6 conseils pour gérer efficacement une équipe à distance
Miscellanea / / October 19, 2023
Planifiez les tâches, communiquez avec votre équipe et surveillez le travail.
Notre équipe de startup travaille à distance et les employés sont dispersés partout dans le monde, du Vietnam à la Turquie. Il semble impossible d’organiser tout le monde: on ne peut pas voir ce que chacun fait et quelle est son humeur. Mais nous l'avons fait.
Fort de mon expérience, j'ai rédigé un guide expliquant comment tout régler, organiser et motiver les collaborateurs à distance. Je le partage avec vous.
1. Négocier des accords et les sécuriser
« Sur le rivage », discutez des règles avec chaque collaborateur :
- A partir de quelle heure et jusqu'à quelle heure travaillez-vous ?
- Quand vous avez besoin d'être en contact.
- Est-il possible de résoudre les problèmes de travail en dehors des heures de travail ?
Au cours du processus, discutez des questions controversées et enregistrez les accords dans la base de connaissances. Sinon, si vous étouffez les problèmes, l'employé va commencer à s'épuiser.
De la pratique: il est important pour nous que les gens apprennent et se développent constamment. Et nous l’avons rappelé à l’équipe encore et encore, mais nous avons rencontré de la résistance.
Il s’est avéré que les gars ne savaient pas qu’ils pouvaient faire ça pendant les heures de travail et que nous payions pour la formation. Désormais, tout le monde apprend: ils suivent des cours de design et même d’écriture.
2. Plan
Avec vos collaborateurs, déterminez les objectifs pour le futur proche et les lignes directrices pour l'avenir. Pour ce faire, effectuez réflexion et choisissez les idées prioritaires.
Par exemple, au début de chaque mois, nous appelons l'éditeur et élaborons ensemble un plan de contenu pour le mois suivant. L'employé propose une liste de sujets de matériel et moi, en tant que manager, je conseille ce qui mérite d'être pris en compte et ce qu'il est préférable de développer.
Pour une planification de qualité, il est important qu'une personne comprenne l'étendue des tâches et ses ressources. S'il n'y a pas une telle compréhension, il devrait surveiller sa productivité. Un signe vous aidera: la tâche est écrite dans une colonne et le temps approximatif qu'il a fallu pour la résoudre dans l'autre. De cette façon, l’employé pourra se référer à son expérience et fixer des attentes réalistes lors de la planification. délais.
Il est important que les tâches aient une signification et des objectifs: ce que vous faites et pourquoi. Ce n'est que dans ce cas que les salariés auront une compréhension claire de leur travail et que le projet aura un vecteur de développement.
3. Organisez vos tâches
Souvent, les startups fonctionnent uniquement au sein du messager. Nous avons également commencé de cette façon, mais nous avons rapidement réalisé que Telegram ne suffisait pas et qu'une telle communication conduisait au chaos et à l'incompréhension de qui faisait quoi.
Par conséquent, il est préférable d’utiliser un tracker de tâches et de visualiser les tâches sur tableau Kanban. Voici comment procéder :
- Ajoutez des tâches au tableau virtuel.
- Répartissez-les dans plusieurs colonnes, par exemple « À faire », « En cours », « En cours de révision », « Accepté ».
- Désignez une personne responsable de chaque tâche et fixez une date limite.
- Déplacez les cartes dans les colonnes au fur et à mesure que vous les complétez.
Il est important d'écrire les tâches en détail et dans un langage clair - afin que votre collègue et vous-même compreniez lorsque vous y reviendrez.
Pour organiser un tableau Kanban, vous pouvez utiliser n'importe quel service pratique. Par exemple, nous travaillons dans Notion. Le service est disponible en Russie, gratuit pour une petite équipe (jusqu'à 10 salariés) et simple à utiliser.
Dans le service, nous avons mis en place un système de filtrage afin que vous puissiez facilement basculer entre les employés et voir quelles tâches sont en cours, lesquelles sont prêtes et lesquelles sont bloquées.
L’ensemble de l’équipe doit entretenir le tableau. Chacun est responsable de ses tâches et les met constamment à jour. Oui, cela prend du temps de travail, mais tout est sous contrôle. Au début, les employés peuvent ne pas être familiers avec l’outil. Continuez à leur rappeler que cela est important jusqu'à ce que l'équipe s'adapte.
4. Ne transformez pas les discussions en dépotoir
Rester en contact avec petite équipe, un messager régulier suffit. Par exemple, nous avons rassemblé toutes les discussions professionnelles dans un seul dossier dans Telegram.
Organiser la communication d'une grande entreprise est plus difficile: le nombre de chats va augmenter, il faut les regrouper plus finement. Et c'est là que les solutions d'entreprise comme Hangouts, Pachki, VK Teams ou Myteam s'avèrent utiles.
Assurez-vous que la communication concerne uniquement les affaires. Et pour discuter des projets de Vendredi ou des photos de chats, vous pouvez créer une discussion séparée - de telles inondations sont bonnes pour la consolidation d'équipe.
5. Dissiper les illusions
Lorsque tout le monde travaille au bureau, l’ambiance de l’équipe semble claire. Mais c'est une illusion. Encore plus d'illusions naissent à distance, car dans ce format il y a peu de contacts personnels. On ne sait pas comment se déroule la journée d’un salarié, quelles difficultés il rencontre, ni combien de temps prend telle ou telle tâche.
Par conséquent, la tâche du leader n’est pas seulement de demander des rapports sur le travail effectué, mais aussi de réfléchir avec l’équipe, de dissiper les angles morts et de rechercher des points de croissance pour l’entreprise.
Pour ce faire, nous réalisons régulièrement :
- Réunion d'équipe en fin de semaine. Nous discutons de qui a fait quoi, de ce qui s'est passé et des problèmes rencontrés.
- Rétrospective avec une partie de l'équipe à la fin du mois. Nous examinons les résultats et discutons de ce que nous pouvons améliorer. Si vous disposez de statistiques mensuelles, cela vous aidera.
- Réunions 1 + 1 sur demande. Les gars peuvent appeler leurs managers n'importe quel jour et leur demander conseil. Nous pensons qu’au lieu d’essayer de résoudre un problème dans lequel vous n’avez pas suffisamment d’expérience, il est toujours préférable de consulter un collègue. Ne laissez pas vos employés livrés à eux-mêmes: restez en contact et soutenez-les.
La durée idéale d’un appel est: jusqu'à une heure. Pendant ce temps, l'équipe n'aura pas le temps de se fatiguer et continuera sereinement à travailler.
6. Maintenir une base de connaissances
Ne gardez pas toutes les informations en tête: cela vous enlève des forces et vous rend indispensable dans le mauvais sens du terme. À moins de savoir comment quelque chose fonctionne, vous ne pouvez pas transférer la tâche et partir en vacances.
Notez des modèles, des instructions, des listes de contrôle, enregistrez les contacts utiles et l'expérience empirique. Conservez tout au même endroit pour pouvoir retrouver facilement les données.
Cela simplifie la communication, accélère le travail et vous permet d'éviter de répéter les erreurs. Les collaborateurs n’auront pas à se tirer constamment les uns les autres car tout est déjà organisé dans des dossiers, par exemple dans Notion.
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