Comment aider un nouvel employé à s'adapter si le travail est à distance
Miscellanea / / December 01, 2021
Une consigne pour ceux qui ne veulent pas que les gens fuient l'entreprise dans quelques semaines.
Anastasia Borovskaïa
Avec le début de la pandémie de coronavirus, le marché du travail a radicalement changé. Les entretiens sont passés au format en ligne, les entreprises ont transféré leurs employés vers un site distant et pour postuler à un emploi, vous n'avez plus besoin de vous rendre au bureau.
Dans une réalité inconnue, les méthodes d'intégration des employés établies de longue date ont cessé de fonctionner: désormais, les nouveaux arrivants peuvent ne pas se présenter au bureau pendant des semaines ou même vivre dans une autre ville.
En quoi l'onboarding en ligne diffère de l'habituel
À première vue, il semble que le travail à distance soit une excellente option pour un débutant. Il n'a pas à communiquer avec des collègues bavards, à perdre du temps à impressionner la "vieille garde" ou à maintenir une sorte d'image. En fait, toutes les communications seront professionnelles et moins fréquentes.
Et c'est précisément la principale difficulté de l'onboarding en ligne. Le nouvel employé se retrouve déconnecté de sa vie de bureau habituelle. Il ne cuisine pas dans un chaudron commun de valeurs d'entreprise: il ne parle pas avec ses collègues pendant les pauses, ne communique pas inutilement avec des personnes d'autres départements et manque de commun activité. Et il est peu probable qu'une telle personne ait un attachement à un bureau confortable dans un bel endroit. Il est donc beaucoup plus difficile de motiver un nouvel employé et de le garder longtemps.
De plus, au bureau et à distance, les outils d'adaptation sont très différents.
Tâche | Bureau | À distance |
Connaissance de l'entreprise (missions, valeurs, culture d'entreprise) | Velkam-formations, souvenirs d'entreprise, présentations | Documents et présentations officiels, réunions en ligne |
Rencontrer l'équipe | Excursions autour du bureau, fêtes de bienvenue, planification des réunions avec connaissance et explication des tâches | Réunions en ligne |
Événements d'entreprise | Teambuildings, événements d'entreprise hors ligne, formations à temps plein, repas communs, pauses cigarettes | Jeux, fêtes et entraînements en ligne |
Et les entreprises utilisent des programmes de non-travail et ne font pas face à l'adaptation des nouveaux arrivants à un emplacement éloigné, ou oublient généralement l'intégration lorsqu'il s'agit de distance des employés. Ces derniers sont laissés seuls à la maison et ne reçoivent aucune aide ni orientation. Et puis les gens quittent rapidement l'entreprise sans vraiment reconnaître personne.
Quelles sont les principales tâches de l'adaptation en ligne
Il y a deux choses à considérer lors de l'intégration à distance.
- Il est important que l'employé se sente comme faisant partie de l'équipe, même s'il n'est pas au bureau. Pour cela, il est nécessaire de rester constamment en contact avec la personne et de l'aider rapidement en cas de problèmes émergents. Et dans de nouvelles conditions, tout le monde en a.
- Il faut que le salarié comprenne bien ce qu'on attend de lui et sur quoi il peut lui-même compter. Il est préférable de fournir les informations les plus complètes sur les conditions de travail, les tâches et les opportunités dès les premiers jours.
D'une part, cela aidera le nouveau venu à éviter les déficits de communication et à mieux se sentir à l'aise dans l'équipe sans trop se sentir stress à cause des difficultés. D'autre part, cela permettra à une personne de bien comprendre ses responsabilités. Le deuxième défi est tout aussi important que le premier: les sondages montrent que l'inadéquation entre les attentes et la réalité est une raison courante de départ. C'est donc elle qui s'appelaitÉtude de la nation des demandeurs d'emploi 2018 / Jobvite 43% des salariés interrogés parmi ceux qui ont quitté dans les trois premiers mois de travail.
Qui devrait être impliqué dans le processus d'adaptation
Il est préférable de définir ces personnes à l'avance, afin que chacun comprenne clairement ses tâches et ses rôles. Dans ce cas, la probabilité qu'une sorte d'angle mort subsiste. Cela vaut la peine d'attirer l'intégration :
- Responsable des ressources humaines. Le fardeau de l'organisation lui incombera. Il devra établir un plan d'adaptation, instruire le leader et le mentor, et présenter le nouveau venu dans l'entreprise.
- Manager direct. C'est lui qui définit les tâches, contrôle le travail, donne des informations en retour et résout les problèmes clés.
- Un mentor. Cela peut être comme l'un des collègueset le chef. Le mentor aide dans les activités quotidiennes, présente les spécificités du travail et de l'entreprise, partage des astuces de vie et soutient le débutant.
- Membres de l'équipe. En règle générale, il s'agit d'employés du département dans lequel la personne a obtenu un emploi. Leur tâche n'est pas seulement de participer aux réunions conjointes, mais aussi d'assurer et de soutenir le nouvel arrivant.
Comment organiser sa première journée de travail pour un débutant
La tâche principale est de faire connaissance avec l'entreprise et les employés, ainsi que de définir les tâches de travail pour un avenir proche.
Connaissance des valeurs de l'entreprise
Dans certaines entreprises, les nouveaux arrivants reçoivent immédiatement un tas de documents par courrier et leur proposent de se familiariser avec eux. En conséquence, une personne peut lire les descriptions de poste et les descriptions de produits toute la journée, regarder présentations sur la mission et les valeurs de l'entreprise seule.
Ce n'est pas la meilleure idée: il est important que l'employé connaisse d'abord la culture d'entreprise à travers des exemples réels et ensuite seulement consolide les informations à l'aide de documents et d'autres supports.
L'entreprise et ses valeurs sont mieux discutées en personne. Une formation Welkam ou une rencontre avec le leader convient pour cela.
Le premier format convient lorsque plusieurs nouvelles personnes arrivent dans l'entreprise en même temps. Dans ce cas, il est pratique d'organiser une conférence en ligne où le responsable RH ou le responsable du service RH parlera de l'entreprise. Il est important de s'appuyer sur des exemples précis. Ainsi, si la valeur de l'organisation réside dans les personnes, cela vaut la peine de décrire comment ils sont pris en charge (par exemple, une formation psychologique est fournie).
Première rencontre avec le chef
Si aucune formation sur le bien-être n'est prévue, le gestionnaire doit informer le nouveau venu de la culture d'entreprise lors de la première réunion. Il faut aussi discuter :
- les tâches et les responsabilités de l'employé, plus elles sont spécifiques, mieux c'est ;
- aspects techniques du travail, par exemple, comment les tâches sont définies et contrôlées, existe-t-il un système de rapport, quels services sont utilisés ;
- règlements pour la planification et réunions;
- particularités de l'interaction avec le chef sur les questions de travail (où et quand il est préférable d'écrire);
- planifier le premier jour.
Au cours d'une conversation, il est important de distinguer plusieurs nuances importantes qui préoccupent généralement les débutants :
- combien de temps faut-il attendre une réponse aux tâches avant de se rappeler de vous-même ;
- à quel point la journée de travail est clairement réglementée et à quelles heures et à quels jours vous ne pouvez pas être en contact (à distance, les gens sont souvent surmenés, il est donc important de dire à quelle heure ils peuvent se reposer);
- comment le calendrier est formé les vacancesquand les premières vacances sont possibles et pour combien de jours elles sont accordées ;
- quelles règles sont adoptées dans l'entreprise concernant les congés de maladie et les congés ;
- quels jours et dans quelles parties le salaire est payé.
Rencontre avec des collègues
Il peut être organisé par un responsable RH ou un manager direct. Il est nécessaire d'inviter d'autres employés du département où le nouveau venu s'est présenté, dont un mentor, si son rôle n'a pas été pris par le patron lui-même.
La réunion elle-même se fait mieux en milieu de journée, comme chez Zoom. Pour commencer, demandez au débutant de se présenter. S'il est timide, le manager peut décrire lui-même le nouvel employé et alors seulement lui donner la parole.
Alors laissez-les parler d'eux-mêmes collègues. Demandez-leur simplement de parler à l'avance non seulement de l'expérience professionnelle, de la formation, des loisirs, mais aussi de leur domaine de responsabilité et des points de contact possibles avec le nouvel arrivant. Grâce à cela, il saura qui et pourquoi il peut contacter.
Rencontre avec le manager en fin de journée
Il faut savoir comment s'est passé la première journée de l'employé, quelles questions il s'est posé et quelles difficultés sont survenues.
Pour éviter les réponses monosyllabiques, vous pouvez poser des questions supplémentaires qui vous aideront à mieux analyser les émotions et les pensées du débutant :
- Qu'avez-vous le plus aimé? Quelles choses ont causé des émotions agréables et lesquelles - l'anxiété ?
- Les outils de travail sont-ils clairs et pratiques? Quelles difficultés avez-vous rencontrées en les utilisant ?
- Comment la personne a-t-elle compris ses tâches et ses responsabilités? Peut-il les décrire en détail ?
- Comment le salarié envisage-t-il d'organiser son travail dans les prochains jours? Où commencer? Que compte-t-il accomplir ?
Comment organiser sa première semaine de travail pour un débutant
A ce stade, il est important d'apporter au débutant calme et certitude. Par conséquent, vous devez établir un calendrier clair avec toutes les affaires et projets auxquels l'employé participera. Très probablement, il s'agira de diverses réunions en ligne avec la participation d'un leader, d'un mentor ou d'une équipe.
De plus, vous devez prendre le temps de :
- Analyser les processus d'affaires. Il est nécessaire de reparler de tous les points d'organisation, de réglementations et de normes qui sont importants pour l'employé. Mieux ce dernier comprendra la mécanique du travail, plus vite il pourra s'adapter.
- Décrivez le système de motivation. Il faut que ce soit tout à fait compréhensible pour un débutant. Il doit savoir comment est calculé le salaire, quelles primes il peut percevoir, quelles KPI doit être fait.
- Avertir des problèmes potentiels. Il y a des goulots d'étranglement dans tout travail qui peuvent mener à des impasses. Par conséquent, il est important de discuter des problèmes les plus courants et de vous dire comment agir dans ces situations. Il vaut mieux prévenir le débutant de toutes les difficultés possibles.
Le manager examine couramment toutes ces questions dès le premier jour de travail du débutant. Cependant, il est impossible d'assimiler une telle quantité d'informations à la fois. Vous devrez le répéter plusieurs fois pour que l'employé ne rate rien. De plus, un débutant peut être impliqué dans plusieurs projets à la fois. Et il est important d'analyser les spécificités de chacun d'eux.
Comment organiser le premier mois de travail d'un débutant
Pendant cette période, vous devez construire un processus de travail, il est donc important que le leader ou le mentor surveille constamment le nouveau venu et soit en contact. Cela vous permettra de contrôler et guider employé et ne pas laisser seul avec des problèmes.
Le moyen le plus pratique consiste à interagir via des systèmes de résolution de problèmes en ligne. Avec leur aide, vous pouvez suivre le processus de travail et les heures d'activité de l'employé (par exemple, lorsqu'il crée des tâches ou, en principe, est dans le système). Cela évitera les heures supplémentaires ou, au contraire, les négligences inutiles. Et aussi - pour comprendre quelles tâches posent le plus de problèmes à un débutant.
Une attention particulière doit être portée au feedback. Il doit être constructif, clair et cohérent. Au cours du premier mois, il est préférable de communiquer avec un débutant au moins plusieurs fois par jour à l'aide d'appels vidéo ou de messageries instantanées. Lors de telles conversations, vous devez clarifier les tâches, trier les erreurs, aider à faire face aux difficultés et rassurer en cas de problème.
Cela ne signifie pas qu'il est nécessaire de surveiller l'action de chaque débutant. L'essentiel est de lui définir clairement une tâche, de donner toutes les informations nécessaires, d'établir des critères d'évaluation et de déterminer comment et quand l'employé recevra un retour sur le travail effectué.
Comment évaluer les résultats de l'adaptation
Bien que la période d'essai dure souvent trois mois, à la fin de la première, le salarié doit s'adapter pleinement à son nouvel emploi. Trop long, le processus d'intégration n'est pas rentable pour Entreprise après tout, les résultats réels sont importants.
C'est pourquoi, suite aux résultats du premier mois de travail, il est utile d'organiser une réunion en ligne pour le nouvel arrivant avec le responsable ou le responsable RH. Pendant la conversation, cela vaut la peine de mener une petite enquête.
- Dans quelle mesure le travail répond-il aux attentes personnelles? Quels moments aimez-vous et lesquels vous embarrassent ?
- Comment est structurée la communication avec les collègues? Avec quelle rapidité et avec quelle efficacité parvenez-vous à résoudre les problèmes de travail avec eux? Quels sont les problèmes?
- Dans quelle direction la personne envisage-t-elle d'évoluer dans le cadre du travail? Quels sont vos buts et objectifs personnels?
- Les objectifs clés de l'entreprise sont-ils clairs? Sont-ils liés aux tâches de travail?
- Quelles émotions le travail en entreprise suscite-t-il? À quel point le premier mois a-t-il été anxieux ou amusant ?
- Avez-vous rencontré des difficultés techniques lorsque vous avez travaillé avec des services au sein de l'entreprise ?
Les réponses à ces questions permettront d'évaluer à quel point le nouvel arrivant est confiant et calme, s'il est d'humeur à travailler dans l'entreprise et quels problèmes doivent être résolus.
Lors de la rencontre, il est également important de donner un retour détaillé: discutez avec le nouveau venu de ses forces et faiblesses, et assurez-vous de le féliciter. Lorsque l'on discute des compétences qui nécessitent un développement, des recommandations spécifiques doivent être faites. Si le manager considère le nouvel employé très prometteur, alors ce dernier peut se voir proposer une formation supplémentaire dès ce stade.
Si la conversation est productive, cela augmentera la loyauté de l'employé et sa confiance qu'il pourra confortablement et efficacement travailler pour cette entreprise.
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