5 règles de l'étiquette-e-mail ou comment obtenir toujours des réponses à leurs lettres

Écrivez une lettre est pas trop difficile, mais comment le faire, pour obtenir une réponse de la personne occupée qui ne vous connaît pas?

Mattan Griffel, le chef du projet de formation Un mois Rails et partenaire du projet GrowhackTous les jours reçoit environ des centaines d'e-mails, et chacun d'entre eux ne doit pas rester sans réponse. Surtout pour ce Alloue Mattan environ une heure dans votre emploi du temps chaque jour pour déterminer lequel d'entre eux nécessitent une réponse immédiate, et ce - pas. En effet, parfois il n'y a pas de temps à prendre connaissance de l'énorme toile du texte ou de tenter de répondre à la question est vague, l'auteur de des reprises, qu'il voulait dire ou demander.

Après un certain temps, Mattan a identifié plusieurs facteurs importantsCe qui devrait aider à écrire cet e-mail, que vous obtiendrez toujours une réponse même d'une personne occupée.

Ecrire une courte lettre

Si votre longueur e-mail en 2-3 phrases, il est beaucoup plus facile à lire maintenant, et ne pas être mis de côté. Si vous écrivez une lettre dans quelques paragraphes, préparez-vous le fait que vous devez attendre une réponse pendant une longue période.

lisible par Marque texte

Une personne est beaucoup plus facile à l'information Percevoir divisé en courts paragraphes de quelques phrases, avec des listes claires et des blocs individuels que la bande continue du texte. Mattan donne plusieurs exemples de lettres qu'il reçoit.

Mauvais exemple:

« Bonjour, Mattan!

Je me suis inscrit pour votre formation Avril et je voudrais dire que ceci est un très bon cours d'introduction. Je vais suivre vos conseils, utilisez Hartl Tutorial. Et je veux vous demander des conseils. Y a-t-il des analogues Rails de Hartl Tutoriel pour développer des applications pour l'iPhone? Je veux créer un site Rails pour les affaires de ma femme, et avec elle l'application pour l'iPhone. Je serais très reconnaissant de l'aide ".

Cette lettre est assez difficile à lire. Vous ne pouvez pas saisir l'essence, il suffit d'exécuter à travers elle à travers les yeux, et doit donc passer plus de temps et d'efforts pour lire le texte entier.

Et vous pouvez écrire ceci:

« Bonjour, Mattan!

Je tiens à vous remercier pour le cours d'un mois Rails. Sur vos conseils, je fais Michael Hartl Ruby, Rails en utilisant tutoriel.

J'ai une petite question: Connaissez-vous des cours de type HartTutorial, mais pour iPhone applications?»

La deuxième version de la lettre est beaucoup plus facile à lire, et une fois qu'il devient clair que de vous voulez. Pour obtenir le même effet, séparer les paragraphes sur des phrases courtes, mettre en évidence un appel à l'action et utiliser la sélection de texte « gras » ou « italic », attirant l'attention du lecteur sur la une partie importante du texte.

Expliquez clairement ce que vous voulez que je fasse

Probablement, il n'y a rien de pire que lorsque vous envoyez une lettre avec plus d'informations, mais ne dit pas exactement ce qu'ils veulent. Personnellement, je réponds souvent à ces lettres dans une phrase: « Que voulez-vous que je fasse ».

Tu veux que j'ai quelqu'un introduit? Ou lire votre blog et donner votre avis? Ou vous voulez que je réponde à cette question, si je pouvais participer à votre événement? Soyez précis et me dire tout de suite.

Mauvais exemple:

Je viens de regarder votre cours sur la programmation informatique. Je suis 14 et c'est ce que je voulais faire dans la vie. Pourriez-vous me aider? Je veux beaucoup à obtenir votre réponse.

Dans cette lettre, appel à l'action, « Aidez-moi », mais je ne sais pas ce que cela signifie et quelle réponse je devrais donner. Une version plus précise:

Bonjour, Mattan!

Je suis 14 ans et je veux apprendre la programmation. Quelles ressources pourriez-vous me recommander en premier lieu pour cela?

Si vous avez besoin d'envoyer une longue lettre avec plus d'informations, écrire un appel à l'action au début. Par exemple: « Je vous écris cette lettre pour vous de voir si vous pouvez visiter notre événement, comme décrit ci-dessous. Il suffit de répondre « Oui » ou « Non ».

Cette technique permet également au destinataire de déterminer si elle doit transmettre l'e-mail à son collègue, à qui il délègue souvent des tâches.

Soyez raisonnable avec votre demande

Aujourd'hui, il est très facile d'envoyer une lettre, les dépenses est de 30 secondes, ce qui entraînera le destinataire à consacrer une heure de réponse de son temps, et plus encore.

Pas besoin de demander dans la lettre, alors je suis allé sur le site de votre démarrage et vous donner des commentaires. Cette demande comprend un examen approfondi et une analyse du produit, et il faut beaucoup de temps. Si je reçois une lettre, à laquelle je peux répondre en 2 minutes, je le fais immédiatement. A propos de ce que vous voulez obtenir la réponse? Qu'en est votre modèle d'affaires? Ou la couleur du bouton sur le site? Peut-être le texte? Soyez précis et justifiés dans ses demandes.

Il ne faut pas espérer que l'intimé fera pour vous, votre travail et déterminer ce que vous voulez réellement de lui. Il ne faut pas poser la question du type « Comment pensez-vous que nous devons faire pour obtenir plus d'utilisateurs? ». Et ne demandez pas pour cela nécessite beaucoup de force et des ressources humaines, auquel vous postulez. Par exemple:

Acceptez-vous de dîner avec moi et un autre co-fondateur? Nous voudrions vous dire ce que nous faisons, et de connaître votre opinion sur notre projet.

Ces demandes sont souvent signifier que la personne qui a écrit la lettre, ne sait pas vraiment ce qu'il veut de l'intimé. Il est pas étonnant que ces e-mails sont refusées.

En fonction de la quantité de travail et la hiérarchisation, Mattan accepte de faire ce qui suit:

• Poster une réponse courte - « Merci » ou « Cela signifie beaucoup pour moi. »
• Réponse à une question spécifique - si elle peut être fait en moins de 2 minutes.
• SKYPE appel rapide ou en parlant au téléphone - environ 15 minutes.
• Rencontrez café - environ 45 minutes.

Bien sûr, s'il voit qu'une rencontre personnelle peut être remplacée par une conversation téléphonique, il insistera sur le dernier pour sauver votre temps.

Prouvez pourquoi devrais-je passer le temps pour vous aider

La personne qui reçoit des centaines de demandes de renseignements et demande tous les jours, peut ne pas répondre physiquement à tous. Par conséquent, nous devons choisir, sur la base des informations qu'il reçoit. Par conséquent, se présenter dans la lettre doit indiquer au sujet de son expérience réussie dans le passé des travaux sur les projets que le répondant connaît. Si vous ne possédez pas déjà une riche expérience, fournir un lien vers votre site afin de prouver que vous faites quelque chose de vraiment significatif. Votre tâche - l'intérêt humain et les inciter à passer leur temps pour vous.

Ces conseils ne sont pas nouveaux, mais ils peuvent être utilisés pour écrire un résumé concis, lisible et un e-mail spécifique, et ainsi augmenter leurs chances d'obtenir une réponse.

Et que voulez-vous ajouter à la liste de l'expérience personnelle? Quelles astuces utilisent pour obtenir des réponses à leurs lettres (surtout si vous écrivez une personne pour la première fois)? Partagez vos expériences dans les commentaires.