Comment ne pas être esclave de e-mail: 7 conseils de la tête LinkedIn
Travailler Et étudier Productivité / / December 23, 2019
Un grand nombre de personnes chaque jour sont confrontés au même problème: e-mail, conçu pour optimiser l'organisation et les processus de travail et les processus de communication, souvent se transforme en un gardien de mal, vous fait suivre attentivement les membres, si vous travaillez sur un convoyeur bande. vous coûte un peu distrait en accumulant sans cesse transformer l'information rapidement propre et propre râteau de vidage de boîte aux lettres qui est plus difficile plus vous ne retournez pas à la courrier.
Aujourd'hui, nous vous proposons quelques conseils simples pour gérer le processus d'interaction avec l'e-mail de Jeff Weiner, directeur général LinkedIn. Cette personne en service doit rester en contact avec des centaines de personnes chaque jour, et il a quelques trucs qui lui permettent de ne pas se noyer dans cette avalanche informations.
Ma boîte mail est essentiellement devenu un nœud central dans mon flux de travail - par la poste, je communique régulièrement avec plus de 4300 employés travaillant dans 26 villes à travers le monde. Je ne peux pas dire que je l'ai toujours été fan de e-mail, ou que je n'étais pas une situation où mon travail avec la poste ressemblait à une tâche de Sisyphe.
Quoi qu'il en soit, au fil des années, j'ai développé quelques recommandations pratiques qui m'a permis de passer de la notion de « contrôle de moi un courriel, » le concept de « Je contrôle le courrier. »
1. Voulez-vous recevoir moins de courrier - envoyer moins email
Un tel conseil semble ridiculement simple, surtout dans le contexte d'un tel problème commun, mais pour moi-même, je pense que c'est la règle d'or pour la gestion des e-mail avec succès.
Cette conclusion est venue me tout en travaillant dans une entreprise précédente, où deux employés le plus étroitement associé avec moi, ont quitté l'entreprise. Ils sont très efficaces pour communiquer avec les gens, beaucoup de travail et, comme il est apparu, envoyer beaucoup de courrier. Tant qu'ils ont travaillé dans l'entreprise, le volume de courrier qui vient par e-mail, semblait tout à fait normal, mais après avoir quitté, je trouve que dans mon trafic de courrier a diminué d'environ 20-30%.
Toute cette activité dans le poste était non seulement leurs lettres: il y avait mes réponses à ces questions, mais il y avait des lettres et des réponses de tous les destinataires est jointe à la correspondance. Souvent, ces messages ne sont pas demandé ma participation obligatoire à la discussion.
A partir du moment où je me suis fixé condition claire - ne pas écrire aucun besoin apparent. Résultat: moins e-mail et plus d'ordre dans le tiroir sans préjudice de l'activité de travail. Depuis, j'essaie de ne pas déroger à cette règle.
2. Marquer comme non lus en attente des e-mails
Marquer comme non lu des lettres a fondamentalement changé la façon dont je travaille avec le courrier. Je marche assez rapide pour le courrier entrant, répondre immédiatement à la plus urgente, et de supprimer inutiles. Ces lettres, auxquelles je dois revenir plus tard si le temps, je marquer comme non lu. Cela permet d'éliminer la crainte qu'une lettre importante lu et laissé sans réponse, seront oubliés et seront enterrés dans les entrailles de la boîte aux lettres. Cette approche permet une sorte de ToDo-List, à laquelle je reviendrai plus tard.
Chaque fois que j'essaie de finir avec le nombre minimum de messages en attente, et idéalement, ils ne devraient pas être du tout. Si ce jour, je n'ai pas le temps de revenir à eux, ils vont commencer le matin ouvrable suivant.
3. Définir un calendrier précis avec messagerie
Au cours des dernières années, ma vie passe les jours ouvrables selon le calendrier joli chotkomu. La hausse du 5: 00-5: 30 h, une heure sur le courrier électronique, nouvelles lecture, petit-déjeuner, jouer avec les enfants, la formation, bureau, rentrer à la maison, mis les enfants au lit, dîner avec sa femme, se reposer (regarder la télévision en général une boîte de réception en passant le nettoyage pendant les publicités et ennuyeux moments).
Il a été constaté que coller à ce programme, je gère facilement le courrier, cependant, il vaut la peine au moins un peu d'ordre de changement, comme commence le chaos dans votre boîte aux lettres.
Dans ce cas, vous ne sentirez pas la pression croissante de savoir que votre boîte soudainement être laissé sans attention. Le respect du calendrier vous aidera à garder tout sous contrôle. Cela a permis de Benjamin Franklin, et vous aidera.
4. lui-même compris
Rappelez-vous le jeu de téléphone cassé? Ensuite, il était assez drôle, mais maintenant tout est pris en compte dans le concept de travail et d'affaires, et ce n'est pas des jeux.
Les mots sont très importants, et afin d'éviter l'ambiguïté et une mauvaise interprétation de leur besoin d'être sélectionnés très attentivement. Le plus simple et clair pour comprendre votre texte, moins la probabilité d'une deuxième lettre à la demande d'expliquer la première.
5. Pensez aux bénéficiaires
Souvent, il semble que le champ « À » et « Cc » perçue par beaucoup comme une seule et même. En fait, ils peuvent être utilisés uniquement pour préciser de l'un des destinataires que vous attendez une réponse, et qui a envoyé une copie de la lettre dans le but de le garder dans la boucle.
En fait, ne pas sélectionner les destinataires, qui sont tenus de répondre - c'est le meilleur moyen de faire une panique et la confusion dans la conversation. 6 destinataires au lieu de 1 et 5 copies du bénéficiaire - ce 5 réponses possibles supplémentaires, dont chacun peut se développer dans l'ensemble de la conversation séparée.
6. accuse réception
Si vous avez spécifié comme destinataire, et la lettre est vraiment adressée à vous, ne soyez pas paresseux pour informer l'expéditeur que vous avez reçu une lettre. Ne pas besoin de beaucoup de mots, vous aurez juste « accepté » ou « reçu ». Ce sera un signe que les informations que vous avez reçu en plein volume et correct et l'expéditeur n'est pas tenu de vous envoyer quelque chose d'autre sur le même sujet.
Si vous ne reçu pas confirmé, l'expéditeur reste complètement ignorant de la lettre. Peut-être qu'il est perdu dans les profondeurs de votre boîte aux lettres? Si cette information est importante, les doutes et l'excitation forcera l'expéditeur de vous écrire une autre lettre Je vous demande de confirmer la réception de la première lettre, ou demander à quelqu'un d'autre au sujet de votre présence au travail lieu. Impliquez personnes supplémentaires, envoyées et reçues des lettres supplémentaires.
7. Gardez vos émotions du courrier
Email peut être un outil utile si vous l'utilisez correctement. Elle peut devenir une force destructrice si elle est utilisée de manière incorrecte. L'exemple le plus commun - l'utilisation du courrier électronique pour la discussion des questions controversées et sensibles du conflit.
Je ne cesserai jamais d'étonner comment les gens utilisent des mots de correspondance et des phrases qui ne sera jamais dit en présence du même public.
Si vous vous trouvez soudainement dans une correspondance similaire, faire une chose simple - arrêter. Pour résoudre le différend ou un conflit peut, prendre le téléphone et appeler le destinataire, que ce soit lui rencontré personnellement. Ces questions délicates doivent être traitées pas dans la correspondance de texte. Le texte ne donne pas la composante émotionnelle, l'intonation et d'autres choses importantes qui pourraient être décisifs pour une solution constructive du problème.
(via jeff Weiner)