20 techniques efficaces de gestion du temps
Productivité / / January 06, 2021
1. Règle 1-3-5
Vos heures de travail pendant la journée sont limitées et la règle 1-3-5 vous permet de la dépenser le plus judicieusement possible. Son essence est la suivante: en une journée, vous ne pouvez effectuer qu'une seule grande tâche, trois moyennes et cinq petites. Il y a neuf cas au total, ni plus ni moins. La règle aidera à dégager progressivement les décombres, en étant dans le temps et sans surmenage.
2. La règle de trois
Pour ceux qui ne sont pas à l'écoute des chiffres ou qui ne peuvent pas faire neuf choses par jour, Chris Bailey, auteur deMon année productive", a inventé règle de trois. Il déclare que faire les trois choses les plus importantes chaque jour suffit pour être productif.
Au lieu de disperser votre énergie et votre attention sur quelques dizaines d'éléments sur une liste de contrôle, choisissez simplement les trois tâches les plus importantes de la journée et concentrez-vous sur elles. Sélectionnez trois autres le jour suivant, et ainsi de suite. Cela vous permettra de rester concentré. La même règle peut être appliquée pour définir des objectifs pour la semaine, le mois ou l'année.
3. Méthode 10 minutes
Avez-vous une tâche à laquelle vous je ne veux pas commencer? Dites-vous: "Je ne ferai ça que 10 minutes et ensuite je vais aller me reposer." Très probablement, pendant ce temps, vous serez entraîné dans le travail et ne pourrez plus vous arrêter.
4. Pomodoro
Ce système inventé par Francesco Cirillo pour faciliter la préparation aux examens. Cela aide à concentrer les personnes facilement distraites. C'est aussi un bon moyen de contrôler le temps que vous passez sur un travail particulier.
Voici comment fonctionne Pomodoro: vous prenez une minuterie et la réglez sur 25 minutes. Après cela, concentrez-vous sur votre travail. Lorsque les 25 minutes sont écoulées, vous vous reposez pendant 5 minutes, puis recommencez. Après quatre cycles, vous aurez une grande pause d'une demi-heure.
5. Méthode 90/30
Méthode 90/30 utilisé par l'écrivain et blogueur Tony Schwartz, le co-fondateur de Buffer Leo Widrich, le critique littéraire Benjamin Che Kai Wai et l'entrepreneur Thomas Oppong.
Son essence est la suivante: vous travaillez dur pendant 90 minutes, puis vous vous reposez pendant une demi-heure, puis répétez le cycle. Dans ce cas, les 90 premières minutes que vous consacrez à la tâche la plus importante que vous avez à faire dans la journée et les segments suivants que vous consacrez à des questions moins importantes.
D'après les recherchesLe monde enchanté du sommeil par Peretza Lafee, spécialiste de Yale, 90 minutes est le temps optimal pendant lequel une personne peut se concentrer efficacement sur une tâche. Et une demi-heure suffit pour un repos complet, ce qui est confirmé par la rechercheSommeil et veille neurophysiologiste Nathan Kleitman.
6. Méthode 52/17
Ceci est une version privée de la méthode précédente. Ce n'est pas différent sauf en chiffres: vous travaillez 52 minutes, puis vous vous reposez pendant 17 minutes. Selon l'expérienceLa règle des 52 et 17: c'est aléatoire, mais ça augmente votre productivitémenées par le service de recrutement The Muse à l'aide de l'application DeskTime, ces plages horaires vous aident à rester productif et à éviter le surmenage. Par conséquent, utilisez la méthode 52/17 si vous pensez que vous n'êtes pas assez fort pour travailler 90 minutes d'affilée.
7. Manger des grenouilles
La méthode est venue avecEat That Frog: Brian Tracy explique la vérité sur les grenouilles conférencier motivateur et auteur de livres sur le développement personnel Brian Tracy. Il appelle «grenouilles» des tâches désagréables et difficiles que vous devez accomplir, malgré vos réticences. Faites une chose dès le début de la journée: mangez la grenouille. Et puis ce sera plus facile pour vous: vous jetterez cette pierre de votre âme et vous assurerez une bonne humeur pour toute la journée.
8. Blocs de temps
Les listes de tâches en ont une caractéristique désagréable: ils ne donnent absolument pas une idée du temps que prend tel ou tel cas. «Acheter du pain» et «Terminer le rapport» occupent une ligne dans la liste, mais ces tâches sont incomparables en complexité et en importance.
Un calendrier est bien mieux qu'une liste de choses à faire: il vous permet de contrôler visuellement l'heure. Vous voyez un gros bloc et réalisez que la tâche n'est pas facile. Alors essayez la technique "blocs horaires»: Placez-les dans le calendrier et allouez du temps à chacun en fonction de la complexité de la tâche. Et en faisant telle ou telle tâche, ne vous laissez pas distraire par les autres.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) Est un système de productivité inventé par le coach d'affaires David Allen. Ses grands principes sont les suivants:
- Notez toutes vos activités et idées en un seul endroit, la soi-disant boîte de réception («boîte de réception»).
- Triez régulièrement le contenu de votre boîte de réception en hiérarchisant et en chronométrant les tâches. Placez les notes dans des dossiers en fonction de leur contenu - «Travail», «Accueil», «Shopping», etc.
- Effectuez des révisions - jetez les notes inutiles, rayez les dossiers terminés, déplacez les documents qui ont perdu leur pertinence pour les archives.
- Lorsque tout est planifié, procédez à l'exécution. Les tâches qui peuvent être effectuées en quelques minutes sont résolues immédiatement. D'autres peuvent être délégués ou placés sur un calendrier.
Vous pouvez découvrir toutes les subtilités de GTD dans notre direction.
10. ZTD
Leo Babauta, auteur du blog de productivité Zenhabits, pense que le système GTD de David Allen est très complexe et nécessite trop d'efforts. Il propose son système Zen to Done. Pour le suivre, vous devez développer 10 habitudes simples.
- Collectez toutes les informations dans la boîte de réception.
- Traitez tous les enregistrements sans les laisser sur le brûleur arrière.
- Planifiez vos principaux objectifs pour chaque jour et vos plus grands objectifs pour la semaine.
- Concentrez-vous uniquement sur une chose à la fois, sans disperser votre attention.
- Créez des listes de tâches simples et courtes.
- Organisez vos notes en catégories en fonction de leur contenu, comme dans le GTD original.
- Passez régulièrement en revue vos notes et débarrassez-vous des choses inutiles.
- Simplifier. Réduisez la liste de vos tâches et objectifs, rédigez de manière concise et claire.
- Pour vous connecter au travail, maintenez une routine quotidienne spécifique.
- Faites ce qui vous intéresse vraiment.
11. Kanban
Japonais méthode de productivité, qui vous aide à garder une trace de ce que vous faites, de ce que vous avez déjà fait et de ce qui doit être fait à l'avenir. Kanban visualise visuellement le flux de travail.
Vous prenez un tableau d'autocollants (ou vous inscrivez avec un gestionnaire de tâches comme Trello) et dessinez trois colonnes dessus: À faire, À faire, À faire. Ensuite, écrivez vos affaires sur des notes autocollantes et placez-les dans la colonne appropriée en fonction de ce que vous faites et de ce que vous avez déjà fait.
12. La règle des deux minutes
il la règle Fait partie intégrante de GTD, mais il peut être utilisé même si vous n'êtes pas fan de la technique d'Allen. Si la tâche prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement. Alors vous déchargez votre cerveau, parce que vous n'avez plus à vous souvenir de ce cas.
13. Boîte de réception zéro
Zero Inbox a été inventé par l'écrivain et expert en performance Merlin Mann, et il fonctionne bien avec GTD. Mann l'a appliqué à e-mails, mais de la même manière, vous pouvez traiter les cas, documents, notes et autres informations. Comme son nom l'indique, le but de cette technique est de garder votre boîte de réception vide.
Dans le système GTD original, la boîte de réception continuait à accumuler un tas d'entrées. Vous devez prendre le temps de les trier et il est facile d'oublier quelque chose d'important dans une boîte de réception remplie. Mann recommande de démonter le contenu dès son arrivée. Vous ouvrez une boîte de réception et décidez quoi faire de chaque élément: supprimer, déléguer, répondre, différer ou terminer. Ne le fermez pas tant que vous n’avez pas effectué l’une des actions spécifiées avec tous les éléments.
De plus, des filtres automatiques dans les e-mails vous permettront de gagner du temps, dossiers intelligents et programmes pour tri documents.
14. Frais ou frit
Frais ou frit se traduit par «frais ou frit». Cette philosophie a été crééeDominez votre journée avec le système de priorisation «frais ou frit» blogueuse Stephanie Lee. Selon elle, lorsque vous vous réveillez le matin, votre cerveau est «frais», mais à mesure que la journée avance, il «brunit». Par conséquent, vous devez déterminer l'heure de votre productivité maximale et réussir à faire toutes les choses les plus importantes en une journée pendant cette période. Voilà comment cela fonctionne.
- À la fin de la journée, lorsque vous êtes déjà fatigué, prenez 15 minutes pour créer une liste de choses à faire pour demain.
- Déplacez les tâches les plus importantes au début de la journée dans la section Frais. Les choses que vous n'aimez pas y sont envoyées - les «grenouilles». Ils doivent être faits tant que vous avez encore de la force.
- Les choses moins urgentes, moins difficiles et plus agréables vont à la section Frites - c'est-à-dire l'après-midi, en fonction de votre emploi du temps. Ils chargeront moins votre cerveau.
- Suivez votre liste le lendemain matin. Puis inventez-en un nouveau le soir.
Stéphanie recommande FoF aux personnes qui découvrent chaque soir qu'elles sont complètement épuisées, mais n'ont pas le temps, même si elles ont travaillé toute la journée.
15. Méthode Iceberg
Ramita Sethi, auteur de Je vais t'apprendre à être riche, utilise cette méthode pour enregistrer des informations pour plus tard. Cela fonctionne comme ceci: vous enregistrez tous les e-mails, notes, articles, listes au même endroit - par exemple, dans un service de prise de notes comme Evernote ou Notion, ou sous forme de documents. Ensuite, distribuez ces documents à l'aide d'étiquettes, de dossiers et de catégories - comme vous le souhaitez.
Passez en revue ces informations toutes les 4 à 6 semaines et déterminez si elles peuvent être appliquées dans la pratique. Si quelque chose ne sert à rien, jetez-le ou archivez-le. Cela vous permet de créer votre propre base de connaissances.
16. Autofocus
"Autofocus" inventéLe système de gestion du temps autofocus l'expert en performance Mark Forster. Ce système de planification s'adapte Des gens créatifsdifficile de suivre GTD.
Écrivez toutes vos activités dans un cahier sans aucun ordre. Parcourez ensuite la liste, choisissez celles à faire le plus tôt possible et triez-les. Lorsque les tâches urgentes sont résolues, poursuivez avec celles que vous préférez maintenant. Si vous n'avez pas terminé quelque chose - déplacez-le à la fin de la liste, vous y reviendrez plus tard. Et répétez ces étapes jour après jour.
17. Matrice d'Eisenhower
Ce schéma établi par le président américain Dwight D. Eisenhower. La matrice comprend quatre sections pour les tâches: non urgentes et non importantes, urgentes mais pas importantes, importantes et non urgentes, et urgentes et importantes. Divisez vos tâches en sections et vous pourrez découvrir ce sur quoi vous passez le plus de temps et quelles tâches devraient recevoir plus d'attention.
18. Méthode 4D
4D a été inventé par Edward Ray, un écrivain et consultant motivateur. La méthode est destinée à aider les personnes qui sont horrifiées à la vue de leur liste de choses à faire et ne savent pas comment aborder tous les éléments accumulés.
Ray soutient que vous n'avez besoin de mémoriser que quatre mots pour la lettre D, et que vous ne perdrez pas courage devant des montagnes de travail. Les voici:
- À faire - Si une tâche vous a été assignée, il est préférable de la faire maintenant et de la rayer immédiatement de la liste.
- Déléguer - lorsque vous ne pouvez pas ou n'avez pas le temps d'exécuter quelque chose, mais que vous avez un assistant relativement libre, transférez-lui la tâche.
- Supprimer - Certaines choses ne sont pas si importantes. Supprimez-les en les supprimant définitivement de la liste des tâches. S'ils essaient de vous imposer des responsabilités inutiles, apprenez dis poliment non.
- Retard - lorsqu'une tâche est trop volumineuse ou ne nécessite pas d'exécution immédiate, elle peut être reportée. Mais vous devez absolument lui fixer des délais clairs, sinon elle restera un poids mort.
Sélectionnez une tâche, effectuez une action 4D avec elle, puis passez à la suivante.
19. Horaire
Habituellement, les gens qui essaient d'être productifs gardent une trace du temps qu'ils passent sur des choses importantes et oublient complètement de considérer les périodes pendant lesquelles ils font des bêtises. Ce problème est résolu par la technique "Timekeeping", qui a été inventée par l'expert dans le domaine de la gestion du temps Gleb Arkhangelsky. Il vous permet de comprendre où est passé votre temps, vous apprend à être plus attentif à ce que vous faites et moins de distraction.
Prenez un cahier et notez toutes vos actions et combien vous les avez faites, avec une précision de 5 à 10 minutes. Enregistrez les moments de travail, les négociations, les réunions et même le temps passé sur YouTube et dans les jeux. Prenez quelques semaines pour cela. Ensuite, vous feuilletez le cahier, reconnaissez vos «chronophages» à vue et tirez des conclusions. Peut-être avez-vous besoin de regarder des vidéos moins drôles ou de boire moins de café, ou votre ennemi est les appels téléphoniques.
20. Méthode Tim Ferriss
Timothy Ferriss est le gourou de la productivité qui a inventé son méthode organisation du travail basée sur deux règles. La première est la règle des 80/20, ou Principe de Pareto, selon laquelle 80% de notre travail peut être effectué en 20% du temps. Les 20% restants prendront 80% du temps. La seconde est la loi de Parkinson: le travail occupe tout le temps qui lui est alloué.
L'implication de cela, dit Ferriss, est que vous n'avez pas à travailler plus dur pour tout faire - vous devez mieux vous concentrer. Laissez-vous travailler avec un dévouement total seulement 20% de votre temps de travail, mais vous pouvez refaire toutes les choses vraiment importantes. Et les 80% restants peuvent être consacrés à une routine simple afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches prioritaires et éviter le surmenage.
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