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15 systèmes de gestion des tâches pour faciliter la vie de votre équipe
Miscellanea / / December 02, 2021
Pour faciliter le choix, nous avons attiré l'attention sur leurs caractéristiques intéressantes et leurs capacités uniques.
Ekaterina Severnaya
Écrivain et marketing de contenu.
Yougile
Un système de gestion de projet mettant l'accent sur les communications. Le plus approprié pour la gestion opérationnelle des entreprises dans le domaine de la construction et de la production.
- Discutez dans chaque tâche. Lorsqu'un utilisateur clique sur une carte, la première chose qu'il fait n'est pas la description, mais le mini-messager. Là, vous pouvez communiquer avec des collègues en utilisant des émoticônes et des mentions.
- Résumés. Ils aident à surveiller tout ce qui se passe dans l'entreprise. Pour cela, des filtres appropriés sont définis et les cartes requises sont affichées dans une colonne séparée. Par exemple, vous pouvez collecter les tâches marquées « Importantes » de cette manière pour surveiller leur exécution.
- Colonnes en miroir. Vous pouvez créer un "miroir" exact de n'importe quelle colonne et la placer dans différents projets. Toutes les actions de l'option parent seront répétées en temps réel dans les nouvelles. C'est un moyen pratique de communication entre les départements.
- Planificateur personnel. La fonction n'est pas unique, mais bien pensée. Outre l'habituel planches agiles pour l'équipe, il y a les blocs "Mes tâches" et "Tâches des autres". Avec leur aide, il est facile de comprendre ce qui vous est confié et ce qui vous est confié. Vous pouvez également créer des tâches privées, marquer des favoris et tout trier de différentes manières.
- Tableaux disponibles ici. Vous pouvez inviter un nombre illimité d'utilisateurs à n'importe lequel sans vous inscrire dans le système et configurer leurs droits. Par exemple, vous permettre de créer des tâches et de communiquer dans leurs chats. Cela crée un espace pour de nouvelles idées. Ainsi, pour le b2b, il est facile d'organiser une collection d'opinions ou même un helpdesk compact.
- Système de droits basé sur les rôles. Ils sont généralement définis au niveau de l'équipe, mais ici, vous pouvez créer de manière indépendante absolument n'importe quel rôle et autoriser ou refuser plus de 30 actions. Pratique pour les grandes entreprises: il est facile de créer des rôles uniques pour différents employés et postes.
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Trello
Un planificateur et un suivi des tâches très populaire qui convient le mieux aux équipes créatives et aux petites équipes.
- Espaces de travail. Les utilisateurs demandent depuis longtemps d'ajouter cette fonctionnalité, et ils l'ont finalement fait. Désormais, les tableaux peuvent être regroupés et répartis dans les zones de travail. Cela signifie qu'il est plus facile de mettre les choses en ordre.
- Automatisation. Vous pouvez mettre en place des actions automatiques avec des cartes sous certaines conditions. Par exemple, triez les tâches par priorité le lundi. Ou, chaque fois que la tâche est glissée dans la colonne Terminé, étiquetez-la comme Terminé. La fonction est un grand gain de temps.
- Modèles. Il existe des options toutes faites pour différents départements et objectifs: pour les affaires personnelles, pour l'équipe marketing, pour les concepteurs, le support technique, les ventes, la gestion du personnel, etc. Aider s'aligner processus au début du travail.
- Intégration avec la messagerie. Chaque carte a une adresse e-mail et vous pouvez laisser des commentaires directement à partir de votre e-mail sans vous connecter au système.
- Chronologie. La chronologie affiche toutes les relations entre les membres de l'équipe. Vous pouvez diviser le travail sur un projet en étapes et contrôler chacune d'elles afin de répartir uniformément la charge de travail dans l'équipe.
- Visualisation des données dans le "Panel". Les indicateurs clés sont présentés sous forme de graphiques et de tableaux de bord. Cela permet aux responsables d'évaluer rapidement la progression des tâches et le niveau d'activité de l'équipe.
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Bitrix24
C'est plutôt un portail d'entreprise pour les grandes équipes. Le système est adapté aux départements des ventes et du marketing, plus souvent utilisé comme un CRM.
- système CRM. Il y a les cartes, l'historique, le contrôle des transactions, la téléphonie, les enregistrements d'appels, la mise en place des étapes des leads, le traitement des leads depuis le site, etc. Cela rend beaucoup plus pratique de diriger les clients.
- Générateur de pages de destination avec son propre CMS et générateur de newsletter par e-mail. Vous permet de travailler en un seul endroit et de refuser les outils tiers.
- Analyse de bout en bout. Grâce à elle, les spécialistes du marketing directement dans Bitrix24 peuvent calculer le ROMI, l'efficacité de la publicité sur différentes plates-formes: à partir de Yandex. Dirigez "et Google Ads vers divers réseaux sociaux.
- Appels et communication. Il existe des appels audio et vidéo, des discussions de groupe et personnelles, le suivi des appels, la messagerie SMS. Tout fonctionne parfaitement, pas pire que dans les messageries instantanées.
- Stockage en ligne. Les fichiers et les documents sont faciles à modifier directement dans le système.
- Groupes. Ils peuvent être créés sur différents sujets et domaines de travail, créer des dossiers à l'intérieur, y stocker des fichiers et communiquer.
- Centre d'appels. Bitrix24 est intégré au courrier, aux messageries et aux réseaux sociaux. Il y a la téléphonie, le chat en ligne, ainsi que des statistiques de dialogues et d'appels - avec le nombre d'appels et le pourcentage de clients satisfaits.
Bitrix-24 →
Bitrix24 - bureau en ligne mobile pour les entreprises
Bitrix
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Bitrix24
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Asana
Système de planification, de gestion opérationnelle et de gestion des tâches. Idéal pour les petites équipes telles que les studios Web, les agences et les services marketing.
- Paramétrage des tâches flexible. Vous pouvez les marquer avec n'importe quelle balise, les mettre en surbrillance dans différentes couleurs, ajouter des images à la couverture de la carte et faire une liste de sous-tâches. Qu'est-ce qu'il y a. Personnaliser les animations, par exemple, les licornes volantes, comme récompense pour avoir accompli des tâches fonctionnera également.
- Jalons. Ils indiquent l'atteinte d'un résultat intermédiaire, qui peut être utilisé pour juger de la réussite du projet dans son ensemble. La fonction permet de marquer visuellement les points de contrôle clés afin de mieux suivre ce qui se passe.
- Travailler au niveau du projet. Ils peuvent être copiés, exportés, transformés en modèles et en tâches synchronisées.
- Tableau de bord. Toutes les données importantes du projet peuvent être consultées en temps réel. Un ensemble de graphiques prêts à l'emploi est facile à personnaliser pour vous-même.
- Buts. Ils peuvent être prédéfinis et liés à un workflow pour suivre les progrès plus tard. Les objectifs doivent être précis et mesurables, par exemple « augmenter le chiffre d'affaires de l'entreprise à 10 millions ». Ils aident à nouer stratégie d'entreprise avec les tâches quotidiennes et montrer aux employés que leur travail affecte l'ensemble de l'entreprise.
- Des dossiers. Dans un onglet séparé, vous pouvez voir tous les documents joints au projet. C'est très pratique, car tous les fichiers importants ont la propriété magique d'être perdus.
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Asana: le travail d'équipe au même endroit
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Todoist
Le système est conçu pour compiler des listes de tâches personnelles. Cependant, les petites équipes peuvent également utiliser Todoist comme outil de suivi des tâches.
- Niveaux de priorité. Les tâches les plus élevées sont automatiquement déplacées tout en haut de la liste des tâches du jour.
- Karma. Pour chaque tâche accomplie à temps, l'employé reçoit des points de karma. Plus il y a de points, plus le niveau et le statut sont élevés. Élément de jeu motive et augmente l'efficacité.
- Visualisation des progrès. Vous pouvez définir des objectifs quotidiens ou hebdomadaires, puis suivre vos progrès à l'aide de graphiques. Ils vous montreront combien de tâches ont été effectuées et sur quels projets vous avez consacré plus de temps.
- Ajout rapide. Cette fonctionnalité reconnaît automatiquement ce que la personne veut et offre les bonnes données. Par exemple, vous pouvez saisir la date limite de la tâche « demain à 15h00 » ou « tous les lundis à partir du 1er septembre », et le système définira lui-même les dates requises.
- Filtres flexibles. L'application se souvient de l'historique de recherche et vous permet de trouver instantanément des tâches selon les paramètres spécifiés. Par exemple, il affiche tous les cas d'aujourd'hui avec la balise @email.
Todoist →
Todoist: Liste de tâches et tâches
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Wrike
Un système de gestion qui vous permet de créer et de maintenir des projets à grande échelle avec une hiérarchie à plusieurs niveaux. Idéal pour les grandes équipes.
- Éléments d'intelligence artificielle. Les réseaux de neurones sont capables de prédire les retards potentiels du projet et d'avertir les utilisateurs s'il y a un risque de retard date limite par tâche. Pour ce faire, AI estime la complexité du projet, le nombre de tâches terminées et en retard, le nombre d'interprètes et même l'activité précédente des employés.
- Modèles de projets prêts à l'emploi. Il y en a plus de 15, ils sont affûtés pour différents objectifs, équipes et processus.
- Édition en masse. Vous permet d'apporter des modifications à plusieurs tâches et sous-tâches à la fois. C'est très pratique quand il y a beaucoup de tâches.
- Édition parallèle de documents. Vous pouvez apporter des modifications et prendre des notes dans des fichiers Word et Excel en même temps avec des collègues directement dans les interfaces système en temps réel.
- Constructeur de rapport. Aide à afficher visuellement l'état des projets et toutes les données les concernant. Il existe des modèles personnalisables.
- Tableaux de charge de travail. Affiche les heures, les priorités et l'emploi de chaque employé. Il devient immédiatement clair qui est le plus libre à un moment donné.
- Accès invité. Ceci est utile lorsque vous traitez avec des entrepreneurs et des clients. Par exemple, il est possible de configurer l'approbation par les invités des tâches et des projets d'un client.
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Wrike - gestion de projet
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Lundi
Un système populaire pour les départements des ventes et du marketing, souvent utilisé comme outil de création d'entonnoirs de vente et de CRM.
- Modèles de tableaux et de tâches. Il y en a plus de 200, chacun étant conçu pour un but précis.
- Accès invité. Il peut être délivré aux entrepreneurs pigistes et clients.
- Infobox. Il est pratique de stocker des fichiers importants dans des cartes, de laisser des notes et de garder tout ce dont vous avez besoin à portée de main.
- Automatisation. Pour tout processus persistant, vous pouvez configurer des actions qui seront effectuées régulièrement. Par exemple, envoyer des e-mails instantanément lorsque la date limite arrive ou transférer automatiquement les tâches terminées vers une autre colonne du tableau.
- Tableaux de bord sophistiqués. Ils peuvent être publics ou privés, les liens vers eux peuvent être partagés avec des collègues et des invités. Sur un tableau de bord, il sera possible de collecter et de visualiser les données de plusieurs tableaux à la fois - de 5 à 50.
- Travail en commun avec des documents. Ils peuvent être collectivement amendés ou corrigés à l'aide de Workdocs. Ce format spécial permet également d'intégrer des tableaux blancs et des tableaux de bord dans des documents.
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Jira
Un système très populaire qui est généralement utilisé pour travailler avec du code et comme traqueur de bogues. Convient aux équipes de 100 personnes ou plus.
- Modules pour différentes équipes. Bien sûr, principalement pour les développeurs: Scrum, Kanban, Développement de logiciels de base. Mais il existe des modules pour les services commerciaux et marketing: Gestion des processus, Projet gestion, gestion des tâches.
- Applications logicielles Jira. Plus de 3 000 applications peuvent être facilement intégrées au système. Avec leur aide, Jira peut être personnalisé individuellement pour les tâches d'une équipe spécifique.
- Travailler avec du code dans les tâches. Grâce à l'intégration avec hébergement Les programmeurs de code source Bitbucket peuvent écrire du code et en discuter dans des tâches.
- Module de confluence. Un moyen pratique de conserver des enregistrements. Vous pouvez organiser les informations, telles que les formulaires et les registres couramment utilisés, et contrôler les versions.
- Créez des tâches directement depuis le chat du support technique. En raison de cette fonction, le système est souvent utilisé comme un traqueur de bogues: les problèmes sont faciles à résoudre et commencent immédiatement à être résolus.
- 16 types de rapports. Brûler des graphiques (pour voir les progrès vers l'objectif du sprint) et la vitesse de l'équipe, des rapports sur les sprints et la charge de travail des utilisateurs, un calendrier de contrôle, etc.
- Cartes routières. Ils permettent d'établir un plan détaillé aussi bien au sein d'une même équipe que pour plusieurs à la fois.
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Pyrus
Système de gestion des tâches adapté à la gestion des documents. Utile pour les comptables et les sociétés de conseil.
- Routage du flux de documents. Vous pouvez définir un chemin spécifique pour vous mettre d'accord sur le papier, le connaître et l'envoyer pour signature. L'itinéraire est automatiquement ajusté en fonction du type de document, du département, de l'interprète et d'autres conditions.
- Formulaires prêts à l'emploi pour les tâches et les documents. Par exemple, une facture de paiement ou contrat de bail.
- Fiche documentaire. Il est joint à chaque papier et vous permet de laisser des commentaires et de discuter des problèmes de travail.
- Chatbots. Ils effectuent des tâches de routine, par exemple, ils génèrent automatiquement un ordre de paiement lorsqu'un paiement est convenu.
- Modèles de documents à saisie semi-automatique. Les données sur les organisations et les employés sont automatiquement extraites.
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Pyrus - automatisation d'entreprise
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Travail d'équipe de Pyrus
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"Planfix"
Système de gestion de projet avec CRM et gestion électronique des documents. Convient aux services comptables et commerciaux.
- Traitement des contacts. Le système accumule toutes les communications externes avec les clients: e-mails du courrier, messages des messageries instantanées, commandes du site, commentaires des réseaux sociaux.
- Accès invité. Les clients, les sous-traitants et les pigistes ont des droits limités et peuvent travailler dans le système.
- Journal intime. Vous pouvez planifier les heures de travail, créer un horaire horaire et trier les tâches par priorité.
- Scripts automatiques. Vous pouvez les créer au niveau du projet ou de la tâche et définir immédiatement les conditions, telles que les heures et les événements, sous lesquelles elles seront déclenchées.
- Édition en masse. Certains paramètres des projets et des tâches peuvent être modifiés en groupes à la fois.
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Planfix
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PlanFix
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GanttPro
Le système est basé sur diagramme de Gantt et le principe de la visualisation des données. Convient aux entreprises informatiques, aux entreprises de conseil et de construction, aux services marketing.
- Gestion des ressources du projet. Directement sur le diagramme de Gantt, vous pouvez les répartir entre différentes tâches et calculer le coût de réalisation d'une tâche.
- Budget du projet. Le système calcule automatiquement les coûts en fonction des unités de paiement, du type de ressource et de la durée du travail sur une tâche.
- Accès par lien. Tout diagramme peut être partagé en créant un lien public vers celui-ci.
- Exportation de graphiques. Ils sont enregistrés sous différents formats: PDF, PNG, XLSX, XML.
- Planification automatique. Lors de l'ajustement des tâches, le système recalculera lui-même tous les indicateurs et déterminera de nouvelles conditions de travail.
- Modèles prêts à l'emploi. De plus, à la fois pour des projets individuels et pour des blocs de tâches.
GanttPro →
GanttPRO
Logiciel XB
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GanttPRO
XB Software Ltd.
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Yandex. Traqueur "
Une alternative à Jira pour les développeurs. Convient également aux bureaux d'études et RH.
- Files d'attente de tâches. Les tâches peuvent être regroupées non par département ou projet, mais rassemblées dans une file d'attente. Par exemple, si les services marketing et commercial travaillent ensemble sur un projet, vous pouvez créer une file d'attente distincte de leurs tâches avec leur propre cycle - workflow.
- Solutions prêtes à l'emploi pour différents départements. Il existe des sprints pour le développement, pour le marketing - tableaux de bord, graphiques et tableaux, pour la comptabilité - travail conjoint avec des documents, etc.
- Automatisation. Fait assez original. Ainsi, il existe des déclencheurs ou des actions automatiques avec des tâches qui se produisent lorsqu'un certain nombre de conditions sont remplies. Et aussi - les actions automatiques qui sont effectuées à un moment donné, et macroqui sont lancés par l'utilisateur lui-même.
- Évaluation des tâches par l'équipe. Chaque participant définit sa propre note, puis ils sont synchronisés et affichés dans un général. La fonction permet de mieux répartir la charge.
- Diagramme d'épuisement des tâches. Permet de comprendre la vitesse à laquelle ils sont exécutés, et de voir tout ce qu'il reste à faire en un sprint. Utile pour comprendre si l'équipe sera en mesure de terminer le travail à temps.
- Automatisation du flux de documents. Par exemple, vous pouvez rediriger toutes les demandes d'un courrier ou d'un formulaire sur le site vers le système.
Yandex. Traqueur "→
Traqueur Yandex
Applications Yandex
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Yandex LLC
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Section de travail
Système de gestion de projet pour les studios Web, les agences de marketing et de design. Pratique pour travailler avec des entrepreneurs et des clients externes.
- Protection des données. Tout projet peut être verrouillé et caché au client, à l'entrepreneur ou aux collègues d'un autre service. Eh bien, ou vous pouvez lister par nom quels employés ont accès.
- Rapports de projet. Vous pouvez calculer le montant d'argent dépensé pour chacun et comparer ce qui a pris plus de temps et d'argent.
- Comparaison du plan et des faits. Montre combien d'argent a été prévu et dépensé à la fin.
- Accès invité. Il est pratique d'inviter des clients, des entrepreneurs et des indépendants dans le système pour travailler ensemble sur des projets.
- Espace de rangement. Système de fichiers avec la liaison des documents aux tâches. Il existe des paramètres de sécurité et des sauvegardes.
- Base de contact. Contient toutes les informations sur les employés et les clients.
Section de travail →
Section de travail
Section de travail ™
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Section de travail
Valériy Galyant
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ActiveCollab
Alternative à Jira. C'est un système de gestion des tâches pour le département de développement ainsi que pour les équipes créatives.
- Suivi du temps et de l'argent. Vous pouvez calculer le coût de chaque projet et savoir combien d'heures de travail y ont été consacrées.
- Facturation. Ils sont créés dans le système et envoyés aux clients directement à partir de celui-ci. Vous pouvez également mettre en place des rappels automatiques pour ceux qui n'ont pas payé la facture.
- Notes communes.Des employés pouvez modifier le même document en même temps.
- Calendrier. Il est utile car il permet de créer différents types d'événements, de les marquer avec de la couleur, de mettre en place des tâches répétitives et de les partager avec des collègues.
- Rapports budgétaires. Les fonctions de temps et de présence vous aident à créer des feuilles de calcul détaillées.
ActiveCollab →
ActiveCollab: Gestion du travail
A51 DOO
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ActiveCollab: Gestion du travail
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"Mégaplan"
Il s'agit plus d'un CRM que d'un système de gestion de projet, mais il dispose également d'une comptabilité des tâches. Convient pour maintenir une clientèle dans le département des ventes.
- CRM. Il y a toutes les possibilités pour gérer la clientèle, traiter les demandes et recevoir les paiements. Vous pouvez créer des entonnoirs de vente à part entière. Il est facile de combiner le travail des services des ventes et du marketing dans un seul système.
- Travailler avec des documents. Vous pouvez tout faire, de la facturation au rapprochement des paiements.
- Hiérarchie des tâches. Vous pouvez créer des projets à plusieurs niveaux avec des sous-projets, des sous-tâches, des jalons et des cas.
- Intégration avec WhatsApp. Toute la correspondance est dupliquée dans la carte client dans CRM. Le gestionnaire peut communiquer avec le client ou le client directement dans le système.
- Vidéo conférence. Protégé par un cryptage de bout en bout et performant aussi bien que les applications tierces.
- Automatisation du travail avec les documents. Lors de l'ajout d'un payeur, les détails sont automatiquement renseignés. Il existe des modèles de documents et des scripts de transaction.
Mégaplan →
Mégaplan CRM: commerce en ligne
Mégaplan
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Mégaplan CRM: commerce en ligne
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