7 choses qui ont fait peur oublier lors de la planification d'un voyage

1. Marque horaire Voyage

Habituellement, les billets d'avion achetés plus tôt, le moins cher qu'ils sont. Une situation similaire peut être et avec un billet de train: sur certains itinéraires - tarification dynamique. Cela signifie que les moins vestiges lieux, plus le prix. Tout le reste - le transport, des chambres d'hôtel, coworking - est également préférable de choisir et payer à l'avance: il suffit car il y aura plus d'options, et dans certains cas, vous pouvez obtenir un rabais pour le début livre.

Même si le voyage se passe une seule personne dans l'entreprise doit être un calendrier pour son Voyage d'affaires. Ensuite, il sera possible de réserver et de payer pour tout à l'avance. Bien sûr, parfois les plans peuvent changer, mais les déplacements spontanés entraîner des pertes financières. Dès commencer à horaire et de s'y tenir, pour trouver de l'argent pour un voyage d'affaires soudain plus facile.

2. Vérifiez auprès de votre politique Voyage

Dans les grandes entreprises Voyage politique - un document sur quelques dizaines de pages. Dans ce document sont décrits en détail tous les principes qui régissent le voyage: combien pouvez-vous dépenser sur les billets, qui hôtels de catégorie sont autorisés, combien indemnité journalière est versée dans les différents pays, qui et comment le remboursement des frais trébucher. Dans la politique de petites sociétés Voyage moins formel, souvent au niveau des accords verbaux. Pourtant, il est obligatoire.

Spécialiste qui traite de l'organisation des voyages, de garder toutes les règles et les numéros dans votre tête n'est pas facile. Surtout si beaucoup de Voyage d'affaires et les dépenses sur eux sont toujours différents. Comptes avant chaque action, que ce soit pour le paiement des billets, les réservations d'hôtel, ou des calculs voyage, consultez la politique de Voyage. Et ne comptez pas sur leur propre mémoire et l'expérience - parce que toutes les erreurs peuvent être coûteuses pour les entreprises.

3. Calculera le meilleur itinéraire

Les jours de plus pour tenir à l'employé, plus il devra allouer tous les jours. Surtout quand les captures de voyage week-end: même si ces jours ne sont pas un travail d'experts pour l'entreprise sont des dépenses inévitables.

D'autre part, la différence de prix des billets d'avion à différents moments peut neutraliser les économies par jour. Par exemple, les compagnies aériennes low cost volant uniquement le mardi et le samedi, et la compagnie aérienne nationale de prestige - tous les jours et nous devons utiliser ses services. Tenez compte de toutes les options, et celles où moins tous les jours, et ceux où les billets sont moins chers. Cela vous aidera à prendre une décision éclairée.

Mais ne pas oublier le confort des employés. A peine une réunion d'affaires sera couronnée de succès si votre collègue va lui immédiatement après un vol de nuit.

4. Réservez vos billets, transferts, hôtel

Organisation des voyages d'affaires peut être comparé à un panier au supermarché, que vous devez remplir. Les plus importants éléments et coûteux -y - vol, transfert à l'aéroport, l'hôtel. Comment réserver tout cela au mieux?

• Vous pouvez rechercher manuellement les options appropriées pour la compagnie aérienne, et les hôtels, et puis essayer d'en faire la combinaison optimale. Mais sans expérience que vous avez peu de chances de sauver beaucoup.
• Vous pouvez faire confiance à des gens spécialement formés - les employés des agences qui organisent des voyages. Mais pour chaque service que vous payez, que l'agence prend une commission pour leur travail.
• Vous pouvez utiliser les services pour l'organisation des voyages qui servent de substitut complet pour les agences de voyages d'affaires. Ils vous permettent de réserver tout ce qu'ils ont besoin en quelques minutes et à des prix compétitifs.

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5. Décider quoi faire en cas de force majeure

Tout peut aller selon le plan: l'avion est en retard, l'employé tombe malade la veille du départ, l'hôtel surréservation arrive, l'événement soudain reporté. Que faire dans de telles situations? Au minimum, tenir compte des coûts supplémentaires dans le budget pour le voyage. Et être prêt à résoudre rapidement l'employé de problème qui peut être des milliers de kilomètres de vous, lui acheter de nouveaux billets et de chercher un autre logement.

Important: expliquer aux employés qui paient pour les nouveaux billets et l'hébergement sur des coûts de poche que dans des cas extrêmes de. Bien sûr, vous récupérerez leurs dépenses. Mais qui vous compenser les coûts supplémentaires de TVA sur les voyages d'affaires? Déclarations d'impôt que si la transaction est faite entre les personnes morales.

6. assurance Prenez des soins

les citoyens russes en mission dans le pays peuvent utiliser la politique MHI. La chose principale - ne pas oublier de le prendre avec lui.
Pour les voyages à l'étranger exigent une police d'assurance différente - aller à l'étranger. Sans la politique que l'employé peut « développer » à l'arrivée dans un autre pays. De tels cas - rares, mais ils viennent. De plus, l'histoire des factures astronomiques pour un couple de jabs dans une clinique étrangère n'est pas un mythe. La police d'assurance est bon marché et permet d'économiser une quantité importante.

7. Rassemblez tous les documents du voyage

Pas si difficile d'organiser le voyage, car il est d'élaborer correctement. Vous devez faire un rapport d'avance, d'accord sur les hôtels et les vols avec la direction, recueillir un tas de documents à signer un rapport sur le voyage... Même si la compagnie tente de sortir de la bureaucratie, tout ici doit être clair - ce sont les exigences la loi.

Pour les rapports, vous devez collecter toutes les cartes d'embarquement, factures des hôtels, billets, tous les chèques et autres documents relatifs au voyage.

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