8 erreurs qui font que les listes de tâches ne fonctionnent pas

Une liste de tâches vous aide à planifier clairement votre journée et à vous concentrer sur les tâches importantes. Mais vous devez faire attention: un défaut - et cet outil utile se transforme en un dépotoir chaotique impossible à gérer. Les experts en productivité ont identifié certaines des erreurs les plus courantes dans les listes de tâches et comment les éviter.

1. N'écris pas les choses

Un point évident, mais qui mérite quand même d'être rappelé: si vous gardez la liste des tâches exclusivement dans votre tête, alors vous oublierez certainement quelque chose. Écrire des choses dans un cahier papier, dans des notes sur votre téléphone ou dans un document sur votre ordinateur vous aidera à obtenir une image claire, même lorsque vos pensées commencent à être confuses à cause de la fatigue.

La sociologue et coach en gestion Jen Yager note que cela vous permet également d'être plus responsable des tâches. "Différentes choses qui vous tirent dans des directions différentes disparaissent simplement parce que vous avez un plan clair devant vos yeux", explique l'expert.

2. Traitez votre liste de tâches comme une liste de souhaits

Bien sûr, ce serait bien de mettre en œuvre l'idée qui vous est venue à l'esprit il y a quelques jours, mais demandez-vous: « Est-ce que je veux vraiment faire ça aujourd'hui ?

Expert en gestion du temps et auteur livres « Se sentir calme. Productivité et tranquillité d'esprit à l'ère des échéances perpétuelles » Laura Vanderkam estime que cela n'a aucun sens d'ajouter à la liste les tâches que vous ne prévoyez pas d'accomplir. « Ils resteront tout aussi bien inachevés si vous ne les listez pas. De plus, cela aidera à éviter les sentiments de culpabilité », note l'expert.

Créez une liste séparée pour les grandes choses et les projets que vous aimeriez faire, mais plus tard. L'expert en productivité David Allen appelle cela une liste "peut-être un jour". Cette approche vous permet de sauvegarder vos idées et de ne pas surcharger l'agenda quotidien.

"N'oubliez pas qu'une liste de tâches est un outil de productivité, pas une liste magique de ce que vous aimeriez réaliser", rappelle Jen Yager.

3. Ajouter trop de tâches à la liste

Selon Laura Vanderkam, l'une des plus grandes erreurs est d'être trop ambitieux lors de l'établissement d'une liste. Il est préférable de le raccourcir et de hiérarchiser les tâches.

"La liste de tâches doit être composée de 3 à 5 tâches que vous allez accomplir aujourd'hui. Oui, vous avez beaucoup plus de projets qui nécessitent une attention particulière. Mais idéalement, une liste de choses à faire est une sorte de contrat avec vous-même. Vous vous promettez de remplir exactement ces tâches, quoi qu'il arrive d'autre », conclut l'expert.

Et les tâches moins importantes peuvent toujours être réparties sur les jours les plus proches de la semaine ou du mois.

4. Ne décomposez pas les grandes choses en petites étapes

Souvent, des choses apparaissent sur la liste qui nécessitent plusieurs étapes à accomplir à la fois. Ces grands projets doivent être traités avec prudence.

Mike Vardy, créateur du blog de productivité Productivityist, estime que sans diviser les grandes tâches en petites parties, vous n'obtiendrez pas le résultat maximum.

Grace Marshall, coach en productivité, ajoute qu'avec une liste mixte de grands projets, comme la création d'un site Web, et petites choses, comme commander un nouveau lot de cartes de visite, nous sommes beaucoup plus susceptibles de reporter de grands projets pour après.

"Cela se produit parce que lorsque nous sommes en mode action, nous voulons entreprendre des tâches simples que nous pouvons certainement résoudre. C'est comme un jeu informatique addictif. On ne nous propose jamais de sauver le monde des zombies ou de trouver un trésor en une seule étape. Au lieu de cela, nous passons d'un niveau à l'autre et terminons toutes les missions à tour de rôle », explique Grace Marshall.

5. mal formulé

Le blogueur Michael Vardy conseille de toujours utiliser des verbes. Au lieu de phrases courtes comme « Seryozha, e-mail », tenez-vous en à des phrases claires, par exemple: « Envoyez les chiffres de vente à Sergey par e-mail ».

"Imaginez que vous deviez confier les responsabilités à quelqu'un d'autre. Si vous commencez la description de la tâche par un verbe, il sera beaucoup plus facile pour une personne de comprendre ce qui lui est demandé. Vous venez du futur et il y a cette personne. Simplifiez-vous la tâche et débarrassez-vous des formulations vagues », recommande Michael Vardy.

6. Traitez votre boîte de réception comme une liste de tâches

Si vous laissez les e-mails qui vous parviennent contrôler votre journée, vous perdrez tout votre temps à résoudre les problèmes des autres. « Soyons honnêtes: le flux de messages ne se tarit jamais. Il n'est pas étonnant que nous ayons l'impression de ne pas avoir l'énergie nécessaire pour faire autre chose », déclare Grace Marshall, coach en productivité.

Réfléchissez à vos objectifs stratégiques - projets proactifs ambitieux, souhaits pour l'année ou orientations globales de développement. À quelle fréquence cela apparaît-il dans votre e-mail? Si rare, il est préférable de porter votre attention sur d'autres tâches.

7. Ne prends pas le temps de te reposer

Des pauses périodiques, comme une promenade dans le parc ou un exercice de respiration de cinq minutes, vous aident à vous ressourcer et à reprendre des forces. Et ce n'est pas moins important que de supprimer la tâche suivante de la liste.

"Beaucoup de gens trouvent inutile d'ajouter quelque chose d'"improductif" à leur liste. Cependant, un peu de repos aide à se concentrer plus profondément et plus efficacement sur les tâches suivantes. Que les pauses soient pour vous quelque chose de naturel et d'incontestable. Cela permettra d'équilibrer votre énergie, de rester concentré et d'éviter l'épuisement professionnel », explique Lee Chambers, consultant en bien-être et psychologue.

8. Lister les tâches inutiles

C'est toujours agréable de vérifier ce que vous avez fait. Mais cela ne signifie pas qu'il vaut la peine d'ajouter un grand nombre de tâches élémentaires à votre emploi du temps.

«Bien qu'il y ait des avantages à enregistrer de petites activités et habitudes, elles ont beaucoup plus d'inconvénients. Il devient plus difficile pour nous de prioriser les tâches, la liste se complique, et il y a parfois une productivité toxique qui entraîne surmenage et procrastination. De plus, il peut y avoir un faux sentiment que nous avons réussi à faire beaucoup de choses en une journée, alors qu'en fait nous étions en train de jouer avec des choses élémentaires », explique Lee Chambers.

Pour les petites habitudes et les rituels, comme les rappels de prendre des vitamines ou de faire de l'exercice, l'expert recommande d'utiliser des applications spéciales comme traqueurs d'habitudes.