46 Fonctionnalités secrètes de Microsoft 365

Mot

Un programme pour créer, visualiser et éditer des documents texte.

1. Protéger un document avec un mot de passe

Si vous avez un ordinateur sous Windows, alors pour installer le code, cliquez sur l'onglet "Fichier", puis "Information" → "Protéger le document" → "Crypter avec un mot de passe". Si sur MacOS - "Revoir" puis "Protéger le document".

L'essentiel est de se souvenir de la combinaison inventée, car il est impossible de récupérer le mot de passe dans Word.

2. Créez vos propres modèles, thèmes et styles

Cela vous facilitera la tâche si vous préparez régulièrement des documents similaires, tels que des rapports mensuels ou des cours, et que vous utilisez constamment le même formatage de texte.

Pour conserver le style, sélectionnez le texte formaté comme vous le souhaitez et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Dans la barre d'outils qui s'affiche, cliquez sur Styles, puis sur Nouveau style. Donnez-lui un nom et cliquez sur "Ok".

Pour enregistrer le modèle, retirez le document, puis cliquez sur le bouton Office → Enregistrer sous → Modèle Word.

Pour créer votre propre thème, allez dans l'onglet Conception → Couleurs → Personnaliser les couleurs.

3. Extension de la barre d'outils d'accès rapide

Par défaut, le panneau contient les boutons "Enregistrer" et "Annuler l'action", mais dans les paramètres, vous pouvez en ajouter d'autres. Pour ce faire, recherchez la commande dont vous avez besoin sur le ruban, par exemple "Tableau", faites un clic droit dessus et sélectionnez "Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide".

4. Convertir un document en page Web Sway

Lorsque vous enregistrez le document, dans la zone Type de fichier, sélectionnez Page Web filtrée. De cette façon, vous pouvez partager votre travail avec tous vos collègues. La page affichera la même chose sur tous les appareils, que le destinataire dispose de Word ou non.

5. commentaires

Utile si vous travaillez sur un document avec toute une équipe. Vous pouvez laisser un message ou poser une question en cliquant sur l'onglet «Révision» → «Commentaire» → «Nouveau commentaire». Pour vous adresser à quelqu'un en particulier, entrez le nom ou le surnom de la personne via @.

6. Différentes orientations de page dans un même document

Sélectionnez la page dont vous souhaitez modifier l'orientation. Cliquez sur l'onglet Mise en page → Mise en page → Orientation. Dans la colonne "Appliquer", sélectionnez "Vers la section actuelle". Utile si vous souhaitez insérer une grande illustration horizontale, comme un diagramme, dans un document texte.

7. Focalisation

Le bouton "Focus" se trouve dans l'onglet "Affichage". Si vous cliquez dessus, seule une feuille blanche restera à l'écran: le menu Word et la barre des tâches disparaîtront. Un vrai salut quand vous avez du mal à vous concentrer sur le travail.

8. Presse-papiers

Il accumule tous les fragments du texte que vous avez copiés ou coupés en travaillant avec le document. Pour les visualiser, dans l'onglet "Accueil" du groupe "Presse-papiers", cliquez sur le bouton Démarrer (situé dans le coin inférieur droit).

9. Modifications à main levée

Sur les appareils à écran tactile, vous pouvez utiliser votre doigt ou votre stylet pour modifier le texte à l'aide de l'outil Dessiner. Dans celui-ci, vous devez sélectionner le stylo "Éditeur d'écriture manuscrite".

• Entourez le texte pour le faire ressortir.
• Texte barré à supprimer. Vous pouvez supprimer immédiatement une grande section de texte en la traversant en diagonale.
• Tracez une ligne ondulée entre les mots. Cela les connectera.
• Tracez une ligne verticale à l'intérieur du mot pour le séparer.
• Dessinez une coche pour ajouter un mot.

10. Récupération de documents

Si vous avez oublié d'enregistrer les modifications apportées à un document existant, accédez à nouveau, ouvrez l'onglet "Fichier" et cliquez sur "Détails". Dans la section Gestion des livres, sélectionnez le fichier À la fermeture sans enregistrement. Et cliquez sur la commande "Restaurer".

Si vous avez accidentellement fermé un nouveau fichier, procédez comme suit: "Fichier" → "Informations" → "Gestion des documents" → "Récupérer les livres non enregistrés".

Exceller

Un programme pour travailler avec des feuilles de calcul.

11. Délimiteurs

Vous pouvez les ajouter pour séparer visuellement les métriques dans une table. L'outil Bordures se trouve dans l'onglet du menu Police.

12. Graphique basé sur un tableau

Pour créer un tableau croisé dynamique, vous devez sélectionner les cellules nécessaires et appuyer sur F11: Excel lui-même convertit les données en un graphique sur une nouvelle feuille.

De petits diagrammes, ou graphiques sparkline, peuvent être insérés dans le tableau lui-même. Pour ce faire, ouvrez l'onglet "Insertion", cliquez sur "Sparklines" et sélectionnez "Graphique" ou "Histogramme".

13. Marqueurs de page colorés

Pour faciliter la recherche d'une feuille contenant des informations importantes, son étiquette peut être recouverte de couleur. Pour ce faire, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande appropriée.

14. Sélectionnez toutes les cellules

Vous pouvez le faire de deux manières: en maintenant la combinaison Ctrl + A ou en cliquant sur le bouton dans le coin gauche de la feuille Excel.

15. Combinaison de texte avec &

Cliquez sur la cellule à combiner et mettez un signe égal (=). Cliquez maintenant sur la première cellule de données, puis entrez la combinaison & ”“ (&, guillemets, espace, guillemets). Cliquez sur la deuxième cellule que vous souhaitez fusionner.

16. Accélérer la saisie

Vous pouvez attribuer des remplacements simples à des mots complexes ou à des icônes qui ne figurent pas sur le clavier. Par exemple, Ivan Ivanovich Ivanov - II. Pour ce faire, sous l'onglet Révision, cliquez sur Orthographe, puis sur Options, à nouveau sur Options d'orthographe et de correction automatique.

Power Point

Programme de création de présentations.

17. Idées de décoration

Entrez le texte et ajoutez des images à la feuille standard, allez dans l'onglet "Conception" et cliquez sur le bouton "Idées de conception". PowerPoint vous proposera des options de conception.

18. Transformation d'image

Pour créer une impression d'animation, utilisez une transition Transformer entre deux diapositives. Ainsi, vous pouvez montrer, par exemple, la croissance d'un arbre ou le saut d'un lièvre.

19. Utilisation de modèles 3D

Ils peuvent être ajoutés sous forme d'illustrations via l'onglet "Insertion". Vous pouvez créer plusieurs diapositives similaires et modifier légèrement la position du modèle 3D. Ajoutez une transition de transformation pour une animation fluide.

20. Ajouter un gif - animation

Insérez-le dans votre présentation comme un dessin ordinaire. Ouvrez l'onglet Diaporama et cliquez sur Démarrer le diaporama: le GIF se déplacera.

21. Saisie manuscrite

Si vous créez votre présentation sur un smartphone ou une tablette, vous pouvez ajouter des dessins ou une écriture manuscrite à l'aide de l'outil Peinture.

22. Réutilisation des diapositives finies

Sélectionnez la diapositive que vous souhaitez conserver et copiez-la. Allez maintenant dans l'onglet "Fichier" → "Nouveau" → "Présentation vierge". Supprimez la diapositive vierge et collez la vôtre. Enregistrez cette présentation en tant que modèle.

23. Regroupement des diapositives en sections

Cliquez avec le bouton droit entre les diapositives et dans le menu contextuel, cliquez sur Ajouter une section. Aide à organiser une grande présentation.

24. Conception identique des figures avec légendes

Sélectionnez toutes les images et inscriptions nécessaires, en maintenant la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur «Outils pour les images». Cliquez ensuite sur Mise en page de l'image et sélectionnez la mise en page souhaitée.

25. Travailler avec des calques

Dans la section Outils Image, cliquez sur Format, puis sur Zone de sélection. Un menu avec tous les objets de la diapositive s'ouvrira à droite, il sera donc plus pratique de les gérer: déplacer, redimensionner, ajouter une animation.

26. Installation des guides

Ouvrez l'onglet «Affichage» et dans la fenêtre «Afficher», cochez la case à côté de «Guides». Des séparateurs rouges apparaissent sur la diapositive pour faciliter l'alignement des éléments sur les diapositives.

Microsoft Edge

Navigateur Internet.

27. Les collections

Le bouton Collections se trouve à droite de la barre d'adresse. Il peut être utilisé pour créer des collections de signets sur divers sujets, par exemple, collecter des recettes, des sites éducatifs ou des cinémas en ligne.

28. Surveillance des mots de passe

Dans les prochaines mises à jour de Microsoft 365, Edge ajoutera un outil de surveillance des mots de passe pour aider à suivre les fuites de mots de passe. Il vous informera si le login et le mot de passe de la saisie semi-automatique ont été trouvés sur le darknet. La notification viendra dans le navigateur et vous pouvez immédiatement remplacer l'ancien mot de passe par un nouveau.

29. Mode de lecture

Si vous aimez lire des publications en ligne, des articles scientifiques ou des livres électroniques, vous pouvez rendre le processus plus confortable avec l'extension Immersive Reader. Si vous cliquez sur son icône dans le navigateur, la page prendra un aspect simplifié. Dans le menu contextuel, vous pouvez choisir la couleur d'arrière-plan, la taille de la police et l'interligne pratique.

30. Correction des erreurs

Installez l'extension Editor dans votre navigateur. Il recherchera et suggérera des corrections non seulement pour les erreurs grammaticales, mais aussi pour les erreurs de ponctuation et de style.

Une note

Bloc-notes électronique avec plusieurs fonctions supplémentaires pratiques.

31. Prendre une capture d'écran d'une partie de l'écran

Appuyez sur la combinaison Windows + S. Utilisez le curseur pour mettre en surbrillance la zone à copier. L'écran sera enregistré au format PNG.

32. Copier le texte d'un dessin

OneNote peut convertir une image ou une note manuscrite en texte. Collez l'image dans votre cahier et faites un clic droit dessus. Choisissez la commande Copier le texte de l'image.

33. Rechercher un mot dans un fichier audio ou vidéo

Si vous avez besoin de trouver un passage spécifique dans une longue conférence audio ou un film, allez dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Options" → "Son et vidéo". Dans la section "Rechercher des enregistrements audio", cochez la case "Autoriser la recherche de mots dans les enregistrements audio et vidéo".

34. Notes de structure à l'aide de combinaisons

La structure vous aide à organiser rapidement des documents, plans et présentations longs et complexes.

• Pour faire d'une page une sous-page, appuyez sur Ctrl + Alt +].
• Pour élever la page plus haut dans la hiérarchie - Ctrl + Alt + [.
• Ajouter une sous-page sous la page actuelle - Ctrl + Maj + Alt + N.

35. Écriture manuscrite et multimédia

Vous pouvez rendre vos notes plus colorées en utilisant des images, de l'audio et de la vidéo - elles se trouvent dans l'onglet "Insertion". Vous pouvez également ajouter des images et des notes colorées à vos notes à l'aide de la saisie manuscrite. Les outils pour cela se trouvent dans l'onglet "Dessin".

Perspective

Logiciel de gestion des e-mails.

36. Règles et alertes

Dans Outlook, vous pouvez configurer la messagerie pour effectuer des actions automatiques. Par exemple, triez tous les e-mails qui correspondent à certains critères ou notifiez les messages importants avec un signal sonore différent. Pour créer une règle, cliquez sur l'onglet Fichier, cliquez sur Gérer les règles et les alertes, et dans la fenêtre contextuelle, sur l'onglet Règles de messagerie, cliquez sur Nouvelle règle.

37. Aperçu des lettres

Si vous souhaitez connaître à l 'avance le contenu des lettres, dans l' onglet «Affichage», cliquez sur le bouton «Afficher le message» et sélectionnez le nombre de lignes: de 1 à 3.

38. Livraison retardée

Un outil qui vous fera économiser si vous avez déjà préparé une lettre, mais que vous souhaitez l'envoyer demain ou la semaine prochaine. La date et l'heure d'envoi peuvent être réglées dans l'onglet "Paramètres" de la fenêtre de message.

39. Appel direct

Si vous envoyez un e-mail à un grand nombre de personnes à la fois, mais que vous souhaitez entendre une réponse d'une personne en particulier, incluez le nom de la personne dans l'e-mail et faites-le précéder du symbole @. Le nom sera mis en surbrillance dans le texte du message et à la réception du message, la personne verra le symbole @ à côté de l'icône de lettre.

40. Nettoyer une conversation

Aide à nettoyer le dossier de tous les messages inutiles à la fois. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Accueil", cliquez sur "Supprimer" et sélectionnez d'abord la commande "Effacer", puis "Effacer la conversation".

Configurez les paramètres de suppression pour que le programme ne touche pas à ce dont vous avez encore besoin, comme des lettres non lues ou des messages avec des indicateurs.

Éditeur

Un programme de création de cartes de visite, brochures, calendriers, pages Web et autres documents graphiques.

41. Remplacement d'un motif

Faites-les simplement glisser et déposez-les de la sous-zone dans la mise en page. Lorsqu'un contour rose apparaît autour de l'image, relâchez le bouton de la souris.

42. Grouper des objets

Pour éditer simultanément plusieurs images ou inscriptions à la fois, regroupez les objets à l'aide du bouton du même nom dans l'onglet «Accueil» ou en maintenant la touche Maj enfoncée.

43. Créer une bordure personnalisée

Dans l'onglet "Cadre à motifs", cliquez sur le bouton "Nouveau", puis sur "Sélectionner une image". Recherchez l'image ou la photo souhaitée sur votre ordinateur.

Accès

Un programme pour travailler avec des bases de données. Dans Access, vous pouvez créer des bases de données classiques et diverses applications personnelles pour les utiliser.

44. Importer des données depuis Excel

Cliquez sur le bouton "Données externes". Dans la section Nom de fichier, cliquez sur Parcourir et recherchez la feuille de calcul Excel souhaitée. Double-cliquez dessus - l'assistant d'importation de données s'ouvre. Vous pouvez y choisir les informations à copier.

45. Changer la couleur et la police

Les formulaires et les rapports peuvent être personnalisés afin qu'ils ne soient pas si ennuyeux et gris. Vous pouvez ajouter une couleur d'arrière-plan ou modifier la police sous l'onglet Accueil dans le groupe Mise en forme du texte.

46. Mettre à jour les données à l'aide d'une requête

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Requêtes, recherchez Concepteur de requêtes. Sélectionnez ensuite la table de votre choix. Sous l'onglet Conception, cliquez sur Mettre à jour. Cliquez sur les champs à mettre à jour dans le tableau. Les résultats de la requête peuvent être utilisés pour saisir ou mettre à jour automatiquement des informations.