Comment organiser un événement frais sur leur propre

Je veux organiser un événement vous. Où commencer?

Pensez à l'idée de l'événement. Il ne devrait pas être une idée abstraite, mais un objectif très précis. Il est clair que répondre à trois questions:

Ce que je veux organiser?

Donc, vous définissez le format de l'événement. Il peut être partie, festival, Lecture ou projection d'un film. Pensez, pour quel public faites-vous et combien de personnes que vous voulez attirer.

Où est l'événement?

Sur la base de la taille, de décider ce que vous avez besoin d'un endroit. Par exemple, une pièce fermée pour 200 personnes, un auditorium pour 500 personnes et espace extérieur pour 70 personnes.

Lorsque l'événement aura lieu?

Choisissez une date exacte à l'avance pour avoir le temps de faire tout à l'heure. Un petit événement pour 100 personnes peut être préparé pour le mois, et festival de musique 1000 personnes - pas moins de six mois. Le plus tôt vous décidez, plus il sera facile de trouver un endroit.

Fini l'idée serait la suivante: « Je veux faire un partie techno à la plage le 31 Août en l'honneur du dernier jour de l'été. Pour la partie doit être d'au moins 200 personnes et deux DJ invité ".

Je peux tout faire par vous-même?

A peine. De nombreux cas, et dans la journée seulement 24 heures. Par conséquent, pour rassembler une meilleure équipe partageant les mêmes idées, entre lesquels vous divisez toutes les tâches. Eh bien, si les affiches attireront le concepteur, pour promouvoir le projet - un SMM-spécialiste expérimenté, et mettre en place l'équipement - zvukach.

Ne pas avoir peur de déléguer certaines tâches à d'autres. La principale chose qu'ils étaient intéressés par le résultat et ils pourraient compter. Vous faites sérieusement votre vie plus facile en affectant le producteur de l'événement. Sa tâche - pour résoudre tous les problèmes et les conflits, superviser une équipe et assumer la responsabilité de ce qui se passe.

Si vous ne savez pas où chercher les bonnes personnes pour aider les services en ligne:

• EventCatalog.ru - la plus grande base de données des sites et des entrepreneurs.
• theGIFTED - Recherche instantanée des travailleurs et des personnages intéressants.
• youdo - la recherche de bénévoles ou employés pour une somme modique.

L'équipe est, ce qu'il faut faire?

Faites une liste de tous les cas. Vous aurez certainement besoin de considérer le concept de l'événement, définir le budget, trouver et préparer la salle, inviter des musiciens à louer du matériel aux bannières de maquillages, organiser la restauration (livraison et de l'alimentation et boissons). Ne vous arrêtez pas jusqu'à ce que le côté de chaque élément ne sera pas vérifiée.

Réunissez en équipe, discuter du plan d'action et les responsabilités Assigner. Tout le monde a besoin de comprendre ce qu'il dit. Pour tout ensemble de tâches date limite.

utilisation Trello ou "Google Spreadsheets« Pour travailler avec les tâches. Idéalement, quand il y a accès au document dans l'ensemble de l'équipe.

Assurez-vous d'écrire tout le nouveau numéro à vos contacts. Mieux vaut le faire sur un « événement Imya_Dolzhnost_Data ». Par exemple, « Vlad Photographe 15,07. » Donc, vous ne serez pas confus.

J'ai peur d'oublier quelque chose. Puis-je avoir un plan rugueux?

Possible. Le plan standard est la suivante:

1. Organiser des réunions avec les bénévoles, les équipes et les sponsors.
2. Préparer les billets, l'hôtel et le transfert aux invités.
3. dépliants de conception des commandes et d'impression, des affiches, des T-shirts de marque et tout le reste vous avez besoin avant de peindre et imprimer.
4. Bail et préparer le site. Pensez à des endroits pour les visiteurs, le personnel, l'équipement et un parking. Harmoniser les listes d'invités et les organisateurs des propriétaires du site.
5. Prescrira le moment de l'événement - qui à un moment donné se produira. Vous devez connaître la minute exacte où la nourriture est servie, et quand ledit conducteur.
6. Location de matériel. L'ensemble d'au moins: un ordinateur portable, haut-parleurs, un mélangeur, deux microphones, un écran et un projecteur. Dans les grands événements est utile pour communiquer avec l'équipe de la radio avec un casque.
7. Pour négocier avec le photographe et vidéaste. Prescrira le mandat, se mettre d'accord sur les termes et signer un contrat.
8. Embaucher du personnel: la sécurité, vestiaire, serveurs, service de nettoyage. Le nombre de personnes qui dépendent de l'événement. Il est possible que vous ne aurez pas besoin du personnel supplémentaire ou des bénévoles peuvent être trouvés.
9. Trouvez le leader. Ceci est important. De cela dépendra de l'humeur des invités et l'ambiance générale de l'événement.
10. Réfléchissez à la logistique de la façon de délivrer le peuple, l'équipement et la nourriture au lieu de l'événement et le dos.

Anormalité - la norme plutôt que l'exception. Fournir un plan B pour chaque point: ce qu'il faut faire si vous donnez soudainement au tribunal? Et s'il y a des problèmes avec le son? Et si elle commence à pleuvoir?

Je ne suis pas sûr que je peux trouver de l'argent pour le projet. Quelles sont mes options?

Tout d'abord calculer le budget approximatif pour l'événement et faire un budget. Tenez compte tous frais: Locaux, équipements, invités, la publicité, l'impression, la logistique, la restauration, l'équipe. Par exemple, le coût des invités comprennent la billetterie, l'hébergement, les repas, les transferts et les frais. Dépenses de commande: le paiement des factures de téléphone, de la nourriture, des accessoires d'achat.

Quand vous comprenez exactement combien vous avez besoin, commencer à collecter de l'argent. Où les trouver - il dépend du format de l'événement.

Si vous organisez quelque chose socialement importante (fête des graffitis, des conférences de vulgarisation scientifique pour les écoliers), vous pouvez demander une subvention pour commencer la collecte de fonds pour Planeta.ru ou attirer des bénévoles.

Si vous faites un événement commercial - rechercher un sponsor intéressé à PR. Faire une belle présentation et décrire clairement quel avantage le promoteur faire participer à votre projet et ce qui est exigé de lui. Juste être honnête et ne pas promettre ce qui ne peut le faire. Vous aurez une meilleure chance de succès si le public cible de votre événement pour coïncider avec le public cible de la société de parrainage.

Si vous organisez un mariage meilleur ami - Se connecter amis et connaissances. Ils peuvent vous fournir un site approprié, la technologie et la conduite.

Une bonne façon de réduire le budget des activités commerciales - de négocier avec les entrepreneurs et le travail sur une base de troc. La plupart des entrepreneurs coûteux - restauration et bar alcool. Mettez vos conditions, prescrire des termes de référence clairs et ne pas hésiter à demander un rabais.

Ce qu'il faut chercher, à tout était à la hauteur?

tous les détails importants, même le nombre de toilettes et de la présence veloparkovki. Mais il y a cinq éléments principaux qui déterminent le succès de tout événement:

• Lumière. Une bonne lumière - ce qui est quand la scène est clairement visible, les projecteurs ne sont pas aveugles, et les invités ne tombe pas des ombres laides.
• Sound. Vérifiez la technique plusieurs fois, régler le microphone et d'accord avec le propriétaire du règlement de bruit ambiant sur le site.
• Pureté. Pas de déchets, sols sales et les toilettes défrichées.
• Sécurité. Apprenez le plan d'évacuation et à la formation de conduite pour les équipes et les bénévoles. Tout le monde devrait savoir où les sorties de secours, extincteurs et trousse de premiers soins.
• Température. Personne ne devrait pas être trop chaud ou trop froid - il est nécessaire de vérifier la circulation de l'air et d'entretien conditionneurs. à l'intérieur de température confortable dans la saison chaude - 23-25 ​​° C, dans le froid - 22-24 ° C Si vous passez un festival de musique, la température doit être inférieure (20-22 ° C), car après la scène de danse du tout sera certainement chaud.

Qui doit être une action coordonnée pour éviter d'être expulsé la police?

Vous devez préparer deux notifications: l'administration de la ville et au service de police (si l'événement est moins de 2 000 personnes). Ils peuvent être envoyés par la poste ou par courrier, deux copies de chaque organe. Si vous prévoyez un événement, qui sera plus de 2 000 personnes, vous devez envoyer en plus une notification au gouvernement de la région et le département de la police régionale.

L'avis est écrit sous forme libre: il est nécessaire de préciser que vous souhaitez appliquer, quel nom et le but de l'événement, où et quand elle aura lieu, combien devrait des participants, qui les organisateurs. Exemples Mises à jour Internet.

Pour conclure des contrats avec tous les entrepreneurs qui vous fournissent la technique, la restauration ou louer des locaux. Négocier clairement tous les détails et assurez-vous qu'ils sont d'accord. Par exemple, si convenu que le nettoyage final des locaux par le propriétaire, l'article doit être dans le contrat.

Comment annoncer l'événement à ce sujet autant de personnes que possible?

Donnez-lui un nom et un logo. Laissez le concepteur dessiner des affiches et de développer une identité d'entreprise. Faire un site simple avec des informations sur l'événement - par exemple, Tilda.

Envoyez un communiqué de presse contenant des informations sur l'événement, quoi, quand et où vous passez, qui les organisateurs, les partenaires et les intervenants. Essayez de journalistes d'intérêt. Ne pas écrire trop sec et soumettre des communiqués de presse aux médias spécialisés - ceux qui ont le même public cible que votre événement. Contactez le comité de rédaction sur la plupart des sites se trouvent dans le domaine public.

Ne pas oublier la promotion dans les réseaux sociaux. Créer un rendez-vous dans Facebook, «VKontakte » et la page des événements dans Instagram. Exécuter la publicité ciblée et affiche correctement mis en place: il ne devrait montrer votre public cible au budget de la publicité ne va pas à perdre. Demandez aux grandes communautés urbaines et les blogueurs à parler de votre événement sur leurs pages. Si vous n'êtes pas bon à SMM, lire Blog « Netologii » - il y a beaucoup de matériaux utiles sur la promotion dans les réseaux sociaux.

Tout est prêt. Quelque chose d'autre, vous devez fournir?

Soyez bien préparé. A l'organisateur doit toujours être chargé avec téléphone et connexion internet, chargeur de batterie, remplacement pour ordinateur portable, câble d'extension, adaptateurs HDMI pour tous connecteurs possibles, des autocollants, des bandes magnétiques, briquets, plusieurs couteaux de papeterie, ruban adhésif et des analgésiques dans le mal de cas tête.