Nous avons mis en place un système de gestion électronique de documents en quelques clics

Avantage traduction des documents d'affaires sur la figure et dans le nuage. Mais certaines entreprises pensent qu'il est trop difficile à ce jour: des termes inconnus, on ne sait pas comment tout cela fonctionne. «porte-voix«J'ai créé un système électronique de documents très simple et pratique.

Un peu d'histoire et de la théorie

En 1960 l'organisation aux Etats-Unis et en Europe ont commencé à échanger des données électroniques. Mais document électronique apprécié que quelques grandes entreprises qui pouvaient se le permettre. En effet, des normes communes ne seraient pas échanger des documents électroniques. Alors que dans les années 1970 ne parle pas de la signature électronique.

signature électronique - qui est, d'informations sous forme électronique qui est fixé à l'autre des informations sous forme électronique (Information signé), ou autrement associés à ces informations et qui est utilisé pour déterminer le signataire informations.

L'article 2 de la loi fédérale « sur la signature électronique »

Autrement dit, il est nécessaire du document électronique pour valider son authenticité (auteur), l'authenticité et l'intégrité.

L'algorithme cryptographique pour créer une signature numérique primitive a été développé en 1977. Et sept ans plus tard, ils ont adopté l'échange européen commun EANCOM de données standard (EDI).

Dans les années 1990, de nombreux pays européens ont adopté des lois spécifiques sur les documents électroniques et documents juridiquement importants se sont réalisés sous forme électronique. En Russie, une loi adoptée en 2011.

gestion électronique de documents

De plus en plus d'entreprises à automatiser les processus d'affaires internes, mettre en œuvre des systèmes d'information et de stocker des données dans le nuage. A la place des traités et des actes de papier viennent aux documents électroniques. Loi sur les heures.

Et si l'optimisation interne de la plupart des entreprises gérer plus ou moins de succès, le document électronique avec des entrepreneurs souvent franchement boiteux.

Gestion électronique de documents (GED) - un document juridiquement significatif sous forme électronique entre personnes morales et / ou des particuliers.

Une situation typique: le comptable est dans son système comptable, certificat d'achèvement, imprimer et l'envoyer par courrier à la contrepartie. Quelques jours plus tard, le comptable de l'entreprise partenaire reçoit et numérise le document, puis faire manuellement le câblage dans son système comptable. Les deux parties doivent stocker la version papier de l'acte.

Gestion électronique de documents dans les temps simplifie et accélère le processus.

Avantages de l'EDI

1. Pas besoin de payer le salaire pour payer le courrier ou les services postaux.
2. Travailler avec des documents électroniques plus rapides et plus pratique, et le risque qu'ils se perdent en chemin, est égal à zéro.
3. Pas besoin de stocker des tonnes de papier dans le bureau.
4. Tous les documents sont à une distance d'un clic pour accéder à un d'entre eux peut être partout où il y a un accès Internet.

Comment mettre en place EDI

Il existe deux façons d'échanger des documents électroniques: directement et par un intermédiaire.

Dans le premier cas, l'entreprise doit conclure un accord avec l'autre, qui sera décrit en détail la procédure de et les conditions d'échange, ou chacun des sous-traitants doivent avoir une électronique qualifiée signature. Pour obtenir, il est nécessaire d'appliquer au centre de certification accrédité par le Ministère des communications de la Russie.

Cependant, même en présence d'une signature électronique qualifiée, tous les documents peuvent être envoyés directement, par exemple par courrier électronique. Selon la loi actuelle, une facture peut être envoyé sous forme électronique approuvé par le format XML Service fédéral des impôts.

Il est donc beaucoup plus facile de mettre en place des documents électroniques par un intermédiaire. société « MegaFon » a développé une interface Web pour la forme, la signature et l'échange de la comptabilité et d'autres documents entre entités juridiques. Avec l'aide de votre comptable, directeur ou secrétaire sera en mesure d'entrer rapidement dans un contrat avec un nouveau partenaire, définissez la charge du fournisseur ou de prendre une estimation de l'entrepreneur.

Dans ce cas, tous les documents seront systématiquement et de manière fiable stockés dans le bureau personnel de l'entreprise.

Pour utiliser l'EDI, vous devez disposer d'une signature électronique qualifiée.

Dans le bureau privé du portail « document électronique » de « Mégaphone » peut créer de nouveaux documents (sans signature et envoyer) et les télécharger sur l'ordinateur de bureau.

Là, vous pouvez demander les documents faisant état de communiquer: les comptes, les factures et les actes. Les documents produits de cette manière sont juridiquement pertinents et ne nécessitent pas l'impression ou la duplication sur papier.

Même un accord sur la fourniture de services de communication mobile « MegaFon » peut être conclu à distance. Pour les clients corporatifs, qui ont une signature électronique n'est pas nécessaire de passer du temps à visiter le bureau de l'entreprise. Tout peut être fait par l'étude personnelle. Rapidement, et surtout, absolument libre.

Un autre avantage du document électronique de la « MegaFon » est qu'il peut être facilement intégré à 1C. Si vous travaillez avec ce système comptable, vous pouvez télécharger des documents sur le portail directement à partir 1C.

Pour commencer à utiliser le « document électronique », vous devez:

1. Inscrivez-vous à la appropriée portail.
2. Se connecter à un système de signature électronique valide.
3. Remplissez une demande d'adhésion au Système de régulation document électronique.

Les 14 premiers jours, vous serez en mesure d'utiliser le package de base « Promo ». Il met gratuitement à envoyer jusqu'à deux mille formalisés et non formalisés à des milliers de documents. Deux semaines - assez de temps pour profiter de tous les avantages du document électronique. Ensuite, vous pouvez choisir un plan tarifaire en fonction de vos objectifs commerciaux.

Service « électronique de » économise de l'argent et le temps d'enregistrement des transactions et l'échange de documents. Les avantages du service pour apprécier pleinement les agents, distributeurs, franchisés, entreprises avec une structure de branche et ainsi que les entreprises qui prévoient d'accroître l'efficacité de l'échange de documents tant à l'interne et lorsqu'ils traitent avec partenaires. Les processus d'affaires plus rapides, plus le profit. D'accord, il est idiot de passer décision un tel.

Commencez à utiliser gratuitement