6 conseils pour un travail efficace avec e-mail
Travailler Et étudier Productivité / / December 23, 2019
Email est l'un des meilleurs moyens de communication et, peut-être, le seul qui est utilisé par tous les utilisateurs, sans exception. Vous pouvez aimer ou ne pas aimer les messagers, utiliser Skype ou chat Facebook, mais l'adresse e-mail que vous avez à coup sûr.
Chaque jour, nous recevons à votre boîte aux lettres, non seulement des messages d'amis et de collègues, mais aussi des dizaines de courriels promotionnels, les notifications, tout simplement le spam. Afin de ne pas se noyer dans le grand nombre de messages entrants, il est important de développer et d'appliquer les compétences de travail efficace avec e-mail.
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Programmez e-mail de vérification
Si vous sentez que vous passez trop de temps sur le traitement du courrier, et le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception encore ne diminue pas, essayez un plan plus difficile tout en vérifiant votre courrier boîte. En général, nous commençons à vérifier le courrier, trouver un lien intéressant dans la lettre, rendez-vous sur le site, et de là à l'autre... et après une demi-heure de rappel et retourne à l'analyse des lettres. En conséquence, le temps a passé et le cas n'a pas bougé.
Alors, essayez de s'isoler pendant un certain temps limité à travailler avec e-mail. La fréquence et la durée de chacun de ces intervalles peuvent être réglés pour eux-mêmes sur leur propre, en fonction du volume de sa correspondance. Peut-être que ce sera une heure le matin et une heure à la fin de la journée, vous préférez peut-être aller à votre compte de messagerie toutes les heures pendant cinq minutes. La chose la plus importante - essayer de respecter strictement le calendrier établi pour vous-même et ne pas se laisser distraire sur quoi que ce soit étranger. Les connaissances que Votre temps est limité, Va inévitablement conduire à une augmentation de l'efficacité du traitement des recettes postales.
Chaque lettre action des moyens
La règle principale est que vous devez appliquer lors de l'analyse syntaxique courrier - chaque lettre ouverte vous oblige à toute action. Si vous avez ouvert la lettre, puis dans tous les cas, il est impossible de le laisser à nouveau en nouveau. Vous avez soit immédiatement répondu à la lettre ou l'envoyer à quelqu'un qui est à mieux faire face à ce problème, ou de planifier eux-mêmes tâche Google tâche ou calendrier - en tout cas, à la suite de votre lettre d'action devraient être supprimés ou déplacés dans l'archive, la est laisser le dossier boîte de réception. Sous réserve de cette simple règle de votre boîte de réception a finalement effacé.
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Filtres et étiquettes
Si vous obtenez sur une base quotidienne d'un grand nombre de lettres, leur analyse nécessite beaucoup de temps et d'efforts. Pourquoi ne pas utiliser les ressources du service postal, d'autant plus que dans la plupart des services, cette fonctionnalité est présente et bien mis en œuvre?
Nous parlons de la mise en place des filtres pour le traitement automatique du courrier. Au lieu d'avoir à cliquer manuellement sur chaque message et votre chaque clic - c'est aussi le temps et l'effort, juste configurer les filtres nécessaires. Par exemple, tous les messages avec l'adresse de vos parents sont automatiquement placés dans la famille du dossier et marqué comme marqueur important. Tous les communiqués de presse vont dans un dossier séparé sans passer par dossier boîte de réceptionEt les notifications des réseaux sociaux à la fois voler dans chariot.
Ainsi, vous pouvez diffuser le message sur les thèmes principaux et de se préparer adéquatement pour leur traitement. Vous ne serez plus une situation où votre cerveau est l'analyse adresse passe du bureau des affaires intérieures questions et puis tout de suite sur la distribution de divertissement, puis à nouveau.
Options pour une variété de filtres, il y a une quantité énorme et je suis sûr qu'une fois la construction d'un système de filtration automatique, vous économiserez jours et des mois de votre temps. En outre, en attribuant des étiquettes ou des dossiers de distribution, vous pouvez facilement trouver les lettres dans l'archive (vous souvenez-vous de ce dossier boîte de réception nous avons complètement vide?).
utilisation recherche
De nombreux utilisateurs, surtout les débutants, garder tous vos e-mails dans votre boîte de réception, parce qu'ils se sentent qu'ils ne les retrouveras plus archiver. Si vous configurez un système de filtres et des étiquettes comme décrit dans le paragraphe précédent, l'archive est déjà commandé et il est beaucoup plus facile de naviguer. Mais ne pas oublier aussi de la barre de recherche. Par exemple, dans le moteur de recherche de Gmail est si parfait (qui doute!) Pour toute lettre aura aucune difficulté.
utiliser la marque
De nombreux services postaux ont un message de marquage de fonction avec des marqueurs spéciaux (dans Gmail est une étoile). Avec leur aide, il est facile de fournir les messages nécessaires qui requièrent votre attention et de les mettre dans un dossier séparé. Dans Gmail, vous pouvez choisir un ensemble de timbres et assez souple pour les utiliser. Ainsi, un seul coup d'œil sur le contenu de votre boîte aux lettres sera suffisant pour sélectionner les lettres en fonction de leur importance.
Utilisez les raccourcis clavier
En utilisant les touches de raccourci permet d'accélérer le traitement du courrier afin qu'il vaut la peine de passer quelques heures pour les étudier. Mais avant cela, jetez un oeil sur les paramètres (dans Gmail est Paramètres - Général - Raccourcis) Et assurez-vous qu'ils sont inclus. Après cela, cliquez simplement sur le clavier en face d'un point d'interrogation et vous serez invité à toutes les touches de raccourci Gmail.
Le courrier électronique est un excellent outil de communication, mais cela ne signifie pas que vous devez donner à ce processus une moitié de sa vie. automatisation maximale de tous les processus, des réponses rapides, ou des messages de transfert, la planification de leur temps ainsi que d'autres conseils cet article vous permettra de assez rapidement pour faire face à un certain nombre de lettres et de gagner plus de temps pour des activités plus agréables.