Comment nettoyer les affaires et tout pour garder le rythme: Le guide complet système GTD
Productivité / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Auteur du projet "maître de la productivité».
A quoi bon système de GTD?
services de productivité Le problème est que tout le monde se positionne comme un lieu où vous pouvez résoudre tous les problèmes, de stocker des informations, de communiquer. La plupart des services que vous offrez à établir des priorités et agir en conformité avec eux.
Mais peu peuvent se concentrer sur l'exécution des tâches importantes et ne font pas attention tout sur les petites choses: tâche urgente, le désir des collègues, des amis ou des connaissances. Lorsque la tâche devient beaucoup, il est difficile de comprendre. Par conséquent, dans la pratique, il est nécessaire d'utiliser plusieurs services pour la gestion des cas. Lors de l'obtention d'un grand nombre de cas, nous commençons à se confondre dans ces services, et les listes et éventuellement cesser de les utiliser.
Méthodes de Getting Things Done (GTD) fournit un plan universel en place pour construire un système unique, dans lequel vous pouvez résoudre tout problème. Vous pourrez vous détendre et ne vous inquiétez pas, comme ne manquera pas de ne rien oublier. Au bon moment, le système suggère ce qu'il faut faire et ce qu'il faut se concentrer.
Alors, pourquoi tant de travail improductif?
Les gens commencent à travailler improductives lorsque les projets et les tâches devient beaucoup. Ils trouvent qu'il est difficile de le garder dans ma tête, que les priorités fixées seul. Donc, soit ne rien faire, ou de faire ce qui est plus facile et choses à faire remettre à plus tard. Il y a un autre problème: lorsque les tâches urgentes à résoudre hier.
De plus, la personne commence à se fatiguer rapidement, devient irritable. Il était constamment en cours d'exécution comme un écureuil dans une routine de roue, et vraiment importants, les projets monétaires et stratégiques restent en marge.
Avec cette situation va gérer le système Getting Things Done, David Allen décrit dans livre, Qui a été publié en 2001 et est devenu un best-seller international.
Parlez-moi des concepts de base de GTD, qui ont besoin de savoir
routine - ce sont les choses, les pensées et les préoccupations qui dérangent, et détourner l'attention des déchets en énergie. Bien que la routine ne sont pas transférées au problème, il est impossible de contrôler. En pensant au même problème plusieurs fois - il est une utilisation inefficace de l'énergie créatrice qui donne lieu à la frustration et de stress.
Le but de GTD - pour libérer la tête de la routine et de supprimer la contrainte interne.
la mémoire humaine opérationnelle - zone du cerveau où il y a une mémoire à court terme. Voilà où nous ajoutons habituellement l'inachevé en cours, compte tenu des promesses à d'autres personnes et d'autres pensées qui nous inquiètent. Malheureusement, il est de limiter la quantité de routine, vous pouvez garder le cerveau de fonctionner correctement. Si votre mémoire est pleine, vous êtes distrait par de petites choses et oublier leurs objectifs, ce qui conduit à un stress.
Outils pour la collecte de données - que, lorsque l'information entre et où vous fixer ce qui doit être fait. Par exemple:
- organisateurs;
- ordinateurs portables;
- e-mail;
- calendrier;
- enregistreur.
Panier « Boîte de réception » - un référentiel unique pour la routine que vous tournez dans les affaires et les tâches. L'une des plus importantes règles avec un panier de « boîte de réception » - est son nettoyage régulier.
actions simples - les actions d'une étape qui ont besoin d'effectuer moins de deux minutes. Dans la pratique, il est plus commode de prendre ces choses en cinq minutes.
projet - une tâche dont l'exécution nécessite plus d'une étape. Vous devez laisser un rappel au sujet du projet et décrire les premières étapes de sa mise en œuvre. En conséquence, les tours de projet dans une action simple qui peut être effectuée au cours des cinq prochaines minutes et obtenir le résultat final.
Le projet devrait être un lien vers la carte ou d'un fichier, qui décrit les détails: responsable, les délais, catégorie (par exemple, « Marketing », « partie juridique », « développement »), les références aux plus petites cartes tâches. Une telle structure est commode d'organiser Trello.
Liste de contexte - une liste des choses pratiques à effectuer dans certaines conditions. Par exemple, la liste des raccourcis « Shopping » est une liste d'articles et de produits que vous devez acheter dans le magasin. Dans les « appels » peut être une liste d'appels que vous devez faire quand vous êtes libre.
listes de contexte individuel pratique pour les personnes avec qui vous travaillez et communiquez. Lors de sa rencontre avec une personne en particulier, vous pouvez ouvrir rapidement la liste et de décider les questions nécessaires.
Comment puis-je utiliser le calendrier?
la calendrier il est nécessaire d'entrer:
- les actions à effectuer à un certain moment (réunions, réunions d'affaires, séminaires);
- les actions qui doivent être faites sur un certain jour (pour terminer le projet à une date précise, pour participer à la conférence);
- informations sur les dates spécifiques (anniversaires, fêtes).
J'utilise «Google Calendar », que j'apporte toutes ces choses. Ce service est utile parce que:
- Il est disponible sous forme d'un téléphone et d'un ordinateur;
- sur un écran, vous pouvez afficher plusieurs calendriers;
- il y a des rappels sur votre smartphone.
Si vous avez quelque chose apporté à votre calendrier, ou suivez-vous, ou transfert à une autre date., Pas besoin d'encombrer le calendrier à faire la liste qui est transporté régulièrement tous les jours. Pour ces listes, il y a des solutions.
Si vous avez besoin régulièrement un certain temps d'appeler les clients, les fournisseurs ou sous-traitants, il est préférable d'utiliser un système CRM.
Quelles sont les listes devraient commencer?
Listes d'actions prioritaires
Créer un rapport pour la semaine, l'étude du site de compétition, désactivez le dossier « Boîte de réception » dans la boîte aux lettres, créer termes de référence pour les concepteurs - toutes ces actions prennent plus de deux minutes, mais ils ne peuvent pas être tout le monde déléguer. De tels cas sont inscrits dans la liste des actions prioritaires et d'effectuer tout au long de la journée.
Règles pour traiter de telles listes:
- Les listes ne devraient pas être beaucoup, juste deux ou trois. Par exemple, "Personal", "travail", "famille". Si vous avez une liste de tâches pour la journée, mettre un rappel dans votre calendrier.
- Dans les tâches de cette liste peut faire étiqueter facilement le contexte: « Sur la route », « l'ordinateur », « Lire », « Acheter », « promesses ». Les tâches peuvent avoir une ou plusieurs étiquettes. Par exemple, le problème de « promener le chien » se référeront au projet « privé » et un label « promesses. »
- Avant d'ajouter à la liste des tâches, pensez à savoir si vous devez le faire du tout. Si la réponse est « oui », décidez que vous portez personnellement si oui ou non cette entreprise. Après tout, vous pouvez envoyer un message vocal subordonné et lui déléguer. Pour les tâches qui vous sont assignées, marquera « Engagé ». Ce sera entreprise à partir de la liste des « travaux » et du « personnel ».
- Parcourir les listes régulièrement. Pour ce faire, quand il y avait une minute de rechange. Déplacer les choses qui doivent être fait en premier.
- Nettoyer les listes au moins une fois par mois.
Liste « Un jour »
Dans cette liste sont des choses qui ne nécessitent pas d'action. Il peut être:
- livres, dossiers, formation vidéo, qui veulent acheter;
- utile compétencesQui veut apprendre;
- endroits que je veux visiter;
- choses que je veux acheter.
Dans cette liste, vous devriez regarder périodiquement, en prenant les dossiers et les transformer en objectifs, sur lesquels le travail sera fait.
Comment stocker des informations de référence, ce qui est utile à l'avenir?
Cette information ne nécessite pas d'action. Les critères principaux pour le stockage de ces données:
- rechercher facilement des titres, des tags et une brève description.
- Simplicité de l'information dans le référentiel.
- des informations de structure de stockage intuitive. Lorsque de nouvelles données, vous devez sélectionner rapidement une catégorie et sous-catégorie, où les mettre.
- stockage accessible depuis tout dispositif.
Y at-il un rituel obligatoire GTD?
Oui, plusieurs.
Rassembler toutes les informations au panier « Boîte de réception »
Des outils pour recueillir beaucoup d'informations. Mais tout cela devrait affluer vers un lieu avec lequel vous et continuera à travailler.
bin vide de recyclage « Boîte de réception »
Une ou deux fois par semaine devra réviser la liste des « Boîte de réception » et trier accumulés par des dossiers ou des étiquettes. Ce rituel doit devenir une habitude, qui est formé à partir de l'algorithme intuitif des actions et leur répétition systématique.
Vous devriez être une simple étape par étape plan de la façon dont vous passez le nettoyage hebdomadaire dans votre système d'affaires. Obtenez les calendriers, qui marquera les jours où le savoir. Attribuez-vous un prix si, par exemple, au moins 20, vous serez dans les 30 jours pour effacer le dossier « Boîte de réception » et jours expurgées dans le calendrier.
Révision de la liste des actions prioritaires et la liste des « Un jour », priorisation
La révision des listes est important d'établir des priorités et de calculer de façon réaliste les forces. Cela est nécessaire pour ne pas vous charger des objectifs élevés et impossiblement ne souffrent pas de réaliser son inefficacité.
Destruction des paniers supplémentaires
Souvent, lors de la communication avec des collègues et des partenaires, de nouvelles boîtes aux lettres, des documents, des listes.
Votre tâche - autant que possible d'automatiser toutes ces données ont afflué dans le dossier « Boîte de réception ».
Cela peut être une boîte aux lettres et planificateur électronique. Pour automatiser et des services d'information de référence s'adapter IFTTT et Zapier. Les paniers pour la collecte d'informations doivent être petites.
Comment travailler avec un panier de « boîte de réception » et trier accumulée dans son cas?
Tout d'abord, éliminer le problème, l'offre ou des informations à partir du dossier « Boîte de réception » et répondre à la question: « Qu'est-ce que cela? Ai-je vraiment besoin de faire quelque chose? "
Si vous ne avez pas besoin quoi que ce soit d'autre, vous avez deux options. Si c'est des déchets, qui n'est plus utile pour vous son mollet. Si cette information est utile, mettre dans l'archive. Il doit être structuré dans les catégories et les étiquettes, il est facile de trouver le nécessaire.
Si les informations dont vous avez besoin quelque chose à faire, il y a trois options:
1. Exécuter nécessaire. Si l'action est importante et ne devrait pas prendre plus de 2-5 minutes.
2. Délégué à quelqu'un. Si l'action prend plus de deux minutes, pensez à savoir s'il est possible à quelqu'un de charge.
Lorsque delegiruesh quelqu'un doit être enregistré:
- le résultat final;
- plan de travail (chemin du but);
- date limite pour l'exécution des tâches;
- date de contrôle et le résultat d'être prêt pour cela (intermédiaire ou finale).
3. Pour l'avenir remettre à plus tard. Dans ce cas, entrez:
- résultat souhaité;
- peu de temps après l'action que vous souhaitez effectuer. Rappelez-vous: il est impossible de réaliser le projet dans son ensemble, ne peut prendre des mesures simples de béton qui vous rapprochera du résultat final;
- date limite. S'il n'y a pas de date exacte, stocker l'action dans la liste des « Un jour ».
Vous pouvez envoyer des messages à vous pour les obtenir le jour désigné. Pour cela approprié comme un calendrier «Google », un rappel à la date souhaitée, et une demande pour un poste boomerangCe qui vous enverra un e-mail à un certain moment.
Comment planifier votre travail?
Tout le travail peut être divisé en trois étapes:
- Exécution d'une pré-planifiée. Il peut être aussi des choses stratégiquement importantes que vous rapprocher de l'objectif, et la routine qui a simplement besoin d'être fait.
- Aller au travail comme son apparition inattendue. C'est quand le jour arrivent les tâches des collègues, des superviseurs, des lettres de clients.
- La planification des travaux futurs: l'élaboration et la révision des listes de priorités. Cet article ne devrait pas vous prendre trop de temps, de sorte que vous ne vous engagez pas dans la planification de la planification.
La pratique de planification intérieur et objectifs (livre commémoratif) est décrit dans le livre de David Allen.
David Allen
Consultant sur l'efficacité personnelle et la gestion du temps, la méthodologie de la productivité auteur GTD
Pour livre commémoratif besoin 43 dossiers: 31, marquées par des nombres de 1 à 31, 12 autres mois avec le nom. dossiers quotidiens sont mis à l'avant, à commencer par la date de demain. Pour un dossier avec le numéro 31 est le dossier pour le mois prochain, suivi du dossier avec le reste des mois.
Le contenu du dossier pour le lendemain tous les jours transférés au panier, puis le dossier est mis dans le dernier des dossiers quotidiens (comme il est transféré au mois suivant). Lorsque vous relâchez le dossier 31 du mois en cours, il sera un dossier avec le nom du mois, suivi du dossier avec les jours du nouveau mois. De même, un dossier avec le mois en cours est transféré à l'année suivante, quand il est passé.
Dans un dossier particulier, il est nécessaire de stocker les documents qui nécessitent des actions spécifiques (formulaire à remplir, une lettre à envoyer).
Pour que le système fonctionne, il doit être mis à jour quotidiennement. Si vous oubliez de mettre à jour l'emplacement de la journée de demain, vous ne pouvez pas faire confiance au système. Ils omette des informations importantes, ce qui est nécessaire de comprendre d'autres façons.
Si vous partez pour quelques jours, avant le départ, vous devez vérifier le dossier pour les jours au cours de laquelle vous serez absent.
Comment l'organiser dans la pratique, compte tenu des systèmes modernes de planification:
- Au lieu d'un livre commémoratif à utiliser organisateur des listes de cas tous les jours et les mettre dans ses tâches pour la journée. Les réunions et les procédures liées au temps nécessaire pour écrire en premier lieu, et définir des rappels au système à leur sujet à l'avance.
- Créez un fichier avec une liste de cas par mois. Voici une liste de ce que vous voulez accomplir durant cette période. Vous ajoutez à cela le cas pour le mois entier. Révision des tâches devrait avoir lieu une fois par semaine. Lors de la planification, les choses les plus importantes à se disperser pendant des semaines pour comprendre leurs priorités. Leur vous effectuerez en premier lieu, sinon tout le temps ira aux questions petites et urgentes.
- Créez un fichier avec les plans pour l'année. Il devrait être examiné une fois par mois. Les cas de ce dossier sont transférés aux plans pour le mois.
- Les plans pour l'année, en fonction des objectifs à long terme pour les 3-5 ans. Ces cas sont mieux pour vous inscrire soit à la fin de l'année ou pendant les vacances, quand la tête est chargée des tâches quotidiennes.
Ces quatre points, David Allen appelle le système de planification naturelle. Ce système vous permet de déplacer vers des objectifs importants pour vous et ne pas perdre de temps sur la routine.
Y at-il un plan universel par lequel vous pouvez planifier un projet?
Oui, bien sûr. David Allen appelle un modèle de la planification naturelle. Il se compose de plusieurs étapes.
Étape 1. Le but et les résultats d'image parfaite
déterminer objectif ou le résultat final parfait, imaginez que vous l'avez atteint.
Décrivez tous les critères de réussite (argent, personnes, reconnaissance). Plus vous écrivez le résultat final, plus la motivation, surtout dans les moments où vous avez besoin pour effectuer des actions spécifiques, tant qu'il est pas.
Étape 2. principes
Décrire les principes que vous collera à la réalisation des objectifs. Par exemple: « Je vais donner libre cours aux personnes si elles... (pour rester dans le budget, pour répondre à un projet à long terme spécifique). » Demandez-vous: « Quelles actions peuvent entraver mes activités? Comment puis-je les empêcher? "
Les principes ont la clarté et sont un guide fiable dans le processus de gestion.
Étape 3. Remue-méninges
Brainstorm, au cours de laquelle enregistrer toutes sortes d'idées qui viennent à l'esprit.
Les principes clés de réflexion:
- ne juge pas;
- ne conteste pas;
- ne pas estimer;
- ne pas critiquer;
- Pensez à la quantité plutôt que la qualité;
- déplacer l'analyse et l'organisation du deuxième plan.
Étape 4. Le plan du projet en tant que liste
Organiser les résultats de remue-méninges dans une liste des cas. Commencez la planification de la fin et de passer par les étapes en arrière. Ainsi, vous pouvez facilement faire un plan et déterminer la première étape vers le but. Un exemple de planification de la fin:
Cible (résultat idéal): Je peux parler espagnol et comprendre les gens.
pourquoi: Je veux communiquer sans interprète lors des réunions d'affaires avec des partenaires espagnols, et de communiquer librement avec les autres tout en vacances en Espagne.
Les étapes de l'objectif:
- Une étape pour atteindre l'objectif: j'ai trouvé le soutien de la langue espagnole et lui parler deux fois par semaine.
- Une étape de cela, je suis passé l'examen au niveau B1 de maîtrise de la langue.
- Une étape de cela, je suis passé l'examen de compétences linguistiques de niveau A1.
- Une étape de ceci: I huit fois dans la séance d'entraînement du mois passé espagnol et rempli tous les devoirs.
- Une étape de cela, je me suis inscrit dans des cours d'espagnol et payé pour un mois de formation.
- Une étape de cela, je recueilli des informations sur les cours d'espagnol et fait une table de comparaison.
- Première étape: Je heure prévue dans le calendrier où je recueillir des informations sur les cours d'espagnol.
Lorsque l'équipe travaille sur une tâche et la nécessité d'organiser l'ensemble du plan en un seul endroit, facile à utiliser diagramme de Gantt. La première colonne en elle - ce sont des étapes sur le chemin de l'objectif, la deuxième colonne - responsable. Continuera à colonnes avec une période de temps. Les cellules seront l'état d'une étape particulière, comme « prévu », « Dans le processus », « Fait », « en attente ».
système GTD et la planification naturelle peut sembler difficile. Mais lorsque vous configurez pour eux-mêmes, et de commencer à utiliser régulièrement, vous vous sentirez que tout est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît à première vue.