Qu'est-ce qu'une erreur de planification et de la façon d'évaluer le calendrier
Productivité / / December 23, 2019
Jessica vert
Marketer et auteur d'articles sur les affaires et le marketing.
Qu'est-ce qu'une erreur de planification
Au cours des trois dernières années, je peignais cinq chambres à la maison. Je commence par la chambre et il était prévu que la conduite avec elle pendant une semaine. Cependant, la touche finale fait qu'après un mois.
Pensez, passer à la deuxième chambre, je l'ai fourni à la peinture d'un mois? Et ici et là. Je suis sûr qu'une fois déjà farcie sa main, puis, juste pour finir le week-end, un maximum - à l'autre. Mais j'ai un mois encore à gauche. Comme dans chacune de toutes les autres chambres. Sauf la cuisine - à elle, il a fallu encore plus de temps.
A chaque fois, prêt à peindre une autre pièce, j'ai attendu pendant une semaine ou deux tout sera prêt. L'expérience m'a dit que je ne parviendrais pas à moins d'un mois. Cependant, pour donner la confiance dans le fait que beaucoup dans ce temps il va certainement aller plus vite, il était difficile.
Dans ce présomptueux, parce que nous sous-estimons la nécessité pour nous de résoudre les problèmes de temps, a un nom: erreur de planification. Ce concept est à la fin des années 70 entrées
Prévision intuitive: Biais et procédures correctives psychologues Daniel Kahneman et Amos Tversky.Les scientifiques ont expliqué que lorsque planification les gens ignorent souvent leur expérience. Dans mon cas, il a été le fait que la pièce à peindre chaque fois que je besoin d'un mois entier. En règle générale, nous nous concentrons uniquement sur la tâche à accomplir: il est une petite pièce, donc, devra peindre pour longtemps.
Daniel Kahneman raconte en détail à ce sujet dans livre « Pensez lent... Faites rapidement votre esprit. » Il fait valoir que les erreurs de planification sont généralement associées à deux choses:
- Nous ne considérons pas combien de temps il a fallu pour effectuer des tâches similaires dans le passé.
- Nous partons du principe que ne pas être confronté à des difficultés, ce qui entraînera des retards.
Quelles sont les causes d'une mauvaise estimation du temps
selonSuccès en temps Disruptive Project Management Institute, seulement un peu plus de la moitié de tous les projets sont terminés dans les délais prévus.
Mais une chose - à sous-estimer la quantité de temps que vous avez besoin de peindre la pièce (juste vous prend un peu d'inconvénients). Il est tout à fait une autre - de faire la même erreur dans l'évaluation des tâches et des projets. Ici, les conséquences pourraient être beaucoup plus graves.
Au mieux, cela conduira au fait que vous ou votre équipe devra travailler heures supplémentaires. Au pire - à un manque de budget, de petits profits, les patrons et l'insatisfaction des clients.
Comment évaluer correctement le problème
Vous devez arrêter la planification, faire confiance à l'intuition seule. Il est préférable d'utiliser un équipement spécial.
1. Miser sur l'expérience précédente
Les psychologues recommandent que Kahneman et TverskyPrévision intuitive: Biais et procédures correctives: Avant que les travaux ne doivent pas apprécier exactement ce qui doit être fait, et plus, et d'estimer combien de temps est généralement consacré à ces tâches.
Par exemple, vous devez créer une nouvelle fonctionnalité pour les applications mobiles - Découvrez combien de temps à consacrer à votre équipe a un problème similaire. Voulez-vous écrire un billet de blog longueur 4000 mots - données obtenir environ combien d'heures ou de jours que vous avez pris la dernière fois.
Si vous travaillez seul, la meilleure façon de recueillir ces informations - utilisation application pour suivre le temps. Utilisez-le avec différents types de tâches, puis utilisez les rapports prêts à l'emploi.
Pour les activités de l'équipe utile logiciel de gestion de projet. La plupart d'entre eux utilisent plusieurs méthodes de collecte de données, telles que la comptabilité du temps de fonctionnement réel et construire des diagrammes de Gantt.
2. Demandez à l'autre pour évaluer votre problème
En 1994, la revue de la personnalité et de la psychologie sociale » l'American Psychological Association, « a publié les résultatsExploration de la «planification sophisme»: Pourquoi les gens de leur tâche d'achèvement Sous-estimation temps cinq études menées par Roger Bühler, Dale Griffin et Michael Ross.
Ils ont confirmé que les gens font souvent l'erreur de la planification décrite par Kahneman et Tversky. Mais j'ai trouvé quelque chose d'autre: nous trompons souvent les coûts de ses propres problèmes, mais il peut être agréable de prédire combien de temps il faut quelqu'un d'autre.
Les scientifiques ont demandé aux participants de suggérer combien de temps il faut pour effectuer une tâche à une autre personne. Lorsque vous répondez à ceux invoqués le plus souvent sur l'expérience passée. Et même quand il n'a pas été, leurs estimations étaient beaucoup plus rationnels que les conclusions de ceux qui devaient accomplir la tâche.
En effet, nous sommes généralement attitude très optimiste leurs capacités. Et beaucoup plus objective quand il vient à quelqu'un d'autre. Ainsi, au lieu d'essayer d'évaluer le problème eux-mêmes, demandez à un ami ou un collègue de le faire pour vous.
3. Faire une plage de dates, et envisager la possibilité de retards
Donald Rumsfeld, politicien américainIl y a bien connu bien connu - des choses que nous savons que nous les connaissons. Il y a aussi des inconnus connus - des choses que nous savons qu'ils ne savent pas. Mais il y a encore inconnu, inconnu - ce sont des choses que nous ne savons pas que nous ne les connaissons pas.
Sur cette citation souvent citée dans la gestion du projet. Pour permettre des inconnues inconnues mentionnées par Rumsfeld, les gestionnaires utilisent le cône que l'on appelle l'incertitude. Il est conçu à l'image d'une plage de temps, ce qui peut nécessiter la tâche.
Lorsque vous commencez à travailler sur le projet, vous êtes un peu plus à ce sujet que vous savez. Par conséquent, le temps réel nécessaire pour compléter, peut varier considérablement avec les prévisions. Pensez-vous que le travail prendra deux jours, et peut en fait besoin de huit. Ou seulement quelques heures.
Mais au cours de cette gamme de processus est réduite. Mais dire exactement combien de temps vous avez besoin, vous pourrez seulement à la fin - quand projet achevé.
Et pourtant, le cône d'incertitude nous permet de donner une estimation plus précise. Si vous connaissez peu de choses sur le projet à venir, il faut diviser le travail de temps estimé pour quatre à trouver la limite inférieure de la plage, et multiplier par la même quantité afin de déterminer la limite supérieure. Cela aura, par exemple, de 1 à 16 jours.
Si une telle gamme ne vous convient pas, utilisez le compte que la limite supérieure - puis, sans doute, le travail prendra 16 jours. Ce n'est pas le nombre exact, mais le plus probable, il est plus proche de la réalité que votre estimation initiale.
4. tâche de taux à trois points
Cette méthode sera plus objective. Pour chaque tâche, vous devez évaluer:
- le meilleur scénario;
- pire scénario;
- le scénario le plus probable.
Le premier nombre est susceptible de coïncider avec votre estimation initiale. Évaluation du scénario le plus probable peut être basée sur des données empiriques que vous avez. Mais dans l'évaluation de la pire nécessité d'examiner combien de temps il faudrait, si les choses tournent mal.
Avoir trois chiffres, calculer une valeur moyenne. Par exemple, si le meilleur scénario - pendant trois jours, les probables - cinq jours, et le pire - neuf, il suffit d'ajouter 3 + 5 + 9 = 17. Ensuite, diviser ce nombre par trois. Il se trouve en moyenne 5,67 jours - ce sont vos prévisions pour le temps nécessaire.
5. Calculer le coefficient d'erreur
auteur Steve Pavlina livres « Le cours de développement personnel pour les gens intelligents » recommande taux de comptage combien vous vous trompez dans la planification. À l'avenir, ce numéro sera utilisé pour toutes vos tâches.
Évaluer le temps pour plusieurs casQue vous devez effectuer dans un proche avenir. Enregistrez vos hypothèses. Après avoir terminé le travail, notez combien vous avez dépensé au total.
Additionnez tout le temps prévu ensemble. Faites la même chose avec le réel. Maintenant, tout le temps réel est divisé en une première évaluation - vous obtenez le bon équilibre.
Par exemple, vous avez calculé que pour effectuer des tâches multiples nécessitent 12 heures. Mais à la fin nous avons passé 15. taux d'erreur: 15/12 = 1,25. Cela signifie que la tâche a pris 25% plus de temps que prévu.
Maintenant, toujours multiplier leur évaluation initiale sur le taux d'erreur résultant - et ils seront plus précis.
6. Évaluer dans le plus de temps improductif de la journée
analyste américain et auteur de la littérature d'affaires Daniel Rose dans son livre « Taymhaking. Alors que la science nous aide à faire tout à l'heure, « il a plongé dans la recherche sur notre chronotype - horloge interne.
Il a étudié la façon dont ils affectent notre bien-être tout au long de la journée. Et je trouve que chronotype ne contrôle pas seulement notre activité physique et mentale, et plus et de déterminer à quelle heure de la journée, nous sommes plus créatifs quand et ont tendance à les pensées positives et négatives.
Rose fait référence à une étudeEt l'humeur saisonnière Diurne avec Variez travail, sommeil et diverses cultures Durée du jour Scott Golder et Michael Macy, qui a analysé l'humeur des gens sur les messages Twitter. Ils ont constaté que l'utilisateur positionne généralement malopozitivny précisément dans les périodes de la productivité de la récession.
Pour la plupart des gens, cette baisse est au milieu de la journée, juste après le déjeuner. Selon Golder et Macy est peu probable que à ce moment, vous aurez une bonne humeur. Que cela peut vous aider à éviter l'excès de confiance et d'optimisme, et à la fin - de planifier plus efficacement.
Ainsi, l'essence de la dernière méthode - pour évaluer le problème, alors que sur la baisse de la productivité. Il est d'environ six heures après le réveil. Mais vous pouvez simplement attendre assez de sens de la dispersion et de la fatigue.
Le résultat de la vérification que vous êtes plus proche de la réalité, la planification de leur temps de cette façon.
très compréhensifs erreurs de planification vous aidera à évaluer correctement le problème. Peut-être que vous ne parvenez pas à contrôler leur tendance à surestimer leurs propres capacités. Mais si vous êtes au courant de l'effet d'un excès d'optimisme, et essayer de réduire cet effet, il deviendra beaucoup mieux gérer votre temps.
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