps. Il est possible d'écrire: « Chers collègues ».

Je pour moi-même utiliser une règle pour appliquer le nom à celui qui se trouve dans le champ « A ». Et à ceux qui sont dans la copie ne s'applique pas du tout. Ceci est généralement en même temps permet de définir plus précisément un (!) Lettre au destinataire et le but de cette lettre.

citation. Souvent, la correspondance est une conversation avec des questions et réponses - en d'autres termes, le dialogue. Les bonnes pratiques pour ne pas supprimer l'historique de la correspondance et écrire votre réponse sur le dessus du texte cité que, retour à cette correspondance dans une semaine, il était facile de lire le dialogue de haut en bas Date descendant.

Pour une raison quelconque, le réglage par défaut dans Mozilla devrait « Positionnez le curseur après le texte cité. » Je recommande de changer le menu «Outils» → «Paramètres du compte» → «Préparation et adressage «. Il devrait en être ainsi.

Le but de la lettre. Lettres d'affaires sont de deux types:

• quand on vient informer l'interlocuteur (par exemple, un rapport sur le travail effectué au cours du dernier mois);
• et quand nous voulons quelque chose de l'interlocuteur. Par exemple, il a accepté de la facture jointe pour le paiement.

En règle générale, encourager les lettres beaucoup plus que la déclaration. Si nous voulons réaliser quelque chose de la source, il est très important de dire à ce sujet dans une lettre en texte clair. L'appel à l'action doit être accompagnée d'un message au nom et aller la dernière phrase de la lettre.

mal« Porphyre Petrovitch, je sais qui a coupé vers le bas une vieille dame. »

correctement« Porphyre Petrovitch, j'abattu une vieille dame, s'il vous plaît accepter mon arrestation sur les mesures fatigués de souffrir! ».

Pourquoi faut-il correspondant pour vous de penser, quoi faire avec cette lettre? Après tout, il peut prendre et la mauvaise décision.

Texte de la signature. Il doit être. Surtout tous les clients de messagerie vous permettent de personnaliser la signature de autosubstitution par exemple le classique « Sincèrement... ». Dans Mozilla cela se fait dans le menu Outils de »→« Paramètres de compte « .

Pour écrire ou ne pas écrire les contacts dans la signature - une affaire privée. Mais si vous êtes en quelque sorte liés aux ventes - il est obligatoire d'écrire. Même si la transaction ne se fait pas sur la base de la communication à l'avenir, vous pouvez facilement trouver sur les contacts de la signature.

Enfin, une autre caractéristique du corps de message pour les personnes interrogées qui ne aiment pas (il ne peut pas, ne veut pas, ne pas le temps) pour répondre à vos e-mails. Indiquez dans la valeur par défaut du corps du message. Par exemple, « Porphyre Petrovitch, si je ne me vient pas arrêter avant 12h00 vendredi, je me considère comme pardonnés. » Bien sûr, la période doit être réelle (il est nécessaire d'envoyer le texte de l'exemple le vendredi à 11h50). Le bénéficiaire doit être en mesure de lire physiquement et décider de votre lettre. Ce « défaut » vous soulager de votre responsabilité de la non-réponse de l'interlocuteur. Comme toujours, l'utilisation de cette puce doit être abordée de manière intelligente. Si une personne est à l'heure et répond régulièrement à vos e-mails, cet ultimatum est-il si vous ne les pas du mal, un petit bout ou conduire à une décision de ne pas répondre à la lettre en ce moment, et vous faire attendre vendredi.

pièces jointes

Lettres souvent avec des pièces jointes: curriculum vitae, des propositions d'affaires, les estimations de coûts, dessins, documents numérisés - un outil très pratique et en même temps une source d'erreurs populaires.

erreur: Une énorme quantité d'investissement. lettres viennent souvent avec des pièces jointes jusqu'à 20 Mo. En règle générale, il analyse ce que certains documents au format TIFF, avec une résolution de 600 dpi. Le correspondant de mailer pendre presque certainement pendant quelques minutes dans une vaine tentative pour télécharger un aperçu des pièces jointes. Et Dieu ne plaise l'essayer destinataire de lire cette lettre sur votre téléphone ...

Personnellement, je supprimer immédiatement ces messages. Pas que votre lettre a été publiée dans le panier avant de lire? Vérifiez la taille de la pièce jointe. Il est recommandé que ce soit plus de 3 MB.

Et si plus?

• Essayez la configuration de votre scanner à un format différent et la résolution. Par exemple, dans les analyses PDF ou 300dpi obtenu tout à fait lisible.
• Pensez à un programme tel que archiveur ou 7zip WinRar. Certains fichiers compressent très bien.
• Que faire si un attachement énorme et compriment cela ne fonctionne pas? Par exemple, presque la base comptable vide pèse 900 Mo. Venez à l'aide de stockage en nuage d'information: Dropbox, Google Drive, et autres. Certains services, tels que Mail.ru, convertissent automatiquement un énorme investissement dans une référence au stockage en nuage. Mais je préfère gérer leurs propres informations stockées dans le nuage, de sorte que l'automatisation de Mail.ru pas les bienvenus.

Et une autre recommandation est pas tout à fait clair sur les investissements - leur nom. Il devrait être compréhensible et acceptable pour le receveur. Une fois que nous sommes dans l'entreprise préparé une offre de nom... que ce soit Dostoïevski. J'ai reçu une lettre du directeur du projet à l'approbation du CP, et la pièce jointe a été un fichier nommé « DlyaFedi.docx ». Avec le directeur, m'a envoyé cela, un dialogue similaire à ce qui suit:

- Cher, vous êtes personnellement prêt à approcher cet homme respecté et l'appeler en face Fedor?

- Une fois là, respecté en tant que personne, tout mon nom appelé.

- Pourquoi êtes-vous une pièce jointe appelée « DlyaFedi »? Si je vais lui envoyer, pensez-vous qu'il va acheter nos axes dans ce manuel?

- Je vais alors renommer ...

Pourquoi faire cuire bombe à retardement - la défaillance du client potentiel - ou vous-même créer du travail supplémentaire en renommant le fichier? Pourquoi ne pas nommer immédiatement la pièce jointe est correcte: « DlyaFodoraMihaylovicha.docx » ou mieux encore - « KP_Nebo_Topory.docx ».

Ainsi, avec le courrier électronique comme le « visage » est plus ou moins triés. Le mouvement Let à l'examen e-mail comme un outil de travail efficace et en parler élément distrayant.

Travailler avec des lettres

E-mail - est une distraction puissante. Comme pour toute distraction, le courrier doit être combattu par le resserrement des règles et le calendrier de mise en œuvre.

Au minimum, vous devez désactiver toutes les notifications de l'arrivée du courrier. Si votre client de messagerie est configuré par défaut, vous serez averti et un signal sonore, et cligna des yeux icône à côté de l'horloge, et montrera un aperçu de la lettre. Bref, tout pour la première larme vous en dehors du travail dur, puis plonger dans l'abîme des e-mails non lus, et les envois postaux inexplorées - moins d'une heure ou deux de la vie.

Quelqu'un force puissante de volonté vous permet de ne pas se laisser distraire par la notification, et les gens ordinaires, il est préférable de ne pas tenter le sort et les désactiver. Dans Mozillla Thunderbird se fait dans le menu «Outils» → «Paramètres» → «base» → «Lorsque de nouveaux messages. »

S'il n'y a pas de notifications, comment comprendre qu'il est une lettre?

Très simple. Vous-même, consciemment mis de côté le temps d'email Parse, ouvrez le client de messagerie et voir tous les messages non lus. Cela peut être fait deux fois par jour, par exemple pour le déjeuner et le soir ou pendant les temps d'arrêt, par exemple, dans les embouteillages.

Les gens demandent souvent comment le temps de réponse, et les lettres urgentes? La réponse est la suivante: vous n'avez pas des lettres urgentes dans le courrier. À moins que vous travaillez dans le département de soutien à la clientèle (dans cette section votre horaire de travail par e-mail).

Si des lettres urgentes, l'expéditeur vous avertira par d'autres canaux - téléphone, SMS, Skype. Ensuite, vous allez consciemment dans le client de messagerie et de traiter d'urgence email. Tous les gourous de la gestion du temps (par exemple, Gleb Archange avec ses « Getting Things Done ») déclare la réponse standard par e-mail dans les 24 heures. Telle est la règle normale de l'étiquette - ne pas attendre les réponses instantanées interlocuteur par e-mail. S'il y a une lettre urgente à notifier à un des canaux de communication rapides.

Nous avons donc désactivé la notification d'inclure client de messagerie électronique sur votre calendrier.

Que faire quand nous sommes allés au bureau de poste et faire des activités avec le titre « faire sortir » e-mail? Où est le début et la fin de ce travail?

J'ai beaucoup entendu parler du système de boîte de réception zéro, mais malheureusement pas rencontré une seule personne de l'appliquer. Il fallait inventer une bicyclette. Les articles sur ce sujet doivent Layfhakere. Par exemple, "zéro entrant». Ci-dessous je vais vous parler du système de zéro boîte de réception dans mon interprétation. Je vous serais reconnaissant si gourou GTD a souligné dans les commentaires, compléter ou améliorer le système décrit.

Il est important de comprendre et d'accepter que le courrier électronique - ce n'est pas un planificateur de tâches et d'archivage pour votre entreprise. Par conséquent, le dossier « Boîte de réception » doit toujours être vide. Si vous venez pour l'examen inclus, ne pas arrêter et ne pas être distrait, peu importe ce que, jusqu'à ce vider le dossier.

Que faire avec le spam dans votre boîte de réception? Nous devons aller consécutivement pour chaque lettre, et retirez-le. Oui, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer le clavier. Si vous ne pouvez pas me résoudre à supprimer une lettre, vous devrez décider quoi faire avec elle.

1. Vous pouvez y répondre en trois minutes? Est-ce que je dois répondre? Oui, nous avons, et la réponse ne prendra pas plus de trois minutes, puis répondre immédiatement.
2. Répondre aux besoins, mais la préparation de réponse prend plus de trois minutes. Si vous utilisez un planificateur de tâches, ce qui permet de convertir des e-mails en tâches, email tour dans une tâche et d'oublier pendant un certain temps à ce sujet. Par exemple, j'utiliser le service absolument merveilleux Doit.im. Il vous permet de créer un adresse email personnelle: qui lui est transmis une lettre, et il devient un problème. Mais si vous ne disposez pas du planificateur de tâches, lettre de transfert vers le sous-dossier « 0_Vypolnit ».
3. Après une réponse rapide à une lettre, le transformant en une tâche ou un simple examen est nécessaire décider quoi faire avec ce message: suppression ou envoyer à un dossier spécifique pour une longue le stockage.

Voici quelques dossiers pour le stockage à long terme que j'ai.

• 0_Vypolnit. J'ai un dossier n'existe pas, mais si vous ne disposez pas d'un planificateur, une fois encore, ici vous pouvez ajouter des lettres, ce qui nécessite une étude détaillée. Ce dossier doit également être nettoyé régulièrement, mais avec une approche réfléchie dans le temps alloué spécialement à ce sujet.
• 1_Sprav. Ici, je mets la lettre avec des informations générales: e-mails de bienvenue avec les connexions de différents services Web, des billets pour le prochain vol, et ainsi de suite.
• 2_Proekty. Il contient une archive de la correspondance des partenaires et des projets, qui ont une relation actuelle. Bien entendu, pour chaque blessure projet ou partenaire d'un dossier séparé. Le partenaire dossier que je plier la lettre non seulement par ses employés, mais aussi des lettres des employés du « ciel », associés à ce partenaire. Il est très pratique: si nécessaire, toute la correspondance sur le projet à portée de main en quelques clics.
• 3_Muzey. Je suis ici pour doucher les lettres et enlever dommage, et leurs avantages sont évidents. On y trouve aussi la migration des dossiers avec un projet fermé de « 2_Proekty ». En bref, enregistré premiers candidats pour la suppression « Musée ».
• 4_Dokumenty. Il y a des lettres avec des échantillons électroniques de documents qui peuvent être utiles à l'avenir pour le service de la comptabilité, par exemple, les actes de réconciliations de billets de clients pour le voyage. Dossier chevauchent largement avec les dossiers « 2_Proekty » et « 1_Sprav », mais il détient l'information comptable, comme dans le dossier « 2_Proekty » - gestion. Dans "4_Dokumenty" - informations morts et "2_Proekty" - Live.
• 5_Znaniya. Ici, je ne mets que la liste de diffusion vraiment utile que je veux revenir à temps pour l'inspiration ou la recherche de solutions.

Il y a d'autres paramètres de votre client de messagerie, important pour ce système. Tout d'abord, dans Thunderbird la valeur par défaut est cochée « Marquer le message lu. » Je préfère le faire consciemment, de sorte que la boîte off! Pour ce faire, allez dans le menu «Outils» → «Paramètres» → «Avancé» → «Lecture et affichage « .

En second lieu, l'utilisation filtres. Je l'habitude d'appliquer activement les filtres sur l'adresse de l'expéditeur des e-mails automatiquement vers les dossiers appropriés. Par exemple, les lettres de l'avocat déplacé vers le dossier « avocat ». J'abandonné cette approche pour plusieurs raisons. Le premier est une lettre d'un avocat dans 99% des cas liés à un projet ou partenaire, et donc soumis au mouvement dans ce dossier ou partenaire du projet. En second lieu, j'ai décidé d'ajouter la conscience. Vous devez décider où stocker une lettre particulière, et recherchez les messages non traités plus facile à un seul endroit - dans votre boîte de réception. Maintenant, le filtre est utilisé uniquement pour les dossiers à distance des messages automatiques réguliers de systèmes différents, qui est, les lettres qui ne me demande pas de prendre des décisions. Filtres dans Mozilla Thunderbird sont configurés dans le menu «Outils» → «Filtres de messages ».

Ainsi, avec la bonne approche pour e-mail devrait passer de 10 à 60 minutes par jour, en fonction du volume de la correspondance.

Oh, et un autre. Vous avez déjà désactivé la notification de l'arrivée de nouveaux messages? ;)