Sessions stratégiques: qu'est-ce que cet outil et qui peut en bénéficier
Miscellanea / / April 21, 2023
Les grandes équipes souffrent souvent de désunion et d'incompréhension des objectifs de l'entreprise. Voici comment y remédier.
Que sont les sessions stratégiques
Les sessions stratégiques sont un format de réunion pour les dirigeants, au cours duquel ils discutent des plans de développement de l'entreprise. Cet outil aide :
- évaluer la situation actuelle de l'entreprise, identifier ses forces et ses faiblesses ;
- trouver des moyens d'éviter les problèmes ou de résoudre ceux qui existent ;
- définir un plan d'action - étapes spécifiques pour atteindre les objectifs ;
- fixer des repères pour mesurer le succès.
Une séance stratégique est une sorte de idée de génie. Ainsi, lors de la réunion, nous discutons des problèmes et des réussites des départements, fixons des objectifs pour chacun d'eux, dessinons des schémas et des graphiques sur un tableau blanc interactif en ligne.
A ces fins, nous avons choisi Miró. Cet outil vous permet de capturer des pensées et des idées dans un format visuel. En même temps, tous les participants à la session y ont accès depuis n'importe où dans le monde et depuis n'importe quel appareil.
Après cela, nous procédons à une planification tactique: le responsable de chaque département décompose ses tâches en étapes plus petites.
Comment mener une séance de stratégie
Voici quelques étapes pour vous aider à vous organiser.
Déterminer la fréquence des réunions
Il n'y a pas de délais fixes pour la tenue de séances stratégiques. Certaines entreprises préfèrent tenir des réunions trimestrielles, tandis que d'autres peuvent les tenir tous les six mois ou tous les ans.
Ainsi, vous pouvez définir la fréquence des réunions qui vous convient.
Dans notre entreprise, des sessions stratégiques ont lieu une fois par trimestre. Ensuite, nous brisons l'intention buts pour une sorte de sprint. Pour ce faire, vous devez décider des mesures à prendre pour résoudre les gros problèmes, combien de temps cela prendra en général, quels départements seront impliqués et de combien de ressources ils disposent.
Les responsables décomposent ensuite les tâches au niveau du département, si nécessaire. Et après 3 mois, nous vérifions le planning.
Invitez les bonnes personnes
Les personnes que vous inviterez à la séance de stratégie dépendront de la liste des problèmes à régler. Par exemple, si vous organisez une réunion pour discuter de la stratégie commerciale globale, vous devez appeler les chefs de département. Vous pouvez également inviter des chefs de projet qui sont responsables des indicateurs clés.
Si votre séance de stratégie est consacrée à l'examen et à la discussion de certaines données, cela vaut la peine d'attirer commandequi a recueilli ces informations et comprend leur importance.
Choisissez une date et une heure qui conviennent à tout le monde
Lorsque vous fixez une date et une heure, tenez compte de l'opinion de chacun. Évitez de planifier des réunions avec les employés la veille de leur échéance. Ils ont peut-être un rendez-vous important. réunion ou il y a des tâches brûlantes qu'ils ne peuvent pas remettre à plus tard. En conséquence, vous pouvez les mettre dans une situation délicate.
Lorsque vous donnez une date, indiquez la durée de la session. Par exemple, dans notre entreprise, toute la journée de travail est consacrée à cet événement. Et dans ce cas, il est important de faire des pauses à temps, en vous donnant ainsi qu'à vos collègues la possibilité de vous détendre.
Établissez un ordre du jour
L'ordre du jour peut inclure des sujets importants, les principales étapes de la session, des questions qui doivent être discutées. N'y ajoutez pas un grand nombre de points - il est préférable d'indiquer le sujet principal. Par exemple, il pourrait entrer sur un nouveau marché.
En écartant les questions inutiles, vous pourrez rester concentré sur la tâche principale.
À la fin de la session stratégique, assurez-vous de revoir tout l'ordre du jour et de consolider les accords conclus.
Demandez aux participants de se préparer à l'avance
Les managers doivent être conscients des indicateurs actuels du département: le niveau de charge de travail des subordonnés, le volume total de tâches, etc.
Ils doivent également disposer d'informations à jour sur la manière et le moment indicateurs clef - à court et à long terme. Si les responsables doivent discuter de certaines questions et problèmes du département, ils doivent également en préparer une liste à l'avance.
Avant certaines sessions stratégiques, il peut être utile non seulement de faire circuler l'ordre du jour de la réunion, mais aussi de préparer un rapport détaillé sur l'avancement des tâches importantes. Vous pouvez résumer les objectifs et leurs KPI associés dans des feuilles de calcul.
Organiser une réunion
Au cours de la réunion, vous devez non seulement passer en revue toutes les questions, mais aussi donner aux gens la possibilité de parler honnêtement et d'exprimer leurs opinions. Encouragez les participants à le faire, mais essayez de ne pas interrompre les autres et revenez à ceux qui ont été interrompus.
Il est souvent plus efficace de confier la conduite et le contrôle de la session à l'hôte (modérateur). Cela permet au directeur d'évoluer sur le même terrain que les employés et de passer de la surveillance de l'événement à une interaction active avec les gestionnaires et à la résolution de problèmes.
Prendre des notes pendant la réunion
Vous devez enregistrer les points principaux, les idées, les données, les délais et toutes les autres informations importantes dont vous discutez au cours de la session, car cela sera utile pour la planification tactique ultérieure.
Chaque département a toujours une compréhension du temps nécessaire pour accomplir une tâche particulière. Cela permet déjà au cours de la session d'esquisser des conditions.
Les animateurs capturent généralement les informations au fur et à mesure, mais un rapport général doit également être préparé après la session.
Dans notre entreprise, le modérateur en est responsable. C'est-à-dire qu'il organise et supervise non seulement la réunion, mais génère également un rapport sur les décisions prises.
Demandez des commentaires
Grâce à lui, vous pouvez voir différents points de vue et découvrir ce que Collègues accorder une attention particulière. Et aussi - pour stimuler leur interaction les uns avec les autres.
Demandez aux participants d'écrire sur tout problème. Mieux encore, utilisez l'application de sondage pour voir leurs réponses en temps réel. Par exemple, il peut s'agir de questions concernant le sentiment général d'efficacité de la session et divers problèmes d'organisation, ainsi que des souhaits pour des événements futurs.
A qui s'adresse cet outil ?
Je crois que les affaires ne peuvent exister sans planification. Ils doivent toujours être traités, quels que soient le créneau et le format de votre travail.
Sans votre propre stratégie, vous courez le risque de mal prioriser ou de négliger les problèmes d'un département particulier, ce qui affectera les résultats de l'ensemble de l'entreprise. En conséquence, tôt ou tard, les problèmes internes deviendront plus importants et plus destructeurs pour l'entreprise.
Des sessions stratégiques aideront à y faire face et à établir un flux de travail. Par conséquent, à mon avis, ils seront utiles pour toutes les équipes de plus de 3-4 personnes.
Après tout, plus vous avez de départements responsables de problèmes individuels, plus la désunion des dirigeants peut être grande. Et à l'aide de sessions stratégiques, vous pouvez synchroniser les plans de l'entreprise et assurer le meilleur compréhension à l'intérieur d'elle.
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