Comment utiliser efficacement la durée de vie du système GTD
Productivité / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Auteur du projet "maître de la productivité».
Ce matériau - une suite de l'article "Comment mettre de l'ordre aux affaires et ont encore le temps: le guide complet du système GTD». Tout d'abord, il vaut la peine de se familiariser avec elle, comme l'a expliqué en détail la plupart des concepts utilisés.
Cet article - un guide étape par étape sur la façon d'appliquer GTD dans la vie. Lors de l'écriture, j'utilise les directives suivantes:
- La polyvalence. Décrite ici sont des idées universelles, et les utiliser pour construire un système pour vous-même GTD, qui travaillera avec exactement les services auxquels il était habitué.
- Simplicité. Le système devrait être intuitivement facile à utiliser. Sur l'entrée et le traitement de l'information doit passer un minimum de temps et d'énergie, ainsi que la planification des actions suivantes. Alors seulement, le système fonctionnera à long terme, même après de longues pauses, par exemple, si vous partez en vacances pour un mois, puis, quand vous revenez, vous serez en mesure de restaurer son approche de la gestion affaires.
- Fiabilité. La chose la plus importante - est d'être confiant dans son système, à savoir que rien oublier prévu, donc vous voyez le rappel au bon moment.
- à une concentration importante. Le système devrait vous aider à se concentrer sur la façon dont vous faites en ce moment, et dans ces cas, qui sont importants à long terme.
- Le plaisir. cas système de gestion et les objectifs devraient vous faire plaisir. Par exemple, quand il est couché sur le canapé après une journée de travail difficile avec le téléphone à la main, effacer de la liste des tâches accomplies et obtenir de lui un vrai plaisir. Surtout quand il est rendu plus la productivité de la croissance de votre emploi du temps.
5 étapes principales du système GTD
Étape 1. collecte d'informations
Pour recueillir absolument tout, même le plus petit, notre esprit sera clair et nous agirons aussi productive que possible.
Il est donc pas le travail standard listesParce que la plupart des gens ne capturera souvent des choses les plus importantes, et les centaines de problèmes qui ne sont pas si importants, ne prennent pas en compte. Mais il est un petit problème, vous rappelant régulièrement, utiliser une partie importante des ressources du cerveau et créer des expériences supplémentaires qui conduisent à la fatigue et le stress.
L'un des principes importants du système de GTD - il est complètement déchargé de la tête de toutes les tâches et les mettre dans un système fiable qui aidera au bon moment pour réfléchir à des questions importantes.
Encore faut-il prendre en compte que les paniers pour recueillir les données entrantes devrait être le montant minimum. Dans un idéal - un. Ensuite, il sera plus facile à manipuler.
Étape 2. traitement de l'information
A ce stade, nous traitons l'information qui est dans notre « Boîte de réception » le panier.
Il y a trois options pour la façon dont nous pouvons faire à ce stade:
- Marquer une tâche comme « Action », en montrant à l'étape suivante de sa mise en œuvre et la date limite. Vous ne pouvez pas spécifier date limiteSi on ne comprend pas précise du moment où pour effectuer la tâche.
- Déplacer les informations contenues dans le « Répertoire » si elle ne rien pas besoin, mais cela peut être utile à l'avenir.
- Supprimez les informations, déterminer qu'il est « ordures »: qui est à faire avec elle ne rien pas besoin, et elle n'a pas utile dans l'avenir.
Étape 3. organisation d'action
Toutes les actions ont lieu à travers l'entonnoir suivant.
Filtre 1 - « Coupure »
Demandez-vous, dois-je vraiment effectuer cette action? En cas de doute, supprimer.
Filtre 2 - « délégation »
Demandez-vous si vous devez faire, alors il a vraiment effectuer en personne suis-je? Dans le cas contraire, la responsabilité du délégué et le point le résultat final, les étapes intermédiaires de contrôle (points clés) et la date limite.
Si l'action doit exécuter vous passez au filtre suivant.
Filtre 3 - "Action"
Demandez-vous, cette action prendra plus de 2-5 minutes? Dans le cas contraire, faire maintenant et libérer la tête. Si oui, laissez tomber dans.
Actions dans le système peuvent être des types suivants.
« Prochaines étapes » - des tâches simples, qui consistent en une seule action (appel, écriture, go, etc.). Par exemple, l'action « sur le changement des roues pneus d'hiver » se composera des étapes simples suivantes: appeler et inscrivez-vous pour des stations-services, le temps de calendrier dans votre calendrier pour voiture au bon moment réparation automobile.
De telles actions sont pratiques pour recueillir la liste des lieux et les circonstances (listes de contexte). Il peut être une liste de « La boutique » où vous entrez dans tout ce que vous avez besoin d'acheter quand vous êtes dans un magasin, ou une liste de « Le président », dans lequel vous ajoutez des rendez-vous et des tâches qui peuvent être effectuées le soir après le travail dans son favori chaise. Ou une liste de « chef-questions » où vous écrivez toutes les questions que vous rencontrez à le chefPuis de les résoudre à la fois.
Toutes ces actions, je fixe habituellement ou "Google Agenda« (réunions et événements) ou Todoist - services de cloud computing, où il convient de systématiser la tâche.
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« Projets » - tâches à effectuer qui nécessitent plus d'une étape. Pour le projet est passé du point mort, il est nécessaire de décrire les premières étapes à mettre en œuvre et de laisser un rappel à ce sujet dans un système fiable. En conséquence, les tours de projet dans une chaîne d'étapes simples, dont chacun peut se faire dans les cinq prochaines minutes et obtenir un résultat.
Les projets que je place sur les cartes Trello. La carte est un récipient idéal pour des projets, où vous pouvez placer:
- la description et le but du projet;
- liens vers d'autres documents sur le projet;
- les noms des personnes responsables;
- date limite;
- des listes de vérification comprenant les étapes suivantes;
- commentaires sur le projet;
- les fichiers nécessaires, et ainsi de suite.
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« Action différée ». Si nous ne pouvons pas planifier les prochaines étapes sans autres événements ou informations (par exemple, attendre jusqu'à ce que le téléphone envoie un centre de services familiers, où vous pouvez avec profit remplacer les pneus), une telle action que nous serons entrés dans la liste des « différée ». En option, vous pouvez mettre un rappel que vous avez besoin quelque chose à contrôler.
Ces listes de cas peuvent être structurés dans un contexte de liste. Par exemple, faire une liste des tâches qui lui sont confiées à son adjoint.
Liste « Un jour » Il contient des œuvres qui ne nécessitent pas de mesures actives maintenant, mais nous aimerions jouer dans l'avenir.
Il peut être:
- livresEt des cours de formation vidéo qui veulent acheter;
- compétences utiles qui veut apprendre;
- endroits que je veux visiter;
- choses que je veux acheter.
Vous devriez regarder régulièrement cette liste, en prenant les dossiers et les transformer en objectifs à atteindre que vous travaillerez.
Étape 4. examen régulier
Pour que le système fonctionne, vous devez examiner régulièrement les principales tâches et des projets visant à supprimer ceux qui ne sont plus pertinentes, et la nouvelle sorte par priorité et envoyé à l'emploi.
Pour examen un tel a été réalisée sur une base régulière, suivez ces conseils:
- Laisser pendant 30-60 minutes dans le calendrier de l'examen (d'abord une fois par semaine serait suffisant).
- Faites une liste ou planifier un tel examen, qui définissait la séquence, que derrière ce qui se passe. Ce plan ne devrait pas être trop difficile, et l'examen ne devrait pas vous prendre trop de temps, sinon il vous suffit de ne pas le faire régulièrement.
Ci-dessous - un exemple de ma liste de contrôle avec aperçu hebdomadaire. Je l'ai fait dans un format circuit-lits avec la séquence d'action, ce qui montre les services / documents, que je regarde. Vous pouvez le placer dans la liste habituelle ou dessiner de la main d'un circuit que vous êtes à l'aise.
Imprimez quatre comme liste de contrôle pour un mois. Lors de l'examen hebdomadaire de prendre un d'entre eux dans ses bras et porté dans la liste radiée. Cet exercice simple va vous motiver continuer à effectuer ces examens.
Étape 5. actes
Lorsqu'un plan est établi pour une semaine, reste à agir. Ne laissez pas l'une des principales erreurs des débutants au travail sur le système GTD quand trop de temps est consacré à l'organisation des tâches au lieu de la mise en œuvre effective.
Voici quelques conseils pour rendre l'action plus efficace.
- Les plans pour la journée en fonction du plan pour la semaine. Diviser le jour en blocs, en sélectionnant l'unité 2-3 pour effectuer des choses importantes et deux blocs affectés à d'autres tâches. unités Durée - en moyenne 60-120 minutes. Le bloc est inséré entre le temps libre pour les cas d'urgence.
- Les travaux sur le système PomodoroPour cela, vous pouvez régler la minuterie. Son essence est simple: toutes les 25-30 minutes de fonctionnement, prenez une pause de cinq minutes, et après la troisième unité d'affaires - une longue pause (15-30 minutes). Il y a trois blocs de 30 minutes avec des pauses de cinq minutes, suivie d'une longue pause pendant 15-30 minutes. Pendant la journée, vous pouvez passer 2-4 ces cycles, selon la fréquence que vous distrayant.
- Au cours des importantes unités des affaires tentent d'éviter d'être distraits par d'autres personnes et d'autres sons (vous pouvez inclure un casque spécial la musique pour la concentration).
- Déterminer si votre niveau d'énergie un maximum (par exemple, de 7 h à 9 h), et à ce moment pour effectuer les choses les plus importantes que vous rapprocher des objectifs personnels.
- Ne prévoyez pas trop de choses importantes à faire pour la journée: il suffit 1-3. Il est important qu'à la fin de la journée, en regardant les choses croisées dans votre plan, vous êtes heureux et avez un plan réaliste pour demain.
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