Comment faire pour activer «Google Spreadsheets » dans GTD-système parfait
Productivité Services Web / / December 23, 2019
En 2001, un livre est apparu sur les tablettes "Comment les affaires dans l'ordre: l'art de la productivité sans stress« Par David Allen Authored (David Allen). Dans son expert sur la productivité et la gestion du temps a montré à quel point il est important d'avoir un système éprouvé à des fins personnelles, commerciales et autres.
Allen a introduit un système appelé GTD, Ce qui a aidé un grand nombre de personnes mettre de l'ordre dans leurs affaires. Comme une sorte de coquille, il peut être utilisé pour différents services comme Wunderlist, Todoist, Trello et Evernote, mais ils sont souvent trop compliquées ou pas suffisamment fonctionnel. Ces services ont pas évident, mais une alternative digne - «Google Spreadsheets « .
Avantages par rapport aux autres applications
1. Bonne visualisation = meilleure compréhension
Désordre, physique ou numérique - est le vrai problème avec les conséquences physiologiques. L'un des principaux - perte d'efficacité. Quand vous regardez la liste des projets qui occupent beaucoup d'espace pour le texte et toutes sortes d'investissements, votre cerveau commence à paniquer. En raison de cela, vous devenez moins productifs.
«Google Spreadsheets », à son tour, - un ensemble de lignes et de colonnes. Même quand devant vos yeux 35 projets, tous sont des éléments simples de la table: le familier, compact et en même temps plein d'informations.
2. Facile à saisir et modifier
Bon système de productivité - est celui qui est facile à saisir des informations. Rien ne doit interférer avec l'ajout des projets et des tâches, ainsi que leur changement.
Pour ajouter quelque chose à la table, il suffit de cliquer sur la cellule et saisir du texte. Il n'y a pas de tiques, les options et les boutons - vous suffit de saisir le texte tout ce qui est nécessaire.
Si nécessaire, un endroit pour ajouter une colonne, les cellules de fusion, et ainsi de suite - une variété d'options.
3. flexibilité
Toute la productivité du système doit être suffisamment souple. Vous devriez être à l'aise contenu de tri et de filtrage en fonction des priorités changeantes. «Google Spreadsheets » vous permet de créer des filtres basés sur différents critères.
Certaines personnes qui adhèrent à GTD et d'autres systèmes utilisés dans le contexte de chaque tâche. Pour chacun d'eux attaché étiquette tels que « @ téléphone » ou « @ ordinateur », vous pouvez voir Seuls les cas qui sont réalisables où vous êtes, et les outils qui ont de vous en main.
Dans «Google Spreadsheets » est très facile à entretenir des filtres personnalisés avec plusieurs critères. Vous êtes libre d'appeler ces filtres que vous voulez, ce qui accélère la recherche pour eux.
4. La simplicité et l'ampleur de la capacité
L'un des principaux avantages des tables - leur simplicité. Et parce qu'ils sont faciles à utiliser, ils offrent amplement l'occasion. Ceux-ci sont disposés avec facilité et communiquer avec d'autres informations.
Vous pouvez créer une cellule avec le texte brut, et vous pouvez écrire une formule qui combine plusieurs données à la fonction. Vous décidez comment il devrait être lié à vos données.
5. Multi-plateforme
Tous cas ci-dessus à tout programme pour créer des feuilles de calcul Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, numéros d'Apple, et ainsi de suite. Dans tous - les mêmes principes de base des lignes, des colonnes et des formules. Mais «Google Spreadsheets » fonctionnent complètement dans le nuage, avec rapide et fiable.
Vous êtes libre de travailler avec tout système d'exploitation, de tout appareil. Il suffit d'avoir une connexion Internet et un navigateur installé.
exemples d'utilisation
Votre GTD-document peut contenir un certain nombre de feuilles. Imaginez qu'ils ont sept.
- projets. Allen définit un projet comme une tâche, qui consiste en plus de deux étapes et la mise en œuvre qui nécessite jusqu'à 12 mois. Dans la liste, vous pouvez faire quoi que ce soit - même le projet peut être remplacé l'huile moteur.
- affaires à venir. Une liste de choses que vous pouvez faire dès maintenant. Vous pouvez spécifier les dates approximatives et la mise en œuvre des priorités.
- attente. Les choses qui vous attendent à la performance d'autres personnes. ajouter des projets connexes et d'enregistrement, le cas échéant, la dernière fois que vous avez parlé à ces personnes.
- ordre du jour. Les travaux qui doivent être discutées lors des réunions régulières. Par exemple, si vous parlez à un visage hebdomadaire collègue à face, puis remplissez ici qui veulent négocier avec lui. Il est également possible d'ajouter une colonne avec des projets connexes.
- incubateur. La liste des choses que vous voulez faire un jour, mais encore ne savent pas exactement quand.
- revue hebdomadaire. Une liste des tâches que vous effectuez lors de la semaine Résumer. Cela peut être de vérifier les projets existants et l'ajout de nouvelles, la fermeture des « queues », et ainsi de suite.
- projets terminés. Tailler projet terminé et l'insérer dans la liste et marque quand il a fini. Si le projet devait juste se débarrasser, il est également à enregistrer.
projets
Le nombre de colonnes dans cette feuille peut être différente, mais il y a deux principaux, sur laquelle repose tout le système: « ID du projet » et « les affaires à venir. »
ID du projet - est son numéro unique. Attribution d'identificateurs va au-delà «Feuilles de calcul Google «. Ils peuvent garder tout votre système d'organisation. Par exemple, si vous stockez des fichiers et des notes liées à des projets dans les autres services, vous pouvez utiliser les mêmes chiffres en eux. Cela accélère considérablement la recherche des fichiers et des informations, et vous permet de garder pas beaucoup de choses à l'esprit.
Dans la colonne « Les cas à venir » ont suivi les trois aspects de chaque projet:
- combien de cas ajoutés à l'onglet « affaires à venir »;
- le nombre d'éléments associés à ce projet est à l'onglet « attente »;
- comme éléments liés au projet, situé sur l'onglet « Agenda ».
formule - une simple fonction de comptage, qui vérifie ces trois onglets, et fournit des informations sur le nombre d'activités liées à cet identifiant de projet. Cette colonne permet de trouver rapidement des projets sans les tâches effectuées. La séquence de « 0 | 0 | 0 « indique qu'il est nécessaire soit d'ajouter des actions au projet ou le reporter.
« En attente » et « Agenda »
Dans ces pages indiquer le nom de la personne que vous avez besoin de lui, et quand vous l'avez demandé, il applique à tout projet. Si vous rencontrez régulièrement avec cette personne, il est envoyé au « ordre du jour ». Quand vous le voyez qu'occasionnellement, puis l'ajouter à la « attente ».
incubateur
Dans une interview, Allen a dit que si un projet pour une semaine n'a pas bougé d'un iota, il l'envoie au « incubateur ». L'idée est simple: si vous ne faites pas un projet sur une base régulière, puis retirez-la de la liste, qui est constamment à l'esprit. En raison de ce projet il y a un gâchis et, en conséquence, il y a une barrière psychologique à la mise en œuvre des cas importants.
Chaque semaine, regard dans le « incubateur » et changer soit l'état du projet sur le « actif » ou ne touchez, ou complètement supprimé pas.
revue hebdomadaire
Cet onglet permet de vous assurer que votre listes de tâches aide pour améliorer votre vie personnelle et professionnelle. Donc, vous devez constamment revoir ces listes et les tenir à jour.
« Revue hebdomadaire » peut comporter des questions et des idées de réflexion. En fait, cette liste de déclencheurs uniques qui rappellent la nécessité du projet. Il aide également à vérifier si vous remplissez vos objectifs à vos besoins.
projets terminés
Si vous avez besoin de rappeler les résultats d'un projet, pour aider la feuille. Et même si vous savez ce que le projet a pris fin - par exemple, vous jeté - qu'il est parfois utile de savoir quand vous avez pris cette décision.
«Google Spreadsheets » Fonctions utiles __gVirt_NP_NNS_NNPS<__>notes
Ils peuvent être utilisés de plusieurs façons. L'un d'eux - d'écrire tous les cas à venir possibles pour un projet particulier. Ensuite, vous pouvez les copier directement dans la liste des « affaires à venir », en ajoutant la date d'achèvement souhaitée.
Les notes sont également utiles à leur destination. Ajouter des notes à l'état du projet, pour célébrer les étapes importantes et ajouter des informations utiles.
Pour ajouter une note, cliquez droit sur la cellule et choisissez « Insérer la note ».
commentaires
Les commentaires, contrairement aux notes sont automatiquement des hyperliens formatés qui peuvent parfois être utiles. Nombre de commentaires affichés sur l'onglet feuille au fond. En plus des commentaires, vous pouvez collaborer avec d'autres utilisateurs. Ils ajoutent des notes similaires.