Comment envoyer des employés sur les voyages d'affaires sans papiers: une expérience personnelle
Travailler Et étudier / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Office Manager Layfhakera. Voyages aux employés Organise.
Problème № 1. Système d'appariement Clumsy
Chaque voyage - c'est un tas de correspondances dans lequel j'agi à titre d'intermédiaire. Sur la transmission de messages prend beaucoup de temps, d'ailleurs, il y a une chance de se confondre et faire des erreurs, surtout quand plusieurs personnes volent.
Une fois que j'ai mal compris l'officier et d'accord sur le billet n'est pas sur le vol. Il était non remboursable, de sorte que la société a dû investir dans un second billet avec une date valide, et perdre environ 10 mille roubles.
Comment résoudre le problème
Résumé: pour automatiser le processus.
Ce service de poignée de tâches pour la réservation Voyage en ligne - j'ai testé OneTwoTrip pour les entreprises. Il peut vous aider à organiser vos voyages, acheter des billets d'avion et chemin de fer, réserver des hôtels. Pour la connexion et l'utilisation du service ne ont pas besoin de payer.
Essayez OneTwoTrip pour les entreprises
Le service peut être utilisé non seulement administrateur et gestionnaire de bureau, mais tous les employés de la société. Aucune limite sur le nombre d'utilisateurs, donc je me suis immédiatement chargé dans le profil Layfhakera sur OneTwoTrip pour les données d'entreprise est tous les gars qui vont en voyage d'affaires. Vous pouvez ajouter manuellement ou XLS et fichier CSV. Pour ce faire, dans la section « Employés » est un bouton « Importer ».
Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous pouvez immédiatement entrer les données de la Russie et des passeports étrangers, afin de ne pas les obstruer à nouveau à chaque fois.
Pour chaque employé, vous pouvez définir la limite de Voyage et de restreindre les droits d'accès. Par exemple, pour fixer une limite d'un ordre et le choix de l'hôtel trois étoiles à. Lorsqu'un employé prend sa retraite, son profil est bloqué. Il ne peut pas aller à la zone réservée aux membres, mais toute l'histoire et les rapports sur elle demeurera.
Cela a grandement simplifié mon travail: employé peut aller à la zone réservée aux membres avec votre mot de passe, sélectionnez le vol et l'hôtel et les réserver sans payer. Pour faire correspondre les billets ne ont pas besoin d'envoyer des captures d'écran Télégramme: Directeur de l'administrateur voit l'armure et les commandes de tous les employés dans les « ordres ».
Problème № 2. lourdes dépenses
Nous essayons de planifier des voyages à l'avance pour acheter des billets en ligne. Cependant, il se trouve ce n'est pas toujours le cas.
Comment résoudre le problème
Résumé: économiser sur les billets et les hôtels, les acheter par une organisation de services de Voyage en ligne.
OneTwoTrip pour assure aux entreprises que les billets pour les représentants des sociétés coûtent le même ou moins que pour les particuliers.
Les économies sont réalisées en raison du grand chiffre d'affaires, et les contrats directs avec les compagnies aériennes et les hôtels.
Le site offre environ 2 millions d'options d'hébergement adaptées à différents budgets: hôtels, appartements et auberges. Plus de 1000 le plus populaire d'entre eux ont leur propre relation avec OneTwoTrip pour les entreprises. Si le client a besoin d'un objet est pas dans le système, le service peut lui faire signer à la demande du contrat.
Si les plans sont confirmés et le voyage est approuvé, les billets peuvent être achetés en deux clics. Sinon - juste annuler la réservation. Toutes les compagnies aériennes opérant des cartes de fidélité, vous pouvez continuer à gagner des miles. Service organise l'action avec les banques: par exemple, peuvent revenir keshbek bonus pour les achats par carte d'entreprise.
Problème № 3. billetterie et facturation à long
Lorsque les billets et l'hôtel étaient d'accord avec la tête, je contacte la compagnie aérienne et l'hôtel pour obtenir la facture pour le paiement. Chaque organisation ses politiques de paiement pour les personnes morales: quelque part vous devez écrire un e-mail, quelque part à remplir fichier Excel avec les détails de la société, quelque part - formulaire sur le site. Parfois, je devais appeler à plusieurs reprises la hotline pour obtenir les documents. Il faut beaucoup de temps, et l'émission des billets est parfois retardée pendant plusieurs jours. Certaines entreprises et ne facture pas de frais à la personne morale. Dans de tels cas, il est nécessaire de refuser de l'achat et de chercher un autre vol ou hôtel.
Comment résoudre le problème
Résumé: à payer pour les billets et l'hôtel d'une vingtaine sur le site de service pour l'organisation des voyages d'affaires.
Sur OneTwoTrip pour les entreprises I et d'autres travailleurs qui ont l'accès approprié, peut réserver et payer pour les billets et l'hôtel est aussi simple que les personnes physiques. Le processus prend 2-3 minutes: vous entrez dans votre cabinet personnel, la date d'abattage et de destination et sélectionnez le vol souhaité. Les données d'identification et le numéro de carte de bonus, vous ne devez pas, ils doivent charger automatiquement lorsque vous sélectionnez un employé dans la liste.
En outre, vous pouvez créer un itinéraire difficile ou prendre des dispositions de voyage plus souple. Par exemple, un jour voler différentes compagnies aériennes matin de Oulianovsk à Moscou, « Aeroflot », et dans le dos du soir à la « victoire ». Ceci est permis parce que le service en ligne peut « coller » dans un billet de commande des différentes compagnies aériennes. Avec l'auto-organisation d'un voyage auquel cas il prendrait plus de temps: correspondance avec les deux compagnies aériennes, les deux comptes de paiement, les documents de clôture deux fois.
Payez les billets et l'hôtel sont deux façons de déposer et utiliser la carte de crédit d'entreprise. J'utilise le dépôt - dont elle a besoin pour remplir à l'avance pour tout montant facturé dans la section « Compte ». Achat a lieu immédiatement, et pas seulement dans les heures bancaires.
En cas de problème, vous pouvez contacter le service d'assistance. Il travaille autour de l'horloge et de fournir une assistance même si un cas de force majeure est née le soir ou le week-end.
Problème № 4. documents de clôture
Le voyage ne se termine pas avec l'achat de billets et hôtels réservation. Beaucoup plus d'efforts est nécessaire pour préparer les documents de clôture. Ils doivent demander séparément de la compagnie aérienne et l'hôtel, qui les envoyer uniquement sous forme papier. origine ne parviennent souvent pas le courrier et se perdre. Cela se voit dans la période considérée, donc nous devons regarder de toute urgence un contact qui peut reproduire les documents de clôture.
Comment résoudre le problème
Résumé: de confier la formation des documents de clôture OneTwoTrip pour les entreprises.
En OneTwoTrip pour tout affaires avec des factures et balayages est beaucoup plus simple. Chaque mois, nous obtenir un certificat pour tous les services et la TVA de la facture pour les hôtels, chaque trimestre - un acte de réconciliation. Toutes les factures et les rapports sont stockés sous la rubrique « Documents ». Vous pouvez configurer les employés ont accès à eux - le secrétaire, comptable, directeur. Les documents n'ont pas de limites sur la période de stockage dans votre compte et sont disponibles à tout moment.
Avec le résultat que
organisation de Voyage à travers OneTwoTrip pour les entreprises Il permet d'économiser temps et argent. Service vous permet de:
- abandonner de nombreuses correspondances avec les compagnies aériennes et les hôtels;
- négocier directement avec la tête d'un voyage;
- les options les plus réservé avantageuses pour les vols et l'hébergement;
- émettre des billets et hôtel pour 2-3 minutes en un seul endroit;
- de payer des billets sans attendre la facture;
- simplifier la préparation et le stockage des documents de clôture.