10 façons de rendre votre calendrier de travail aussi efficace que possible

Quels duos à succès connaissez-vous? Batman et Robin, chips et football, Olivier et Nouvel An. Vous savez quoi d'autre va bien ensemble? Votre calendrier et votre productivité. Sérieusement, essayez d'améliorer une seule chose sans améliorer l'autre - vous avez peu de chances de réussir. Voici quelques façons de transformer votre calendrier de travail en un outil efficace pour atteindre vos objectifs.

1. Planifier des vacances pour résoudre des problèmes

Chacun a des tâches en attente à accomplir ou des projets à démarrer afin de bâtir, par exemple, l'entreprise de ses rêves. Mais nous trouvons rarement le temps pour tout cela.

Une formule simple aidera à résoudre le problème: temps × concentration maximale sur une tâche. S'il n'y a pas assez de temps, il est nécessaire d'augmenter encore plus la concentration. Et pour cela, vous devez supprimer toutes les distractions.

Commencez par vous demander ce que vous devez apprendre pour avancer dans votre carrière. Très probablement, vous proposerez plusieurs tâches très importantes difficiles à assumer en l'absence de temps libre. Et nous arrivons ici à la chose la plus importante - des vacances pour résoudre des tâches et des problèmes importants. Voici comment l'organiser :

• Réservez 2-3 jours ou toute autre durée sur votre calendrier qui vous aidera à faire des progrès significatifs.
• Ajoutez un autre jour. Pourquoi? La plupart du temps, nous surestimons nos forces.
• Concentrez-vous entièrement sur la tâche en ce moment.

Traitez cette période comme des vacances normales. Terminez tous les projets de travail en cours à l'avance. Avertir les clients ou collèguesque vous ne serez pas au bureau ces jours-ci. Activez un répondeur automatique dans votre courrier afin que rien ne vous distrait. Le multitâche et les réseaux sociaux sont également strictement interdits. Votre tâche est de vous concentrer sur le travail et les progrès.

2. Planifier un an à l'avance

Planifier une année entière à l'avance ressemble à une tâche monumentale. De plus, il est impossible de prédire avec précision ce qui se passera dans le futur. Bien sûr, ce sont tous de très bons arguments. Cependant, un plan à long terme peut être la clé d'une bonne gestion du temps.

Cela ne signifie pas que vous devez écrire chaque minute des 365 prochains jours. N'ajoutez que l'essentiel à votre agenda: réunions régulières, rendez-vous, anniversaires, vacances, voyages, événements et tâches récurrentes. Cette approche aidera à réduire les niveaux de stress et vous assurera que vous travaillez chaque jour sur des choses vraiment importantes.

3. Créez votre semaine parfaite

Maintenant que vous avez votre plan global en place, il est temps d'affiner un peu les choses en planifiant votre semaine. Cela peut être fait tous les dimanches.

Traiter Planification comment allouer le budget, seulement dans ce cas, vous devez allouer votre temps. Et, comme pour l'argent, vous le « dépenserez » d'abord dans votre plan, écrit sur papier.

Vous pouvez également proposer des sujets pour chaque semaine - de grandes tâches sur lesquelles vous travaillerez au cours des 7 prochains jours.

4. Simplifiez votre emploi du temps quotidien

Rien ne sert de faire un plan complexe et long, au contraire, le plus simple sera le mieux.

Certaines personnes utilisent un schéma selon lequel vous devez mettre en évidence les trois tâches principales de la journée. Cela peut être efficace, mais cette méthode présente également quelques lacunes. Par exemple, vous pouvez sélectionner les mauvaises tâches. Ou il est incorrect de déterminer le temps qu'il faudra pour les compléter. De plus, d'autres cas peuvent toujours apparaître soudainement, que faire avec eux ?

Il est facile de trouver un plan simple mais efficace. Regarde le jour clair calendrierImage du jour: L'emploi du temps quotidien de Benjamin Franklin / The Atlantic l'un des pères fondateurs des États-Unis, Benjamin Franklin. Il y avait même une place pour les bonnes habitudes.

• A l'écoute de la journée: douche, petit-déjeuner, tâches personnelles, préparation au travail (3 heures).
• Tâches du matin (4 heures).
• Analyse des projets en cours et déjeuner (2 heures).
• Tâches quotidiennes (4 heures).
• Dîner, repos et fin de journée de travail (4 heures).
• Rêver (7 heures).

Vous pouvez utiliser ce calendrier comme modèle, puis le compléter avec vos propres tâches.

5. Soyez conscient des rythmes circadiens

En chacun de nous, il y a une "horloge" spéciale qui distribue l'énergie tout au long de la journée. Ce sont des rythmes circadiens. Ils soutiennent les fonctions de base de notre corps, telles que le sommeil et vigilance. Si vous avez déjà voyagé dans une ville ou un pays avec un fuseau horaire différent, vous comprenez probablement à quel point il est difficile de s'adapter à un rythme différent.

Il en va de même pour le calendrier de travail. Essayez d'y répartir les tâches en fonction des rythmes circadiens: le plus important est de planifier pour midi ou 18h00, le plus simple - pour tôt le matin, 15h00 ou tard le soir. Et la meilleure chose à faire est de suivre votre niveau d'activité tout au long de la journée. Vous pouvez être plus productif à minuit qu'à midi.

6. Prendre des pauses

Beaucoup d'entre nous croient à tort que les pauses sont une perte de temps. En fin de compte, il vaut mieux consacrer ces 15 à 20 minutes à des tâches importantes.

En fait, cette approche de la productivité est depuis longtemps dépassée. De plus, des pauses régulières peuvent grandement améliorer l'efficacité. Mais ils doivent également être abordés de manière responsable.

Planifiez des pauses à l'avance, de préférence en fonction des rythmes circadiens, et déterminez comment vous passerez votre temps libre. Par exemple, faire une promenade à l'extérieur ou à la salle de sport.

L'essentiel est de trouver le juste milieu. Il ne faut pas abuser du reste, mais travailler sans s'arrêter ne vous apportera pas satisfaction. Réglez une minuterie pour votre pause et traitez-la comme une autre réunion ou tâche importante.

7. Arrêtez d'utiliser la gestion du temps

Cela peut sembler contre-productif, mais la vérité est que le temps est presque impossible à contrôler. Vous devez donc vous concentrer sur ce que vous pouvez contrôler. Pour vous améliorer et améliorer votre calendrier, faites attention à plusieurs domaines :

• Énergie. Au lieu de traverser de nouveaux défis au bulldozer, faites une pause lorsque vous êtes fatigué. Ainsi, vous redonnez de l'énergie et augmentez l'efficacité.
• Priorités. Mettez-les sur votre calendrier et travaillez d'abord sur les tâches prioritaires. Ne gaspillez pas d'énergie sur des tâches qui peuvent être déléguées, replanifiées ou ignorées.
• Cerveau. La neuroplasticité est la capacité du cerveau à créer de nouvelles connexions neuronales et à les restaurer. Plus vous vous entraînez souvent à certaines tâches, plus il vous sera facile de les réaliser.
• Essence. Supprimez les éléments inutiles de votre calendrier, tels que les tâches trop petites, et concentrez-vous sur l'essentiel.
• Se concentrer. C'est là que différent La technologie. Par exemple, Pomodoro - 25 minutes de travail et 5 minutes de repos. Ou la règle 52/17 - 52 minutes de travail et 17 minutes de pause. Cela gardera votre attention tout au long de la journée.
• Émotions. Les expériences négatives ne sont pas seulement distrayantes, mais épuisantes. Ajoutez des activités amusantes à votre calendrier et prenez le temps de prendre soin de vous. De cette façon, vous pouvez éviter l'épuisement professionnel.

8. Poussez-vous pour changer de tâche

Pour vous motiver, activez les rappels de calendrier sur votre smartphone ou même réglez une minuterie de cuisine régulière. L'essentiel est que le son ne vous ennuie pas, mais vous invite doucement lorsqu'il est temps de passer à la chose suivante. Cela vous aidera à respecter votre emploi du temps sans rompre avec les tâches précédentes.

9. N'ayez pas peur des espaces

Si vous planifiez soigneusement les choses, vous remarquerez probablement des lacunes dans votre calendrier. Et c'est tout à fait normal. Dans la limite du raisonnable, bien sûr. S'il y a une pause de deux heures entre les tâches, cela vaut la peine d'être envisagé, mais une pause de 30 minutes est tout à fait naturelle. Pendant ce temps, vous pouvez vous préparer pour une nouvelle réunion, régler des problèmes urgents, accomplir une tâche difficile, méditer, faire quelques exercices d'étirement ou évaluer vos progrès pour la journée.

10. Évitez les modèles

Les calendriers électroniques allouent par défaut une heure standard pour chaque tâche, mais ce n'est pas la meilleure invention. Il y a beaucoup de choses qui peuvent être faites en 30 minutes. Et les informations les plus importantes d'une réunion de travail peuvent facilement tenir en 15 minutes.

Ne vous fiez pas aux normes - consacrez autant de temps au travail que vous en avez vraiment besoin.