6 conseils pour réduire les frais de déplacement
Miscellanea / / June 30, 2023
1. Développer une politique voyages
Votre programme de voyage doit inclure :
- Une liste des dépenses que l'entreprise est prête à assumer. Par exemple, la nourriture et les cadeaux pour les partenaires sont payés par l'entreprise, mais l'employé paie les communications mobiles et les taxis.
- Limites de déplacement et d'hébergement pour les employés de divers postes. Disons que les hôtels quatre étoiles sont pour les chefs de service, les hôtels trois étoiles sont pour les employés ordinaires.
- Règles de gestion des documents. Ce sont les délais de délivrance d'un voyage d'affaires, la préparation des tâches, la procédure de soumission des candidatures et des rapports. Il est également important de nommer un employé ou un service qui sera responsable du respect de la politique de voyage.
Vous pouvez ajouter des modèles de documents de voyage - il sera plus facile pour les employés de les remplir et le nombre de documents mal rédigés diminuera sensiblement.
Pour rentabiliser encore plus votre politique voyages, décomposez-la en plusieurs parties selon l'importance des déplacements professionnels. Pensez à différentes règles et limites pour eux. Ces déplacements peuvent être :
- Pour entretenir l'image. Présentations lors de conférences, participation à des forums ou formations. De tels événements n'apporteront pas d'avantages immédiats, de sorte que le coût des billets et de l'hébergement peut être réduit.
- Pour le développement de l'entreprise. Contrôles de travail, réunions et négociations. De tels voyages visent à augmenter les profits, vous pouvez donc dépenser un peu plus pour eux. La priorité ici est le confort des employés et la rapidité de déplacement.
Le système de code vous aidera à trier plus rapidement les trajets par tâche. Attribuez des numéros aux différents formats de voyage, rassemblez-les dans une seule liste et joignez-la à votre politique de voyage.
Gérez facilement vos dépenses service d'organisation de voyages OneTwoTrip pour les entreprises. Avec lui, vous pouvez configurer la politique de voyage d'une organisation, définir des limites pour chaque employé et planifier des voyages d'affaires sur le calendrier. La plateforme travaille avec 800 compagnies aériennes et propose, entre autres, vols de groupe. Transfert, billets de trains, trains, bus et aéroexpress - le tout en un seul endroit. Les hôtels du monde entier sont disponibles pour les entreprises clientes avec des remises allant jusqu'à 35 %, et dans le cadre du programme de fidélité pour les achats via le service, vous pouvez obtenir jusqu'à 5 % de remise en argent.
La connexion au service est gratuite. Il n'y a pas non plus de frais d'abonnement mensuels, de sorte que les voyages d'affaires irréguliers ne gaspilleront pas l'argent de l'entreprise.
Pour apprendre plus2. Envisager différents transports et logements
L'avion n'est pas toujours le moyen de transport le plus pratique et le plus rentable. S'il n'y a pas de vols directs vers la ville souhaitée, les correspondances peuvent prendre plus de temps que le trajet en train. De plus, il est tout à fait possible de travailler en voiture: de nombreux trains disposent du Wi‑Fi, de compartiments doubles, voire de compartiments pour interphones. Une autre option est les bus. Un court voyage sur eux ne nuira pas au confort, tout en économisant suffisamment de temps et d'argent en raison du manque de transferts.
Le logement est la même histoire. Un hôtel est plus cher, mais dans le centre c'est parfois plus rentable qu'une option économique en périphérie de la ville: le coût d'un taxi ou des transports en commun couvrira la différence. Il arrive que le loyer journalier d'un appartement soit moins cher qu'un hôtel. Et une connexion Wi-Fi stable et une machine à laver à portée de main rendront un long voyage plus confortable.
3. Ne prolongez pas votre voyage
Plus le trajet est court, moins il est cher pour l'entreprise. Chaque jour de travail est nécessaire compenser avec des indemnités journalières, et si le voyage tombe le week-end ou les jours fériés - également à un tarif double.
Par conséquent, calculez toujours soigneusement le temps nécessaire pour accomplir les tâches. Par exemple, si un employé doit prendre la parole lors d'une conférence le jeudi après-midi, il n'est pas nécessaire de prendre le mercredi et le vendredi sur la route. Vous pouvez prendre l'avion le matin et repartir le soir - au lieu de trois jours, un voyage d'affaires ne durera qu'un seul.
Ce schéma fonctionne dans la plupart des cas, mais il y a des exceptions. Supposons que tous les billets rentables pour la journée souhaitée soient terminés et qu'il ne reste que la classe affaires. Cela peut coûter plus cher qu'une indemnité journalière et une nuit d'hôtel. Ici, il vaut la peine de calculer les coûts de plusieurs options, de comparer les montants et de choisir la meilleure.
4. Obtenir une carte d'entreprise
Avec lui, les déplacements professionnels deviendront plus confortables pour vous et pour vos collaborateurs. Vous pourrez fixer des limites afin que les employés ne dépassent pas leur budget lors de leurs déplacements. Plus de dépenses non comptabilisées - vous verrez toutes les transactions dans votre compte personnel. De plus, les cartes d'entreprise offrent généralement des bonus spéciaux, tels que des remises en argent accrues ou des remises sur les services.
L'essentiel est qu'il sera possible de restituer la TVA pour les achats sans nerfs inutiles. Pour remboursement d'impôt requis seulement une facture, et si l'employé paie l'hébergement à l'hôtel et le transport en espèces ou avec sa carte de salaire habituelle, le papier ne peut pas être délivré.
5. Donnez le choix aux employés
Il semble que l'organisation de vols et d'hôtels par vous-même soit la bonne décision pour économiser de l'argent. Mais il y a un risque que votre choix paraisse inconfortable au salarié: le confort en souffrira, et l'envie de travailler en voyageant risque de diminuer. De plus, la personne responsable de la planification perdra du temps qui pourrait être consacré à la résolution d'autres tâches plus efficaces pour l'entreprise.
Si les conditions de séjour et de déplacement seront choisies par le voyageur d'affaires, vous n'aurez pas à vous soucier de ces problèmes. L'essentiel est de lui indiquer les limites et les conditions de la politique de voyage. Vous pouvez également confier les achats à une personne responsable, comme un comptable: le voyageur donnera des liens vers des options pratiques, l'organisateur les paiera, puis partagera les billets et les détails de la réservation.
6. Analyser les rapports des voyages précédents
Vérifiez les documents de différents employés, voyez si les coûts diffèrent et recherchez les raisons de l'augmentation des dépenses. Par exemple, quelqu'un a choisi un vol qui n'était pas pratique pour l'entreprise ou a dîné exclusivement dans des restaurants chers. Ces données aideront à ajuster la politique de voyage et à l'amener à la meilleure option pour les entreprises.
Pour faciliter l'analyse, il est utile d'avoir un tableau croisé dynamique. Divisez le document en colonnes par catégorie: billets, hébergement, repas, communications mobiles, transport en voyage, etc. Veuillez également indiquer la date du voyage et le nom de l'employé détaché. Seuls les montants des dépenses peuvent être chargés dans le tableau et laisser les détails être stockés dans des rapports. Si vous remarquez une anomalie, sortez les documents pour voir pourquoi les dépenses ont augmenté.
Il n'est pas nécessaire de maintenir une table vous-même - vous pouvez utiliser des services en ligne qui fournissent déjà de tels outils. Rapports et documents de clôture en "OneTwoTrip pour les entreprises» sont générés automatiquement et vous pouvez les obtenir via EDI. L'analyse affichera les débits sur une carte d'entreprise, les dépenses sur les dépôts et le post-paiement sur les factures d'hôtel et de voyage, y compris billets de groupe. Le service s'intègre à 1C: Comptabilité. Cela permet aux employés de choisir eux-mêmes les options appropriées et au comptable de les payer d'une manière pratique pour l'entreprise.
Pour le confort et la sécurité lors des déplacements professionnels, "OneTwoTrip pour les entreprises» il y a un service d'assistance qui fonctionne 24h/24 et 7j/7. Vous pouvez la contacter par téléphone, dans les messageries ou dans le chat de votre compte personnel. Des spécialistes vous aideront à résoudre rapidement le problème et à trouver d'autres options d'hébergement ou des billets.
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