Comment arrêter le flux des tâches entrantes et l'ordre dans les affaires
Productivité / / December 23, 2019
Il y a quelques jours, avec une connaissance, une conférence sur le thème de la charge de travail de gestion. Il a posé la question - « Chaque jour, je recevais des tâches plus que ce que je peux accomplir. Le nombre de tâches en attente de toutes les augmentations et des augmentations et des augmentations de chaos. Comment l'arrêter? « La question est pertinente pour beaucoup. Beaucoup sont familiers avec le sentiment d'impuissance vécue par les personnes sous l'assaut des tâches entrantes et de plus en plus, à faire la liste. Voici les 5 étapes pour sortir du chaos.
Conseil №1 - Arrêtez-vous ...
1. ou plutôt... Arrêter le flux entrant. Afin de comprendre le mécanisme de travail, il est nécessaire de commencer à arrêter. Vous ne serez pas en mesure de résoudre le problème aussi longtemps qu'ils continuent à venir à vous un torrent. Alors arrêtez le flux. Ne pas accepter de nouvelles tâches et prendre une pause. Cet arrêt ne sera pas seulement vous permettre de démonter facilement la liste actuelle, mais aussi de se concentrer uniquement sur ce point. En général, le Conseil Chambre 1 - Collect toutes les tâches dans une liste, et ne pas prendre les choses nouvelles mais pas mis sur la liste. Remarque - faire la liste est « bon » quand vous savez tout ce que vous devez faire est de sentir un certain contrôle et heureux avec eux-mêmes. Le dernier point est le plus important. C'est pas une blague. Vous avez besoin de retrouver un sentiment de satisfaction.
Et comprendre - le monde ne sera pas l'effondrement et la société ne cédera pas si vous retiriez pendant deux ou trois jours.
2. coûts de temps Taux. La prochaine chose à faire est d'estimer combien de temps il faudra pour chaque tâche. Haute précision de l'évaluation n'est pas nécessaire. Vote « l'oeil ». La principale chose que vous pourriez comprendre - comment devrait être passé beaucoup de temps pour accomplir toutes les tâches de la liste. Il peut arriver que, selon les estimations préliminaires, la liste complète, vous aurez besoin de 2 mois de temps de travail net. Si ces tâches ne sont pas distribués dans le temps, de sorte que vous pouvez vraiment les remplir, la liste est absurde et nécessite une optimisation.
3. Liste Optimize. Pas une mince affaire. Pour une raison - pour optimiser besoin d'une évaluation sérieuse et critique de leurs cas.
- Donner aux autres tout ce qu'ils peuvent faire sans vous. Il y a des doutes? Pensez-vous que vous pouvez le faire mieux? Toujours donner et mettre un rappel sur le contrôle.
- Regroupez vos tâches. Prenez le temps de traiter les appels de courrier électronique et téléphone. Faire des choses semblables dans une rangée. Cela permet d'économiser du temps.
- Mettez tout ce qui peut être fait plus tard. Même les choses associées aux clients peuvent être transférés. organiser tout simplement. Attribuer des contacts avec les clients de façon plus égale. Modifier les dates où cela peut être fait. salle de vous libre de manœuvre.
- Retirez tout ce qui a perdu sa pertinence. tuer sans pitié tâches, dont la pertinence est douteuse.
4. Effectuer des tâches pour. Trier la liste des tâches du plus petit au plus grand. Cela signifie que tout d'abord aller l'entreprise de temps le plus court. Faire toutes les choses qui nécessitent moins de 30 - 40 minutes. Faites-les successivement jusqu'à la fin. Oubliez tout le reste. Lorsque le problème à court terme, vue sur la liste okinte. Certes, il est devenu plus réel et peut travailler avec elle. Peut-être vous pouvez même reprendre le flux des tâches. Dans tous les cas, planifier toutes les tâches restantes de sorte que vous êtes près de 100% de probabilité d'entre eux ont pu effectuer comme prévu. Et vous-même créer une réserve de temps à 15-20% du temps nécessaire pour résoudre le problème. Qui mieux que le remake inachevée.
5. Dites « non » de la planification difficile. En tout cas limiter pas strictement le temps et la date limite pour la tâche. Maintenant, la planification rigide est votre ennemi. planification stricte efficace dans une situation de contrôle relativement stable. Maintenant, tout est très fragile. Alors, donnez-vous le temps et la proportion des libertés. Ne conduisez pas votre cerveau dans le cadre. Dans le cas contraire, vous revenez à l'endroit où vous avez commencé. Vous avez besoin calme, mesurée pour effectuer la tâche dans la liste en temps voulu. Encore une fois - dans l'ordre. Ne manipulez pas la tâche jusqu'à ce que vous avez terminé la précédente. Une tâche à la fois.
Plus important encore - comprendre et accepter le fait que vous ne pouvez pas se permettre d'arrêter et de mettre mes affaires en ordre.
Cinq des étapes ci-dessus se sont avérées efficaces dans la pratique. Ils sont efficaces pour « éteindre les incendies » et « débris ratisser », mais les besoins de travail à construire de telle sorte que de telles situations ne se posent pas. Pensez-vous que vous devez faire pour ne pas conduire à l'extrême?