Pourquoi la gestion du temps ne fonctionne pas et comment la remplacer

Il y a plusieurs années, lors d'une pause dans une classe où j'enseignais, j'ai été approché par un directeur perplexe nommé Michael. Son patron a dit qu'il devait être plus productif, alors Michael a commencé à analyser attentivement à quoi il passait son temps. Il avait déjà barré les réunions les moins importantes du planning et ne voyait plus de tâches dont il pouvait se débarrasser. Et ne comprenait pas comment les exécuter plus efficacement. « Vous pensez peut-être que je plaisante, mais c'est vrai. La seule chose à laquelle je suis arrivé, c'est de boire moins d'eau pour que j'aille moins souvent aux toilettes », a admis Michael.

Nous vivons dans une société obsédée par la productivité personnelle. Dévorer des livres qui promettent de nous apprendre à être plus efficace et à rêver sur la semaine de travail de 4 heures

. Nous nous vantons d'être occupés. Eh bien, la principale clé de la productivité, selon tout le monde, est la gestion du temps. Et cela signifie que si nous apprenons à mieux planifier notre emploi du temps, nous pouvons atteindre un nirvana productif.

Pourquoi la gestion du temps n'améliore pas la productivité

En 20 ans d'études sur la productivité, j'ai appris que la gestion du temps n'est pas la réponse à tous les problèmes. Au contraire, cela fait partie du problème.

Tout au long de ma carrière, j'entends souvent la même question: "Comment faire plus ?" Parfois, les gens posent cette question parce qu'ils savent que je suis un psychologue organisationnel et un expert en productivité. Mais surtout parce qu'ils ont lu dans un magazine ou dans mon livre tout ce que je peux faire.

Je ne me sens pas vraiment efficace. J'atteins rarement mes objectifs quotidiens, il m'est donc difficile de répondre à cette question.

Mais après avoir discuté avec Michael, j'ai réalisé que notre productivité ne dépend pas de la façon dont nous gérons le temps. Chaque jour, on nous donne un nombre limité d'heures, et une gestion stricte du temps ne fait que nous rappeler combien d'heures nous en perdons. Il est bien préférable d'utiliser une autre stratégie - la gestion de la concentration ou la gestion de l'attention.

Qu'est-ce que la gestion de la concentration et pourquoi est-elle meilleure que la gestion du temps

Le focus management est l'art de faire les choses pour les bonnes raisons, au bon moment et au bon endroit. Et son objectif principal est de diviser les tâches par priorité, quel que soit le temps qu'elles prennent.

La pratique classique de la gestion du temps suggère de se fixer des délais pour accomplir les tâches. J'ai essayé cette méthode en écrivant cet article. Mon objectif était de 1 200 mots, alors je me suis assis à mon bureau à huit heures du matin et je me suis donné trois heures. Selon mes calculs, cela me permettait d'écrire six mots par minute.

J'ai passé les six premières minutes à regarder sans réfléchir le curseur clignotant sans écrire un mot. Puis j'ai été curieux de savoir combien de mots je pouvais taper par minute, alors j'ai fait un test en ligne. Je n'ai pas aimé le résultat, alors j'ai trouvé un autre test. Et puis un autre.

J'ai finalement abandonné et je suis passé à la gestion de la concentration. Durant rechercherUN. Accorder. Donner et recevoir: pourquoi aider les autres est le moteur de notre succès pour son livre Take or Give? J'ai constaté que les personnes productives ne se demandent pas quels objectifs commencer à exécuter. Ils se tournent naturellement vers des projets qui sont non seulement socialement significatifs, mais aussi vraiment intéressants pour eux.

Ainsi, au lieu de me concentrer sur la rapidité avec laquelle je voulais terminer l'article, je me suis demandé pourquoi je l'écrivais. Les réponses étaient :

• Je peux moi-même apprendre quelque chose de nouveau en repensant mes recherches.
• J'aurai enfin quelque chose à dire aux gens qui s'interrogent sur la productivité.
• Cet article peut aider quelqu'un.

J'ai commencé à penser à des personnes précises qui liront ces lignes. Cela m'a rappelé Michael - et boum! - les travaux ont commencé.

Bien souvent, notre productivité souffre non pas d'un manque d'efficacité, mais d'un manque de motivation. La productivité en soi n'est pas une vertu, ce n'est qu'un moyen pour une fin. De plus, la productivité n'est vertueuse que lorsque l'objectif final en vaut la peine.

Si votre objectif principal est la productivité elle-même, vous devrez constamment compter sur la volonté et vous pousser au résultat. Mais si vous vous concentrez sur ce qui suscite votre intérêt et rend le projet utile aux autres, vous serez poussé vers l'avant par une motivation naturelle.

Comment utiliser la gestion de la concentration pour la productivité

Lorsque vous appliquez des techniques de gestion de la concentration dans la pratique, il est important de prêter attention aux conditions exactes dans lesquelles vous effectuez les tâches. J'ai grandi dans le Michigan. Et quand je suis revenu là-bas pour terminer ma maîtrise, j'ai persuadé mon ami de la côte ouest de me rejoindre. "Trop froid et gris", a-t-elle répondu en arrivant dans le Michigan pendant une tempête de neige. Et a choisi Stanford en Californie. Et l'hiver suivant dans le Michigan a été le plus froid et le plus gris dont je me souvienne. Mais je n'ai jamais été aussi productif - par un temps pareil, il n'y avait absolument rien d'autre à faire que travailler !

Série d'études montréJ J Lee, F. Gino, n. R Staats. Rainmakers: pourquoi le mauvais temps signifie une bonne productivité / Journal of Applied Psychologyque le mauvais temps est bon pour la productivité, car nous sommes beaucoup moins susceptibles d'être distraits par l'idée d'aller quelque part. Les chercheurs ont découvert que les employés de banque au Japon effectuaient des transactions beaucoup plus rapidement les jours de pluie, et les participants à une expérience aux États-Unis par mauvais temps ont été plus efficaces pour corriger les fautes d'orthographe dans rédaction. C'est pourquoi j'ai choisi le lendemain de la tempête de neige pour écrire cet article - le désordre qui fondait à l'extérieur semblait complètement inesthétique pour une promenade.

Mais ma partie préférée de la gestion de la concentration n'est pas où, mais quand. Le plus souvent, notre productivité souffre lorsque nous sommes confrontés à des tâches que nous ne voulons vraiment pas, mais que nous devons faire. Pendant des années, j'étais sûr qu'il fallait les prendre immédiatement après les projets les plus intéressants, sur la montée en énergie et la motivation.

Mais ensuite, mon collègue et moi avons fait une étude dans une épicerie coréenne. Et comprisJ Shin, A. M Accorder. Ennuyé par l'intérêt: comment la motivation intrinsèque dans une tâche peut réduire les performances dans d'autres tâches / Academy of Management Journalque lorsque les employés se voyaient confier des tâches très intéressantes, ils se montraient bien pires dans les tâches ennuyeuses et routinières. Peut-être est-ce dû à effet d'attention résiduelS Leroi. Pourquoi est-ce si difficile de faire mon travail? Le défi des résidus d'attention lors du passage d'une tâche à l'autre / Comportement organisationnel et processus décisionnels humains. Notre conscience revient sans cesse à une tâche intéressante, et cela nous détourne d'une tâche inintéressante.

Cependant, dans une expérience dans laquelle nous avons montré aux Américains des vidéos intéressantes, puis leur avons demandé de saisir des données, nous avons trouvé un autre mécanisme - l'effet de contraste. Après des vidéos amusantes, une tâche aussi routinière que la saisie de données semble encore plus insupportable. C'est comme manger des légumes après le dessert. Par conséquent, afin de maintenir l'attention lors de tâches ennuyeuses, il est préférable de les effectuer après des tâches un peu plus intéressantes. Eh bien, laissez les plus intéressants pour la fin en guise de récompense. Et ce n'est pas une question de temps - il s'agit de choisir le bon moment.

Comment utiliser la gestion de la concentration pour la créativité

Je pense que votre objectif principal n'est pas seulement d'être plus productif. Peut-être que vous voulez aussi être plus créatif.

La productivité et la créativité nécessitent différentes stratégies de gestion de la concentration. La productivité est alimentée par des «filtres» spéciaux d'attention qui nous permettent d'exclure consciemment les pensées distrayantes. Et pour la créativité, au contraire, vous devez vous débarrasser de ces «filtres».

Comment tirer le meilleur parti de chaque stratégie? À livre "Timehacking" de Daniel Pink écrit sur la façon dont les rythmes circadiens nous aident à choisir les moments où nous sommes les plus productifs. Il est préférable que les lève-tôt s'engagent dans un travail d'analyse le plus tôt possible lorsqu'ils sont au sommet de la pleine conscience. Ils devraient laisser les tâches routinières au milieu de la journée et reporter les tâches créatives aux heures du soir, lorsque les lève-tôt ont tendance à penser de manière plus non linéaire. Les hiboux ont un horaire différent: ils font mieux de faire un travail créatif le matin et de garder le travail analytique jusqu'au soir.

Ce n'est pas de la gestion du temps, car nous pouvons consacrer le même temps à des tâches même après avoir réorganisé notre emploi du temps. Il s'agit de la gestion de la concentration, nous notons donc l'ordre dans lequel il nous est plus facile d'accomplir les tâches et les distribuons en conséquence.

Une autre chose importante à faire est de reconsidérer l'approche de la planification du travail. J'aime l'idée de Paul Graham qui des offresP Graham. Calendrier du fabricant, calendrier du gestionnaire diviser la semaine en "journées managers" et "journées créateurs". Les "manager days", vous prenez des rendez-vous et des appels, et les "creator days", vous prenez le temps de travail créatif, sachant que vous ne serez pas distrait par des distractions qui interrompraient normalement votre travail traiter. Malheureusement, tout le monde n'a pas ce luxe - diviser les jours de la semaine de cette manière. Vous devez donc vous réserver de petits moments de créativité au cours de chaque journée.

Selon les lois de la gestion du temps, nous devons nous isoler de toutes les distractions. Non seulement de ceux où nous sommes interrompus par d'autres personnes, mais aussi de ceux où nous nous interrompons nous-mêmes. La gestion de la concentration offre une approche différente - choisir consciemment des moments pour distraire.

Une fois, quand j'étais encore au lycée, j'ai passé un samedi entier devant la télé. À la fin de la journée, j'étais dégoûté de moi-même, mais je ne pouvais pas l'éteindre. Puis j'ai trouvé une règle: je n'allume la télé que lorsque je sais exactement ce que je veux regarder. J'applique la même règle aux réseaux sociaux: si je travaille, j'y vais uniquement pour partager du contenu. Et je fais défiler le flux uniquement pendant les pauses - par exemple, lorsque j'attends un vol ou que je me repose après une séance d'entraînement.

La plupart des écrivains que je connais attendent les "jours des créateurs" pour commencer à écrire. Ils sont convaincus qu'il leur faudra au moins 4 à 6 heures pour s'immerger complètement dans un problème complexe ou une grande idée. En fait il y a preuve deb. Boice. Qu'est-ce qui est le plus productif, écrire dans des schémas excessifs de maladie créative ou avec modération? / Communication écriteque les écrivains qui travaillent "binge" font moins de progrès que les écrivains qui travaillent en sessions courtes.

Chacun de nous peut faire plusieurs pas vers un objectif en un temps étonnamment court. Quand les diplômés a enseignéR Boice. Professeurs en tant qu'écrivains: un guide d'auto-assistance pour une écriture productive écrivaient à des intervalles de 15 minutes, ils terminaient leurs dissertations beaucoup plus rapidement.

Si vous voulez être plus productif, n'analysez pas comment vous passez votre temps. Mieux vaut regarder ce qui absorbe votre attention. Maintenant, je regardais ma montre pour la première fois depuis que je me souvenais de l'histoire de Michael. Il est 10h36 et j'ai déjà écrit 500 mots de plus que mon objectif. Je vous laisse le soin de décider si ces 156 minutes comptent comme une utilisation intelligente de mon attention et si quelques minutes de lecture de cet article comptent comme une utilisation intelligente de la vôtre.

Tout cela m'amène à une autre pensée. Je suis presque sûr que les personnes très efficaces ont une huitième habitude. Ils ne perdent pas leur temps à étudier sept compétences personnes très efficaces.