Comment faire plus, définir correctement les tâches et gérer le temps des employés
Son Travail / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Co-fondateur et associé directeur de l'agence de marketing Internet Netpeak. Auteur de la chaîne Telegram Triste mais vrai.
Probablement, seule une personne publique paresseuse n'a pas parlé de l'importance de planifier les heures de travail pour en faire plus, gagner beaucoup et être généralement «la meilleure version de vous-même». Mais pour une raison quelconque, nous sommes toujours confrontés à des délais en retard, à des tâches non remplies ou mal exécutées. Je partagerai mes méthodes, comment un manager peut organiser efficacement le temps de travail des employés, comment construire la communication et définir les tâches pour qu'elles soient correctement effectuées.
Supprimer tout ce qui est inutile
Gestion du temps. J'adore ce mot. C'est très pratique: je ne suis pas du tout lent et mal au travail, j'ai des problèmes de gestion du temps.
Ma recette est de supprimer tout ce qui est inutile ou, comme je l'appelle, de couper la merde. Supprimez et désactivez tout ce dont vous n'avez pas besoin.
Pour en faire plus, vous n'avez pas besoin de 25 heures par jour, vous avez juste besoin de passer moins de temps sur des choses inutiles.
Il est nécessaire de communiquer souvent au travail - regroupez toute la correspondance dans un seul messager et n'allez jamais à d'autres.
Vous êtes développeur? Non? Alors pourquoi avez-vous besoin de plus d'un navigateur? Êtes-vous sûr d'avoir besoin de trois des mêmes applications d'édition de texte? Etc.
Dans mon travail de couler peut assommer plusieurs choses qui se produisent régulièrement: les messages dans le messager, les lettres entrantes dans le courrier, la personne qui est entrée dans le bureau, le téléphone sonne.
J'ai donc rassemblé toutes les communications dans Telegram, désactivé les notifications de tous les chats, archivé tous les canaux - pour que je puisse décider moi-même quand j'ai le temps de répondre.
Dans le courrier, je me suis désabonné de tous les mailings, à l'exception des 5 à 6 plus nécessaires. J'utilise le service Unroll.me pour les rassembler dans un résumé, qui vient une fois par semaine à un moment qui me convient. Je vérifie également mon courrier plusieurs fois par jour, et pas immédiatement après avoir reçu la lettre.
Au téléphone, je me demande simplement de ne pas appeler - vous pouvez presque toujours écrire ou dicter un message. Et les réunions personnelles ont lieu uniquement selon le plan - je les mets dans le calendrier (c'est très pratique de le faire en utilisant Calendly.com), généralement l'après-midi d'un jour de semaine.
La recette est simple et évidente, mais, comme le montre la pratique, elle n'est pas toujours appliquée et pas par tous ceux qui ont des «problèmes de gestion du temps».
Appliquer des suivis
Très souvent, je tiens des réunions si chères à tout le monde. Bien qu'ils distraient les gens du travail, ils restent le moyen le plus pratique de transmettre de nouvelles informations. immédiatement à un grand nombre de personnes, pour traiter les objections et donner des réponses aux questions qui seront immédiatement entendues tout.
Mais comment faire réunion effective? Surtout quand ils sont détenus pour 20 à 50 personnes et qu'il n'y a aucun moyen de s'assurer que tout le monde écoute attentivement.
Le moyen le plus simple et le plus efficace est de demander à chacun de faire un suivi au tout début. Autrement dit, c'est la thèse d'écrire tout ce qui semble important. Et immédiatement après la réunion, envoyez-vous le texte personnellement par courrier ou par messager.
Pour le présentateur, cette méthode permet, dans un premier temps, de voir immédiatement qui et comment perçoit l'information. Et deuxièmement, pour obtenir un feedback instantané: si les principaux messages du public sont arrivés ou si vos compétences orales doivent encore être améliorées.
Et bien sûr, les suivis aident à atteindre l'objectif principal de la réunion - s'assurer que tout le monde entend vraiment et rappelé une information important.
Estimer correctement le temps qu'il faut pour terminer une tâche
Au début, il semble impossible d'estimer correctement le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Un peu plus tard, vous pouvez voir dans la pratique que c'est bien le cas.
Pour cette raison, l'évaluation de chaque tâche est une sorte de défense de diplôme. L'employé dit combien d'heures il prévoit de consacrer à la mise en œuvre, et le gestionnaire accepte ou demande à justifier pourquoi cela prend tant ou si peu de temps.
C'est avec cette "protection" (si elle n'est pas effectuée pour le spectacle et que le leader comprend ce qu'il fait employé) l'évaluation du problème a vraiment du sens.
Différentes personnes évaluent leur travail différemment. Quelqu'un surestime le bar et recrute un tas de tâches, allouant pour chacune une fois moins de temps qu'il n'en faut. Certains, au contraire, se réassurent et mettent dans chaque tâche du temps pour force majeure et «réfléchir».
Un bon leader doit poser les bonnes questions:
- Pourquoi avez-vous besoin de X heures pour accomplir cette tâche?
- Relisons à nouveau les conditions du problème et la définition de sa mise en œuvre. Êtes-vous sûr d'avoir tout compris correctement et pris en compte?
- Si c'est la première fois que vous accomplissez une telle tâche, avez-vous réservé du temps pour vous familiariser?
Et bien sûr, c'est toujours bien quand l'entreprise compte plusieurs employés effectuant le même type de tâches. À la tête vous pouvez vous concentrer sur l'indicateur moyen calculé sur la base des notes des employés.
Utilisez des listes de contrôle
Imaginez que vous avez une tâche pour un employé. Et cela ressemble à ceci: "Lancez tel ou tel nouveau service par vous-même." Un employé a trois options pour accomplir une telle tâche:
- Le minimum. Autrement dit, tout faire lettre par lettre, pour terminer formellement la tâche. Le service est lancé, mais il n'y a pas de recherche, pas de modèles de tarification, aucune compréhension de qui et quoi exactement fera. Il n'y a aucune information du département des ventes et du marketing comment et à qui le vendre.
- Maximum. Autrement dit, aborder la tâche avec énergie et avec beaucoup d'enthousiasme. Mener une énorme quantité de recherches, communiquer avec d'autres entreprises du marché, former une douzaine de modèles tarification, tenir plusieurs réunions au sein de l'entreprise (avec la direction, les chefs d'équipe et séparément avec chaque équipe), faire plusieurs présentations pour chaque public cible potentiel.
- Droite. Cette approche se situe quelque part entre la première et la deuxième option: une étude de 5 à 7 entreprises d'un segment est réalisée, un concept compréhensible est préparé, une présentation ou une page de destination est réalisée. Une assemblée générale est organisée au cours de laquelle des informations clés sur la vente du service sont communiquées.
Pour éviter qu'un employé ne fasse trop ou trop peu de travail lorsqu'il entreprend une tâche, utilisez une liste de contrôle - une liste numérotée des étapes à suivre pour obtenir un résultat. Il est particulièrement utile d'utiliser des listes de contrôle si vous n'êtes pas sûr que l'employé comprenne à 100% comment effectuer ces tâche, - par exemple, il n'avait rien fait de tel auparavant. Si vous êtes trop paresseux pour peindre, préparez-vous aux options numéro 1 et numéro 2. Vous le terminerez plus tard, ou l'employé passera son temps et celui de l'équipe à des actions inutiles.
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