7 conseils pour aider les entrepreneurs à survivre
Pourboires Productivité / / January 02, 2021
1. Divisez le travail en étapes distinctes
Les processus commerciaux sont continus, réguliers et ponctuels, à grande échelle et assez courts. Mais n'importe lequel d'entre eux peut être décomposé en étapes ou en itérations.
Laquelle dépend exactement des spécificités de votre entreprise. L'approche la plus universelle pourrait ressembler à ceci: "Préparation" - "Exécution" - "Suivi des résultats" - "Commentaires". Vous pouvez inclure une étape «Report» dans cette chaîne, et c'est parfaitement bien. L'essentiel est de présenter une image complète et de ne pas oublier les accords et les promesses.
Les techniques de gestion de projet aident à une planification efficace. Pour les petites équipes et les petites entreprises, les méthodologies flexibles sont pratiques (même Agile). Certains d'entre eux peuvent fonctionner pour vous:
- Scrum Est l'une des incarnations les plus populaires des principes Agile. Toutes les tâches sont rassemblées dans le backlog, le travail sur le projet est divisé en sprints, pour chacun desquels un nombre réalisable de tâches est sélectionné en tenant compte de la complexité. Le résultat de chaque sprint est un produit réalisable qui s'améliore encore et encore.
- Kanban est une carte interactive de l'emploi. Il peut être composé pour moi-même ou pour une petite équipe. Besoin d'une planche et d'autocollants. Le tableau est divisé en trois colonnes indiquant les principales étapes: faire, faire, faire. Vous pouvez également ajouter des colonnes pour les tâches non urgentes ou non urgentes. Chaque partie du tableau doit être remplie d'autocollants qui migrent de colonne en colonne pendant que vous travaillez.
- Six sigma (6 sigma) est une technique dans laquelle un projet est décomposé en étapes. Chaque étape est à son tour divisée en cinq étapes: définition, mesure, recherche, développement et contrôle. L'approche fonctionne bien dans le développement de logiciels et la fabrication de toutes tailles, de la couture à la confection de bijoux.
2. Fixez des priorités et des délais clairs
Résoudre les tâches au fur et à mesure n'est pas toujours efficace et rentable. De plus, de nouvelles tâches apparaissent constamment - et parfois assez soudainement.
Il est impossible de saisir l'immensité, même si vous travaillez 24 heures sur 24 et que vous vous consacrez pleinement à votre travail préféré. D'un autre côté, il y a toujours la tentation de faire ce que l'on aime et de pousser le reste dans un coin lointain.
La principale ressource de votre entreprise est vous-même. Et cette ressource n'est pas infinie. Sachant cela vous aidera à établir des priorités et à fixer honnêtement des délais difficiles. Gardez à l'esprit que faire des affaires «pour l'âme» est un luxe. Et si votre objectif est le résultat et le bénéfice, alors ils devraient être mis en premier lieu, et non le plaisir.
Les tâches ajoutées sont automatiquement triées. En conséquence, vous pouvez voir ce qui doit être fait aujourd'hui, demain et plus tard, ainsi que les tâches qui sont déjà en retard. Triez les observations par date ou par ordre dans lequel elles ont été ajoutées, et recherchez celles dont vous avez besoin par mots dans la description.
Et si vous associez des tâches aux clients et aux fiches produits, vous obtiendrez non seulement un ensemble d'autocollants électroniques, mais un système interactif pratique et compréhensible.
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3. Faites une liste de choses à faire
De nombreuses actions sont répétées régulièrement. Cela, par exemple, commander et recevoir des marchandises, préparer un magasin pour l'ouverture, l'inventaire, calculer les salaires, appeler le client pour lui dire comment le travail progresse. Un jour, tout commence à prendre trop de temps.
Souvent, il n'y a tout simplement pas de temps pour certaines tâches qui ne semblent pas être une priorité absolue. Il n'y a pas de temps pour démonter des documents ou mettre à jour des logiciels, compter les soldes de stock ou trouver de nouveaux fournisseurs. Des choses comme celle-ci s'accumulent et consomment votre temps, votre argent et vos nerfs.
Il y a un moyen de sortir: il suffit de tout mettre en ordre. Cela semble plus simple qu'il ne l'est en réalité, mais cela peut être fait en une soirée. Faites une liste de tâches sur un planificateur ou un calendrier, et écrivez à côté de chaque tâche la fréquence à laquelle elle doit être effectuée et le temps que cela prend.
Et le processus de planification peut être optimisé en le numérisant. C'est là que le tableau Kanban est à nouveau utile, et vous pouvez même le faire dans Google Sheets. Dans la colonne À faire, organisez les tâches par ordre décroissant d’importance avec les dates ou faites une liste pour chaque jour sur des feuilles séparées. Cela permet de répartir uniformément la charge de travail ou de planifier des tâches pendant les jours où il y a moins d'autres tâches.
Avec un tel tableau, vous saurez toujours combien de tâches de routine ont déjà été effectuées et quel est votre téléchargement en ce moment. Même si vous n'êtes pas au travail, vous pouvez toujours ouvrir le tableau des tâches à partir de votre téléphone.
4. Déléguer
Vous êtes le seul chef d'entreprise, ce qui signifie que votre temps n'a pas de prix. Il y a des tâches que vous seul pouvez accomplir. Mais il n'y en a pas tellement, le reste peut et doit être délégué. Même si vous pouvez techniquement réparer l'ordinateur vous-même, laver les sols ou prendre des commandes, cela coûtera trop cher à votre entreprise.
Cela deviendra plus facile si vous savez exactement combien vous coûte par heure. Par exemple, votre bénéfice net mensuel est de 100 000 roubles. Pour plus de commodité, imaginons qu'il y ait 20 jours ouvrables pour 8 heures dans un mois. Cela signifie que vous gagnez 625 roubles par heure. Comparez maintenant ce montant avec le coût du travail du nettoyeur, du courrier et des autres spécialistes qui pourraient être chargés de certaines questions.
Tâches qui valent vraiment la peine d'être déléguées:
- exigeant beaucoup de travail et n'apportant pas de joie;
- nécessitant la force brute;
- monotone et routinier.
Que peut-on déléguer exactement:
- entretien des équipements;
- livraison, expédition, emballage;
- Tenue de livre compte;
- support légal;
- tâches ponctuelles qui ne seront probablement pas répétées.
Ce qui vaut mieux ne pas déléguer:
- prendre des décisions commerciales importantes;
- planification stratégique;
- contrôle de la mise en œuvre des étapes importantes;
- embauche.
La décision finale est bien sûr toujours la vôtre. Beaucoup dépend des spécificités de l'entreprise.
5. Simplifiez la communication client
Vos clients sont vos employeurs. Mais souvent, vous devez y passer trop de temps.
Ceci arrive pour deux raisons:
- Vous fournissez initialement trop peu d'informations ou ne pouvez pas répondre immédiatement à toutes les questions du client.
- Vous avez des informations sur les clients dans trois messagers différents, des notes sur un smartphone, un ordinateur portable et une pile de cartes de visite.
Pour obtenir moins des mêmes questions, mettez à jour votre site Web et vos réseaux sociaux, dites-nous en plus sur vos produits et services, ajoutez des photos et des vidéos. Créez également un formulaire de commentaires pour vous préparer à la conversation avec le client.
Niveau avancé: commandez un chat bot. Il pourra répondre automatiquement aux messages dans les messageries instantanées.
Les informations client peuvent être liées aux tâches et aux commandes. Ainsi, vous serez toujours pleinement armé: dans Workzen, il est facile de trouver des données sur les personnes, les prix, les délais, les marchandises et les documents.
6. Analysez votre travail
L'efficacité de toute entreprise n'est pas constante. Parfois, nous dépassons nos propres attentes, parfois nous nous trompons. Pour faire un pas en avant, il vaut la peine de revenir en arrière et d'analyser ce qui a été fait et ce qui n'a pas été fait.
Même si vous travaillez pour vous-même et que personne ne vous demande de KPI, vous devez vous fixer des objectifs clairs et obtenir certains résultats. Si la réalité ne coïncide pas avec les attentes, vous devez vous arrêter et comprendre ce qui ne va pas.
Souvent, les performances de l'entreprise ne sont pas de votre faute. Par exemple, les marchandises n'ont pas été livrées à temps, votre partenaire est tombé malade et il y avait moins de clients pendant les vacances. Ce ne sont pas vos erreurs, mais la prochaine fois, vous pouvez minimiser le risque de répétition. Par exemple, trouvez plusieurs fournisseurs, connectez une société d'externalisation, commandez à l'avance des publicités sur les réseaux sociaux.
Le plus important est de ne pas s'épuiser et de ne pas être déçu par une entreprise qui a commencé à décliner. Tout est dans tes mains. Tirez des conclusions, notez mille points d'expérience et passez à autre chose.
7. Planifiez vos vacances
Le repos est extrêmement important, surtout lorsque vous travaillez pour vous-même. Si vous vous consacrez à ce que vous aimez 24/7, vos ressources ne dureront pas longtemps.
Meilleur ne risque pas. Planifiez vos vacances à l'avance, prenez un week-end, laissez-vous distraire par le travail en vacances uniquement en cas de force majeure grave.
Et si vous devez travailler pendant que les autres se reposent? Tu es mieux. Faites des mercredis et jeudis des jours de liberté personnelle et économisez sur les voyages en basse saison. N'essayez pas de travailler lorsque les revenus ne couvriront probablement pas les coûts. Mieux vaut se reposer et développer ses forces pour décrocher le jackpot au plus fort de la saison.
Après tout, votre objectif est une entreprise à but lucratif, pas pour le bien de l'entreprise elle-même. Et pour y parvenir, vous devez planifier correctement les processus de travail, optimiser et améliorer progressivement votre entreprise afin qu'au final vous vous reposiez bien et beaucoup.