Quelles tâches devraient être automatisées et comment le faire

Plus l'intelligence artificielle se développe activement, plus les gens ont d'opportunités. Par exemple, ils peuvent automatiser une variété de tâches. Par lesquels commencer, disent les développeurs Matthew Mottolla et Matthew Cotney.

Dans le livre "Remote Economics. Comment les technologies cloud et l'intelligence artificielle changent le travail », analysent non seulement les auteurs l'influence de l'IA, mais aussi conseiller les entreprises pour mieux organiser les activités des salariés dans les nouveaux conditions. Avec l'autorisation de la maison d'édition Alpina PRO, Lifehacker publie un extrait du 13e chapitre.

---

1. Gestion du calendrier

S'il y a une activité que presque tous les entrepreneurs, pigistes, membres d'équipe et gestionnaires redoutent, c'est la planification des réunions. Conversations internes, externes, formelles et informelles autour d'une tasse de café. Aujourd'hui, l'accent est mis sur la « productivité » (lecture, charge de travail maximale) et le personnel de l'entreprise passe beaucoup de temps une partie de leur journée en réunion, donc aménager le temps de rencontre de deux personnes, même dans la même équipe, devient difficile tâche. Ajoutez un peu plus de personnes, de fuseaux horaires et d'associations indépendantes lâches, et vous pouvez facilement passer quelques heures par semaine à jongler avec votre emploi du temps. C'est aussi amusant qu'une pierre pointue dans une chaussure.

Bienvenue dans le monde de l'automatisation! Il s'avère que, Planification Les rendez-vous sont idéaux pour la délégation informatique car elle est répétitive, limitée et apprenable. Il existe plusieurs approches et types d'instruments sur le marché actuel.

Ce sont des outils de productivité simples avec un peu d'intelligence artificielle intégrée. Calendement, Griffonnage et des produits similaires accèdent à votre calendrier, puis fournissent un lien et un site Web afin que d'autres personnes puissent choisir l'heure qui leur convient. L'application télécharge ensuite leurs réponses et propose plusieurs options différentes basées sur la meilleure accessibilité pour tous les participants.

Parfois, les solutions les plus simples sont les meilleures. Vous n'avez pas toujours à vous concentrer sur l'intelligence artificielle.

Cependant, ces outils placent le fardeau du choix sur les responsables et transfèrent simplement le travail de vous à eux. Pour les réunions avec des managers de haut niveau ou des VIP, vous aurez peut-être besoin d'une touche personnelle. Utiliser un outil avec un nom court X.ai.

Cet outil intelligent se synchronise également avec votre calendrier, mais au lieu de forcer les gens à choisir temps sur le site Web, il vous suffit d'ajouter l'agent X.ai à l'adresse e-mail de demande de réunion. Disons que vous recevez un e-mail d'un directeur des ventes, un partenaire potentiel - pigiste ou même un vieil ami d'école. Vous venez de copier X.ai et il envoie un e-mail de demande de rendez-vous aux personnes mentionnées dans le fil de discussion. Cela fonctionne comme les autres outils mais semble beaucoup plus naturel.

Alors qu'est-ce que je recommande? D'abord, arrêtez-vous et posez-vous la question: "Ai-je vraiment besoin de cette réunion ?" croissance significative productivité peut être réalisé simplement en réalisant que vous n'avez pas besoin d'assister à chaque réunion, vous n'avez pas besoin d'assigner de nouveaux les réunions et de nombreux cas peuvent être entièrement gérés à l'aide d'e-mails, de messageries instantanées ou de messages vocaux. Quittez les réunions uniquement pour discuter des décisions les plus importantes ou pour développer des relations plus profondes avec votre réseau de contacts.

2. Réponses aux lettres

Le prochain sur notre liste de tueurs de productivité est le courrier électronique. Comme pour les réunions, pensez d'abord à une alternative. Le courrier électronique est le pire moyen de communiquer rapidement pour la plupart des projets. Pensez à l'effort cognitif que vous devez fournir à chaque fois qu'un e-mail arrive. C'est important? C'est urgent? C'est pour moi? Dois-je répondre? Quel type de client en a besoin? Dans quel contexte? Sont-ils fous là-bas ?

Vous pouvez creuser dans e-mail heures, vous n'avez plus qu'à perdre le contrôle, et à ce moment la valeur réelle de votre travail disparaît. C'est comme un vide qui aspire votre âme (wow, une métaphore profonde s'est avérée).

Essayez de traduire la communication opérationnelle de votre équipe ou de votre organisation en Équipes Microsoft, Mou, Trello ou une application similaire pour la communication commerciale opérationnelle. Configurez des canaux pour les projets et groupes actifs et échangez-y des e-mails. Je sais que cela ressemble à une chimère, mais j'ai travaillé dans une startup où nous utilisions presque exclusivement Slack. Je recevais environ 20 e-mails par jour, principalement de clients. Cette. C'était. Impressionnant!

Si votre lieu de travail a encore besoin d'e-mail, ne désespérez pas. Il y a toujours de l'espoir.

Comme précédemment, commençons par des solutions simples. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail et d'autres outils de messagerie vous permettent de créer des règles, qui marquent les messages, les déplacent dans un dossier ou les suppriment complètement, et résolvent de nombreux autres Tâches. Lorsqu'il s'agit de flux de travail simples, cette approche peut faire des merveilles. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour signaler les e-mails qui nécessitent une réponse spécifique (par exemple, à propos d'un problème de service). clients) basé sur un modèle standard prédéfini.

Si nous parlons d'une gestion des e-mails plus complexe, vous pouvez utiliser toutes sortes d'outils d'automatisation intelligents de complexité variable. L'entrepreneur Ajay Goal a lancé un produit appelé wordzen, qui regroupe les utilisateurs de messagerie et les éditeurs de messagerie.

Dès le début du développement d'Internet, il a correctement deviné deux tendances: le courrier électronique deviendrait un outil puissant productivité personnelle et professionnelle, et Gmail deviendra la norme de facto pour les petites entreprises et les particuliers personnes. Ajay a créé des outils qui peuvent être facilement intégrés à Gmail afin que les utilisateurs non techniques puissent automatiser des tâches telles que l'envoi d'e-mails eux-mêmes. commercialisation suggestions et aide à la rédaction de lettres.

L'IA a également commencé à s'infiltrer directement dans Gmail. Il existe une fonction de suggestion automatique qui suggère automatiquement les mots suivants en fonction de ce que vous tapez. Il s'agit d'un cas d'utilisation puissant et assez simple. IA. Il y a littéralement des milliards d'e-mails passant par Google qui peuvent apprendre à l'IA comment utiliser des expressions courantes. Et il continue d'améliorer ses compétences, atteignant un tel degré de perfection que même moi je suis impressionné. Cette fonctionnalité a réduit les temps de réponse aux e-mails d'environ 10 à 20 % - une augmentation instantanée de la productivité.

La dictée est également une fonctionnalité sous-estimée mais pratique pour répondre aux e-mails et aux SMS.

J'ai récemment acheté une paire d'Air Pods (trois ans après leur sortie - je suis un peu lent à l'adoption des nouvelles technologies, comme un cordonnier qui se passe de bottes). Ces écouteurs combiné à mon iPhone, qui dispose à la fois d'une messagerie professionnelle et personnelle, me permet de répondre à e-mails en conduisant, et je peux faire face à une boîte de réception débordante sur le chemin du retour pour avoir du temps pour les enfants, ne fonctionne pas. C'est inestimable.

Mais l'IA peut-elle aider encore plus? Ne pourrait-il pas écrire une réponse complète au lieu d'un simple indice pour le mot suivant? Des résultats prometteurs ont déjà été obtenus dans ce sens. Prenons, par exemple, chatbots. Les premières versions primitives, qui étaient tout simplement terribles, ont été remplacées par des solutions technologiques beaucoup plus sophistiquées basées sur le deep learning. Ils ont encore besoin d'une bonne formation pour apprendre des réponses significatives, mais maintenant ils sont capables de apprendre à partir de données réelles, plutôt que d'être codé en dur avec un ensemble restreint de questions et réponses.

Ces chatbots, s'exécutant généralement sur l'une des plus grandes plates-formes cloud - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson ou Google Cloud - prennent en charge de nombreux centres d'appels et services aujourd'hui clients. Par exemple, Bank of America a "Erica" ​​​​(jeu de mots - AmErica?), un assistant personnel virtuel dans application mobile qui comprend la parole naturelle et vous aide à tout faire, de l'accès à un compte au transfert d'argent vers recevoir Conseil financier.

D'autres technologies plus automatisées telles que Roboréponse et réponse.ai, conçu pour fonctionner dans un monde plus ouvert et libre qu'un bâtiment de centre d'appels. Ils sont de plus en plus intégrés à vos outils de travail préférés afin que vous n'ayez pas à passer à une autre plateforme.

3. Gestion des voyages

L'une des tâches d'entreprise les plus courantes, du moins jusqu'à la téléprésence transparente deviendra monnaie courante, réservation de billets et de chambres, gestion des voyages et traitement des rapports sur dépenses. Ce sont des processus nécessaires mais terriblement improductifs. Ils prennent littéralement des heures de travail par semaine, et avec la tendance à la réduction du nombre d'adjoints administratifs, la majeure partie de ce travail incombe à leader.

Plusieurs entreprises travaillent sur une solution au problème de l'automatisation des déplacements. Par exemple, le service Mezi, qui a été racheté par American Express, permet de gérer vos vols, hôtels et restaurants. Trémie similaire et vous aide même à économiser beaucoup en prédisant le meilleur moment pour réserver un vol ou un hôtel. Un service Pana prend en charge la gestion des voyages d'affaires et aide à répondre aux événements imprévus tels que les entretiens d'embauche et les événements.

Vols Google aide non seulement à trouver et à acheter des billets, mais prédit également les retards de vol mieux que les compagnies aériennes elles-mêmes. Incroyablement confortable. Et la candidature Utrip prend même en compte vos préférences personnelles et les médias sociaux aiment recommander des voyages sur mesure.

4. Recherche

Pas étonnant que la plupart d'entre nous soient des travailleurs du savoir de nos jours, le summum de l'évolution du 21e siècle. Mais notre avenir dépendra de la rapidité et de la réflexion avec lesquelles nous pourrons collecter et traiter les informations. Sinon, une génération plus jeune et plus avertie sur le plan technique commencera à marcher sur nos talons. Désolé grand-père. Faites votre chemin vers le futur.

Commençons par la tâche de recherche la plus simple - une enquête. Dans de nombreux cas, nous voulons interroger nos collègues pour obtenir les informations dont nous savons qu'ils disposent, mais nous ne voulons pas nous soucier des demandes individuelles. Un bon moyen consiste à utiliser de simples formulaires d'enquête. De nombreuses plates-formes modernes offrent la possibilité d'organiser des enquêtes sous une forme ou une autre, des formulaires Microsoft SharePoint sur site à Slack et aux réseaux sociaux en ligne. Des services en ligne tels que Singe d'enquête, Zoho et mailchimp, allez un peu plus loin et vous permettent d'ajouter une logique conditionnelle robuste.

Si vos besoins de recherche sont plus étendus et vagues, maintenant à votre disposition de nombreux outils d'automatisation, même si vous ignorez l'IA puissante évidente qui prend en charge Google et Bing. La plupart des plateformes de contenu ont des interfaces de programmation d'applications (API) qui peuvent être utilisées par développeurs, et de plus en plus il existe à la fois des outils open source et des produits commerciaux disponibles n'importe lequel d'entre nous. Par exemple, newsapi.org regroupe tous les événements d'actualité dans un seul flux consultable.

Le New York Times dispose également d'une interface permettant aux développeurs d'accéder au contenu, à la fois nouveau et archivé. La plupart des plateformes de contenu thématique ont également leurs propres API, y compris du matériel pédagogique, des archives scientifiques et historiques, ainsi que des codes de lois et des documents gouvernementaux.

De plus, il existe des outils qui vous permettent d'effectuer des recherches pour des professions spécifiques. Par exemple, ROSS est une intelligence artificielle qui aide les avocats à effectuer des recherches qui leur prenaient auparavant des heures de recherche et d'examen minutieux de documents. Les scientifiques ont à leur disposition des outils d'entreprises telles que Chemical Abstracts et Elsevier.

Je me suis d'abord immergé dans le monde de l'entreprise en travaillant dans Commencez, qui construisait un système d'apprentissage automatique pour les chimistes pharmaceutiques à la fin des années 1990. Rien n'est comparable à la vieille école. Mais ce qui était alors à la pointe de la technologie est désormais monnaie courante, et de nombreuses entreprises ajoutent naturellement des fonctionnalités d'IA à leurs logiciels.

Un exemple en est Tony Tripp, dont la société Patinformatics a poussé le concept de « collaboration avec des machines » à un niveau supérieur. Il combine des outils de recherche ouverts avec des systèmes propriétaires pour fournir aux scientifiques des rapports détaillés sur les domaines qu'ils recherchent ou espèrent obtenir. brevet. Lorsque Tony présente ses découvertes aux scientifiques, ils sont généralement étonnés de tout ce qu'ils ne savaient pas.

Après tout, l'information scientifique, comme Internet, prend beaucoup de place.

"Même les personnes férues de technologie ne peuvent pas tout savoir", déclare Tony. Certains scientifiques pensent comprendre ce qui se passe dans le monde scientifique parce qu'ils assistent à plusieurs conférences et sont abonnés à plusieurs revues. Mais l'information grandit si vite, hein les technologies évoluent si rapidement que personne ne peut les suivre. Des organisations comme la mienne aident à saisir l'ampleur et la profondeur de ce qui se passe dans les domaines technologiques. »

Il m'est aussi arrivé d'être témoin d'exemples assez impressionnants - et loin de tous, bien sûr - d'automatisation du travail intellectuel. Prenons, par exemple, l'histoire de David Wishanoff, professeur adjoint d'études religieuses à l'Université de l'Oklahoma.

Les intérêts de recherche du professeur Wishanoff portent sur la façon dont les gens traitent ceux qui pratiquent d'autres religions que la leur. Son intérêt pour ce problème est né alors qu'il était encore un petit garçon. Il est né en Tunisie, en Afrique du Nord, dans une famille de missionnaires protestants, et dès l'enfance il a voulu connaître plus sur ceux qui avaient des systèmes de croyances différents de ceux de sa famille et ressentaient le désir de comprendre leur. « C'était le sujet de ma thèse », dit Wishanoff, « comment puis-je mieux écouter les gens? Cela fait partie de mon devoir moral d'écouter les autres. Nous sommes terriblement mauvais à l'écoute."

Il y a quelques années, Wishanoff a rencontré Dave King, fondateur de la société de logiciels de science des données Exaptive. Exaptive trouve des connexions interdisciplinaires dans des ensembles de données complexes, générant des informations inattendues pour les data scientists, les chercheurs et les statisticiens.

Wishanoff s'est immédiatement rendu compte que ses recherches avaient un grand potentiel d'automatisation. Il avait l'habitude de parcourir les librairies et d'acheter des livres sur des sujets tels que l'interprétation du Coran. Mais une personne ne peut physiquement pas lire assez vite pour laisser passer d'énormes piles de livres nécessaires qu'elle a trouvés.

Les outils logiciels d'Exaptive ont permis à Wishanoff de découvrir des connexions surprenantes dans sa littérature. Par exemple, il a constaté que certains médiéval penseurs ont cherché à résoudre les problèmes contemporains de la société musulmane d'une manière qu'il ne pouvait imaginer.

C'était excitant de voir de nouveaux sujets de recherche émerger de la mer de texte. "Maintenant, je peux me concentrer sur le travail que j'ai toujours voulu faire en tant qu'érudit, et je commence à voir de nouveaux courants intellectuels dans l'interprétation du Coran", déclare Wishanoff.

« Les programmes fonctionnent plus efficacement que les humains. Je vois immédiatement quels livres me seront les plus utiles. Je vois aussi comment la machine trouve des problèmes intéressants auxquels je ne penserais même pas. Maintenant, je peux les explorer. J'obtiens plus d'informations sur ce qui se passe dans la religion."

5. Échantillon d'informations

Obtenir des informations est la moitié de la bataille. Il faut savoir en faire bon usage. Aussi dans élève Pendant des années, j'ai méprisé les "tricheurs" qui lisent des brochures avec de brefs récits au lieu de lire un livre. Il m'a semblé que c'était faux et qu'il fallait lire les livres originaux dans leur intégralité afin d'en saisir toutes les nuances.

J'étais un nerd très appliqué. Avec le recul, je me rends compte que j'avais tort. Bien sûr, dans certains cas, il est nécessaire de lire le livre en entier. Mais maintenant que le temps est devenu mon atout le plus précieux, j'ai peur de le dépenser pour autre chose que les choses les plus importantes. Les brochures avec le récit ne sont pas si mal.

Aujourd'hui, pour consommer de l'information, j'ai besoin d'une version commerciale d'une brochure récapitulative.

Je ne veux pas parcourir trois pages du raisonnement de quelqu'un. Je veux comprendre l'essence, prendre une décision et passer à autre chose. Maintenant, je grince des dents lorsque je reçois des e-mails de collègues sur plusieurs pages, à partir desquels il est impossible de comprendre ce qui doit être fait, quand et qui le fera. En plus du coaching sur le terrain communicationJ'ai besoin de quelqu'un ou de quelque chose pour faire un résumé de mon monde.

Et là encore, l'IA vient à la rescousse. Vous avez probablement déjà vu des exemples de brefs résumés dans les résultats de recherche. Cet extrait de texte sous l'en-tête des résultats de recherche (ce qu'on appelle un "extrait" semble plutôt cool, oui ?) est créé en fonction de la requête de recherche, de ce que les autres utilisateurs ont trouvé utile et d'autres Les données. Mais l'automatisation peut faire beaucoup plus.

L'outil appelé SMMRY peut prendre un document entier ou une page Web et le convertir en une annotation lisible. Il existe de nombreux autres outils similaires. Ce domaine est en cours de développement actif, donc dans les années à venir, nous pouvons nous attendre à l'émergence de nouvelles applications, y compris celles plus profondément intégrées à Microsoft Office et Google Chrome.

D'autres outils vous aident à trouver des références à des "entités" (personnes, lieux, entreprises) et des concepts dans des documents, ce qui peut être utile pour transcrire rapidement le contenu du contenu, créer un lien vers un contenu connexe ou même créer une "empreinte numérique" pour la comparaison avec d'autres documents.

L'un de ces outils, Open Calais de Thomson Reuters, est utilisé pour générer des nouvelles contenu. Si vous avez déjà vu un article avec le nom d'une entreprise, son ticker et un lien vers sa page d'accueil, remerciez un produit comme Open Calais.

Ces outils de recherche d'objets et de concepts peuvent être assez sophistiqués et complexes. J'ai dû créer des outils d'analyse pour les entreprises qui pourraient déchiffrer les citations des documents judiciaires et extraire les dispositions pertinentes d'un accord juridique.

Un de mes exemples préférés est Vin Vomero, le fondateur de Foxy AI. J'ai rencontré Vin lors d'une réunion à Boston sur la façon d'intégrer IBM Watson dans des applications personnalisées. C'était un gars formidable qui a travaillé sur l'introduction de l'IA dans l'évaluation immobilière. Peu de temps après notre rencontre, il a lancé un service complet d'estimation immobilière basé sur les photographies disponibles. Une autre raison de parler du fait que les machines prennent le travail des gens (pour être honnête, je ne plains pas vraiment les agents immobiliers et les évaluateurs immobiliers).

Passant par IA Foxy Vin a créé un nouveau domaine d'application qu'il a appelé la recherche immobilière visuelle. « Nous construisons des applications de vision par ordinateur pour extraire des informations à partir de photographies et les utiliser ensuite dans d'autres applications telles que les évaluations immobilières. Notre réseau neuronal profond house2vec a été formé sur des millions d'images de bâtiments résidentiels pendant deux semaines. Grâce à cette formation, notre réseau de neurones a identifié et appris des caractéristiques visuelles qui correspondent à la valeur et reflètent clairement les gradations de qualité intermédiaires. »

Bien que cela ressemble presque à de la science-fiction, ce n'est pas difficile du tout si vous utilisez les bons outils d'IA.

À l'aide de l'apprentissage en profondeur, Foxy AI transforme des photographies de propriétés qui étaient auparavant considérées des données non structurées en données structurées, transformant les pixels en une représentation numérique des objets et de leurs propriétés, contenue dans l'image. Foxy AI utilise ensuite ces informations pour améliorer la précision des méthodes d'estimation existantes. « Ces représentations numériques reflètent les caractéristiques de l'image associées à la valeur. En d'autres termes, nous transformons l'image en information sur la qualité et l'état de la propriété.

L'évaluation de l'immobilier n'est pas une surprise, mais Win dit que Foxy AI est plus précise. "Classement du catalogue Zillow - l'approche la plus courante, mais elle ne tient pas compte de la qualité et de l'état de l'objet. Nous avons mené nous-mêmes plusieurs expériences, au cours desquelles nous avons collecté des évaluations pour un certain nombre de propriétés à vendre. Nous avons trouvé une nouvelle maison, prédit son coût, puis avons attendu qu'elle soit mise en vente. Nous avons ensuite comparé le prix de vente avec les prévisions de Zillow. Nos prévisions de prix ont souvent été plus proches du prix de vente réel et nous continuons à améliorer le système. »

Vous ne pouvez pas utiliser Foxy AI directement, mais si vous achetez ou vendre maison, vous utilisez peut-être les produits de cette technologie sans même le savoir.

6. Gestion des tâches complexes

C'est une chose d'envoyer un calendrier de rendez-vous ou de répondre à des e-mails. Mais qu'en est-il du reste des tâches que vous effectuez dans votre vie quotidienne, en passant d'une application et d'un contexte à l'autre? Peuvent-ils également être automatisés ?

Allumez la marche des super-héros. Des produits tels que Zapier, IFTTT et Coda.io. Ces outils rassemblent diverses applications tierces, flux de travail et conditions logiques pour résoudre à peu près tous les problèmes auxquels vous pouvez penser.

Comme ces produits intègrent l'apprentissage automatique dans leurs plates-formes, il devient plus facile de les intégrer dans les processus métier.

Vous n'avez pas besoin d'être un développeur pour ces tâches. Mais vous avez besoin de compétences avec le conditionnel logique et procédures. Si vous avez déjà construit un arbre de décision juste pour le plaisir, alors tout ira bien. Et même si ce n'est pas votre fort, vous pouvez toujours engager le bon spécialiste du cloud.

Les systèmes interactifs vocaux tels qu'Alexa, Siri et Google deviennent également de plus en plus des plateformes de intégration de diverses tâches et sources d'informations, permettant de modifier la structure et la logique des processus, et tout cela en voix la gestion. N'oubliez pas de dire "s'il vous plaît" et "merci". Vos enfants vous entendent.

Si vous travaillez à domicile ou si votre entreprise a adopté modèle hybride, "Remote Economics" est le meilleur guide pour augmenter la productivité et l'efficacité. La technologie moderne peut faire plus que vous ne le pensez.

Achète un livre