Personal Kanban: comment simplifier votre vie professionnelle avec un tableau des tâches

Écrivain de renom et professeur d'informatique à l'Université de Georgetown, Cal Newport, a écrit le livre New Principles of Business Communication. Il y explique comment nous sommes arrivés à une culture de communication constante et comment cela affecte notre productivité et notre santé mentale. Avec l'autorisation des éditions MIF, nous publions un extrait du cinquième chapitre. Il s'agit de résoudre efficacement les tâches de travail à l'aide d'un tableau Kanban.

Jim Benson a beaucoup réfléchi à la façon d'optimiser le travail dans le domaine intellectuel. Son cabinet de conseil, Modus Cooperandi, se spécialise dans le développement de procédures uniques pour aider les cols blancs à travailler ensemble plus efficacement. Benson a déjà travaillé dans le développement de logiciels et connaît bien les techniques de gestion agiles. C'est probablement pourquoi il utilise souvent des tableaux de tâches dans son travail. […]

Mais en matière de productivité personnelle, Jim Benson est devenu célèbre pour un petit livre qu'il a auto-publié en 2011. C'est ce qu'on appelle le Personal Kanban, et il offre une perspective alléchante: vous pouvez utiliser des techniques de gestion agiles qui aider des équipes de collaborateurs à mettre en œuvre des projets complexes pour faire face à l'enchevêtrement des responsabilités dans leur vie professionnelle individuelle vie.

Les idées derrière le livre sont assez simples. Et Benson les a brièvement décrits dans une vidéo de cinq minutes qu'il a publiée sur le site Web du livre. L'auteur est debout à côté d'un grand cahier posé sur un chevalet. Il remplit le centre de la feuille avec des morceaux de papier autocollant multicolores. Ils représentent nos propres attentes, ainsi que celles de nos proches, amis, collègues et patrons. "Toutes ces tâches se rejoignent en une seule masse dans notre esprit, et chaque fois que nous pensons à quoi entreprendre, nous arrachons un morceau de cette masse", explique Jim. Pour ce faire, nous devons parcourir cette pile de tâches et les analyser attentivement afin de décider quoi faire ensuite. "La tâche n'est pas agréable", résume Benson.

Personal Kanban propose une solution: structurer cet ensemble d'informations avec un tableau de bord personnel. Benson pense qu'il devrait y avoir trois colonnes. Le premier s'appelle Opportunités. Dans ce document, à l'aide de feuilles autocollantes, vous entrez des informations sur vos responsabilités. Chaque feuillet contient des informations sur une seule tâche. "Et maintenant, la gamme cauchemardesque de travail se transforme en une belle structure ordonnée." La deuxième colonne est intitulée "En cours". Là, vous déplacez les feuilles reflétant les tâches sur lesquelles vous avez commencé à travailler. Le point clé lié à cette colonne (et c'est l'ingrédient secret du système Kanban dans son ensemble) est que vous pouvez travailler sur un nombre strictement défini de tâches en même temps. Dans le langage de ce système, il s'agit de "limiter le nombre de travaux en cours". Dans sa vidéo, Benson dit de ne pas travailler sur plus de trois tâches à la fois. Comme il l'explique, si vous décidez plutôt de faire une douzaine de courses différentes à la fois, tout finira par « un désordre complet ». Il soutient de manière convaincante qu'il ne faut pas s'accrocher à tout à la fois: consacrer toute son attention à deux ou trois choses et entreprendre une nouvelle tâche seulement après avoir terminé la précédente.

Et nous nous sommes donc logiquement approchés de la colonne "Terminé". Lorsque le travail est terminé, le dépliant s'y déplace. Théoriquement, cette colonne n'est pas du tout nécessaire, mais Benson suggère que l'élévation psychologique ressentie par une personne, déplaçant un morceau de papier de la colonne "En cours" à la colonne "Terminé", devient un puissant stimulant facteur. Dans les années qui ont suivi la publication du livre de Benson, le système a gagné des hordes de fans. […]

Le tableau des tâches est un outil incroyablement efficace non seulement pour coordonner le travail des différentes équipes, mais aussi pour structurer le travail de chaque employé […].

J'ai déjà dit que j'utilisais moi-même cette idée en tant que professeur. En tant qu'étudiant diplômé du département d'informatique de Georgetown, j'ai organisé mon travail à l'aide de tableaux Trello. Ma feuille de calcul ressemblait au modèle standard de Benson, avec les colonnes "En cours" et "Terminé". Comme beaucoup de fans de systèmes Kanban personnels, j'ai créé mes propres colonnes pour ces tâches que je veux accomplir, mais pour le moment je n'y suis pas activement engagé (plus tard, j'en parlerai plus). Chaque lundi, j'étudiais les informations au tableau, déplaçais les cartes et décidais sur quoi je travaillerais cette semaine-là. Dans les jours qui ont suivi, j'ai souvent consulté le tableau pour voir ce que je pouvais faire pendant le temps que je réservais aux études supérieures. Dès que de nouvelles demandes sont arrivées - sous forme d'e-mails, d'appels téléphoniques ou, comme c'est souvent le cas, de questions passées devant le bureau de mes élèves - j'ai tout de suite noté les informations sur des fiches et les ai affichées au tableau pour travailler sur ces moments Plus tard.

Sans un tableau de tâches dans mon travail universitaire, je dépendrais de la communication avec style. esprit de ruche hyperactifUn flux de travail axé sur la communication continue et alimenté par un flux aléatoire messages délivrés via des moyens de communication numériques tels que les e-mails et messagers.. En conséquence, je serais enlisé dans une correspondance lente avec de nombreuses personnes - jour après jour. Je deviendrais une victime typique d'un esprit de ruche hyperactif: quelqu'un qui ne se sépare pas d'un ordinateur portable même une réunion et n'a jamais lâché son téléphone alors qu'il traversait le campus en essayant de faire mille choses en même temps. Autrement dit, sans ce système, mon travail serait un enfer. Avec l'aide du tableau des tâches, j'ai pu réduire considérablement la consommation de ressources. Les informations sur les travaux à venir sont placées au tableau, structurées, et je complète méthodiquement les tâches dans le temps imparti pour cela. C'est pourquoi, comme vous l'avez peut-être deviné, je suis devenu un ardent défenseur de l'utilisation des tableaux de tâches non seulement pour organisation du travail de l'équipe, mais aussi pour fluidifier la vie professionnelle de chacun des collaborateurs, traiter avec travail mental.

Pour vous aider dans cette tâche, voici quelques exemples de bonnes pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti des tableaux de tâches.

1. Utiliser plusieurs tableaux

De nombreux partisans du Kanban personnel n'utilisent qu'un seul tableau pour organiser leurs tâches professionnelles. Je recommande d'adopter une approche légèrement différente. Ayez un conseil distinct pour chaque rôle que vous exercez dans le domaine professionnel. Je suis actuellement professeur d'université dans trois rôles très différents: chercheur, enseignant et étudiant diplômé. Pour chacun de ces rôles, j'ai créé un conseil distinct. Ainsi, lorsque j'analyse mon activité d'enseignement, je ne suis pas dérangé par des tâches sans rapport avec le domaine de la recherche ou le travail avec des étudiants diplômés. En conséquence, je n'ai pas à basculer entre différentes activités et je résous les problèmes de travail plus rapidement.

Je trouve aussi parfois utile d'avoir un conseil séparé pour les grands projets (disons, ceux qui prennent plus de deux semaines à terminer). Par exemple, il n'y a pas si longtemps, je présidais une grande conférence scientifique. Ce poste impliquait la solution de nombreuses tâches. C'est pourquoi j'ai décidé qu'il serait plus facile de créer un conseil séparé, dont les informations ne chevaucheraient pas d'autres domaines de ma vie professionnelle. Une fois ce projet terminé, je n'avais plus besoin de la planche.

Bien sûr, vous ne pouvez fonctionner qu'avec un nombre limité de cartes afin que la tâche ne devienne pas écrasante. Pour cette raison, je pense que c'est une bonne idée d'avoir un conseil distinct pour chaque rôle professionnel et chaque projet majeur. Dans ce cas, la plupart des gens auront deux à quatre planches avec lesquelles il sera facile de travailler. Au contraire, si vous avez dix conseils, les ressources nécessaires pour passer de l'un à l'autre l'emporteront sur les avantages de la structuration des tâches.

2. Avoir des séances individuelles régulières pour analyser les informations

Lorsque nous avons parlé des tableaux de tâches pour les équipes de connaissances, j'ai soutenu que la meilleure façon d'analyser les informations qu'ils contiennent est d'avoir des réunions régulières. Il en va de même pour votre tableau personnel. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de cet outil, prévoyez du temps chaque semaine pour analyser et mettre à jour les informations du tableau. Au cours de ces sessions individuelles, passez en revue les détails et déplacez les cartes, en mettant à jour l'état du travail si nécessaire. Le processus ne prendra pas longtemps. Si vous le faites régulièrement, 5 à 10 minutes suffiront.

N'organisez pas trop souvent de telles séances: j'en suis venu à la conclusion qu'une fois par semaine suffisait. Mais n'ignorez pas ce type d'activité. Si vous décidez que tableau des tâches n'est pas une méthode suffisante pour stocker des informations sur vos responsabilités professionnelles, vous reviendrez alors à une correspondance fébrile dans l'esprit d'un esprit collectif hyperactif. Mettez les informations sur la session individuelle dans votre calendrier et prenez-la aussi au sérieux que toutes les autres réunions et réunions. Les tableaux de tâches personnalisés peuvent rendre votre vie professionnelle beaucoup plus facile, mais seulement si vous êtes prêt à investir votre temps pour travailler avec eux.

3. Ajouter une colonne "Négociable"

En tant que directeur de l'école doctorale, je dois souvent discuter de problèmes de travail avec certains de mes collègues: avec le doyen, avec chef du programme d'études supérieures et avec deux autres professeurs qui font partie de la commission, que je titre. Sur mon tableau des tâches, j'ai ajouté une colonne pour chacun de ces employés et l'ai appelée "A discuter lors de la prochaine réunion". Dès qu'une question se pose, lorsque j'ai besoin d'avoir l'avis de quelqu'un de collègues, je réprime l'envie de lui envoyer un petit mail. Au lieu de cela, je saisis des informations sur la tâche dans la colonne "Discuter lors de la prochaine réunion".

Je rencontre le responsable du programme doctoral une fois par semaine à heure fixe. Au cours de notre réunion, nous discutons de tous les problèmes qui sont apparus dans cette colonne au cours de la semaine écoulée. En ce qui concerne le doyen et les membres du comité, j'attends qu'il y ait suffisamment de questions dans la colonne Discuter, puis j'organise une réunion pour discuter de tout en même temps. Cette approche peut vous sembler trop simple, mais elle a eu un impact très positif sur mon travail.

Imaginez, par exemple, qu'en une semaine, il y ait cinq cartes d'information dans la colonne Discuter avec Dean. Au cours de la rencontre, qui durera 20-30 minutes, nous élaborerons avec lui une stratégie sur chacun de ces enjeux. Si je lui écrivais une lettre à chaque fois, je devrais mener cinq dialogues en même temps pendant la semaine. En conséquence, j'aurais vérifié mes e-mails dix fois et j'aurais été ennuyé d'avoir été distrait du travail.

Si vous souhaitez minimiser les messages sans fin et tirer le meilleur parti des tableaux de tâches individuels, c'est probablement le conseil le plus précieux que je puisse vous donner. Des réunions régulières peuvent remplacer 90 % d'une correspondance trépidante. Vous n'avez qu'à garder une trace exacte des questions qui doivent être discutées. Avec l'aide du tableau des tâches, c'est facile à faire.

4. Ajouter une colonne "En attente d'une réponse"

Si vous collaborez à un travail intellectuel, vous devez parfois interrompre le travail sur une tâche pendant que vous attendez qu'une autre personne réponde à une question ou à une information manquante. Si vous avez créé un tableau de tâches personnel, ces questions délicates peuvent être facilement suivies à l'aide de la colonne En attente de réponse. Lorsque vous y déplacez une tâche, indiquez sur la carte exactement de qui vous attendez une réponse et ce que vous ferez lorsque vous recevrez les informations nécessaires. Cela vous permettra de garder le cap jusqu'à ce que vous ayez le pouvoir d'influencer la situation, et de continuer à travailler efficacement lorsque les informations nécessaires arriveront. Plus important encore, vous placez les problèmes non résolus dans un endroit sûr et vous vous débarrassez des problèmes sous-jacents. anxiétéque quelque chose n'a pas été fait.

Le livre "New Principles of Business Communication" est basé sur des études de cas et les dernières recherches dans le domaine de la psychologie et des neurosciences. De là, vous apprendrez à penser systématiquement, ce qui doit être fait pour reconstruire le flux de travail dans une organisation, dans une équipe et pour les employés individuels, et d'autres choses intéressantes.

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