« 0 extérieur » - un système clair pour maintenir zéro boîte de réception

E-mail à un grand nombre est toujours pas d'outil de travail alternatif et de la souffrance quotidienne. Quelqu'un sept lettres entrantes, et il les démontent maintenant rapidement. Quelqu'un compte 46 membres, mais ils ont aussi razgrebot par jour, parce qu'il a utilisé. Pour chaque personne il y a un certain seuil d'e-mails entrants par jour, avec laquelle il peut traiter sans délai le traitement du lendemain et, par conséquent, sans provoquer des blocages dans l'électronique boîte. Vous pouvez appeler le seuil d'un « naturel ».

Si les lettres plus qu'une personne peut gérer, vous devez changer votre approche de courrier électronique de gestion. Cela augmentera le seuil à la valeur requise dans le cas particulier. Il devrait être en mesure de traiter 100 lettres par jour? Ainsi, vous pouvez et 100, il suffit d'utiliser le courrier à la bonne méthode. Quoi? Qui nous le dira.

La seule indication qu'une personne se débrouille avec e-mail est inclus à la fin de la journée zéro. Les principes clés de la bonne transformation entrant - étant entendu que la lettre devant vous. Vous devez d'abord apprendre à classer avec précision les lettres et de savoir quoi faire avec chaque type.

Tous les messages entrants peuvent être divisés en sept catégories:

1. Pas besoin de réponse, pas nécessairement lu. La façon dans ces deux lettres: archivage ou de suppression. Si vous obtenez un bulletin d'information régulier, qui est lu jamais, alors vous une faveur - atteindre votre objectif. L'une des actions en échange de se débarrasser des dizaines de ces lettres dans l'avenir. Nous voulons apprendre à faire face au flux des e-mails par jour? Avec moins facile à manipuler le flux. Ne pas avoir peur de manquer quelque chose d'important. Vraiment les informations nécessaires se vous d'une autre manière, et apparaît devant vous encore au moins une fois.
2. Avec des pièces jointes. Cela peut être une notification de la nécessité de payer pour quelque chose ou de l'information pour les travaux en cours ou à venir. Pour ces lettres est utile pour créer un dossier séparé, mais sans fanatisme. Est-ce trop de dossiers? Simplifier. Afin de trouver quelque chose de bien, je ne ai pas besoin d'un millier de dossiers, et la capacité de recherche, utiliser les fonctionnalités Mailer.
3. Réponse facultative. La réponse semble être non obligatoire, mais parfois la courtoisie utile. Passez ensuite uniquement sur la situation.
4. Avec le délai d'examen. Il est intéressant de lire, mais pas nécessairement. Essayez de se rapporter à cela et la catégorie précédente autant de lettres que possible. Ceci est la clé pour un travail efficace avec e-mail.
5. Doit répondre aujourd'hui. Tout est simple: prendre un responsable et maintenant, si quelque chose de vraiment urgent, ou à la fin de la journée de travail.
6. Il doit être répondu, mais pas aujourd'hui. La beauté de l'e-mail qu'elle n'a pas le chat ou par téléphone. Personne ne attend, et ne devrait pas attendre une réponse rapide par e-mail, si vous ne parlez pas dans l'en-tête du message. Si le délai de réponse est appelé un jour ou vous vous connaître et savoir pour combien de temps vous devez donner une réponse, puis mettre ces lettres dans le dossier approprié. Par exemple, « Réponse lundi », « Répondre mardi », et ainsi de suite. Maintenant vous faire une check-list, où il y a un élément « de traiter le courrier du matin, reporté pour aujourd'hui. » À cette fin, comme il existe des outils spécialisés pour: RightInbox pour Gmail, FollowUpThen.com et FollowUp.cc.
7. lettre Incompréhensible. Il y a des lettres qui sont difficiles à attribuer à l'une des catégories. Ne pas se couper des réflexions pour organiser avec ces lettres font référence à l'une des catégories ci-dessus.

Sur la base de cette classification, nous avons besoin de dossiers pour les catégories № 2, 3, 4 et 6.

Règles de traitement efficace du courrier électronique

• Laisser pendant 30 minutes à la fin de la journée pour mettre la boîte de réception à zéro. Il est plus efficace que d'essayer de répondre immédiatement à chaque e-mail. Les gens ne sont pas multitâches. Moins de distractions et commutation - une plus grande efficacité.
• Que faire avec une lettre urgente? Fixez-vous l'intervalle auquel cocher les cases pour la journée. Par exemple, une fois par heure. Cochez la case de la disponibilité des lettres urgentes et importantes, à défaut, le retour au travail. Rappelez-vous profiter de courrier: n'est pas un moyen d'interaction instantanée. Il est possible que le problème, qui a été mentionné dans l'un des e-mails non urgents, sans votre participation sera décidée par la fin de la journée, ou la fin de la journée, vous obtiendrez plus d'informations qui permettra de résoudre le problème plus rapidement et efficacement.
• A tout moment, lorsque vous ne cochez pas votre e-mail, gardez le logiciel de messagerie fermé. Désactiver les notifications. Débarrassez-vous du numéro de la contemplation de la distraction des e-mails entrants. Maintenant, vous avez un autre emploi, et le temps pour le courrier est pas encore. Dans les moments de doute quant à l'exactitude de cette approche, rappelez-vous: vous n'êtes pas une centrale nucléaire, mais même si elle était le cas, la surchauffe du réacteur notifier par e-mail vous dans tous les cas.
• Utilisez leur engagement à temps pour terminer la journée de travail pour accélérer le traitement du courrier. Voilà pourquoi il est recommandé de démonter la boîte de réception vers le bas à zéro à la fin de la journée. Vous avez 30 minutes, et vous voulez mettre rapidement fin à tout. En fait, il se trouve une sorte de jeu, mais vous pouvez et délibérément e-mail de traitement geymifitsirovat.
• Gardez-les courts et au point.
• Soyez positif et amical.Les e-mails peuvent construire et détruire les relations. Au lieu de résoudre les problèmes des gens tentent vraiment importants parfois rouler l'adversaire le plus délicat et caché appelé un idiot, et tout le texte est basé sur ce point. Il n'y a rien d'étrange dans le fait, pour exprimer leur positif envoyé une petite phrase bien dans le corps de l'e-mail. Votre gentillesse va revenir à vous, et la correspondance sera beaucoup plus significative et efficace.
• Les lettres doivent ratisser dans l'ordre inverse. Et la seule façon. Il semble qu'il est plus logique de commencer par des e-mails plus anciens, mais qui est notre objectif - zéro boîte de réception, ce qui signifie que, avant la fin de la journée, nous avons même le premier courriel que vous avez reçu. Si vous faites-vous une faveur et commencer à quitter la dernière lettre reçue aujourd'hui pour demain, l'ensemble arrête la procédure de travail. Pourquoi étudiez-vous le travail compétent avec e-mail, si vous ne suivez pas la règle fondamentale? Continuer à travailler comme avant, et la souffrance.
• Ouvrez seulement les lettres nécessaires pour archiver ou supprimer le reste. Nous abonnements trop mauvais usage à des choses inutiles (abonnement Layfhaker, au contraire, très nécessaire) et par conséquent obtenir plus d'informations que ce qui peut être lu. Comment distinguer les lettres souhaitées? Il y a un simple, mais très efficace règle: ouvert uniquement les lettres qui sont adressées à une personne spécifique pour vous personnellement. Le reste - dans l'une des catégories ci-dessus au début de l'article sur la situation.
• Créer des modèles. Souvent, les réponses à la lettre assez standard, qui est, vous écrivez la même chose. Remarqué que l'écriture cette phrase souvent? Faire un modèle pour copier-coller rapide ou créer dans le service de messagerie.
• Si le courrier est traité, et il est encore temps, alors vous devez l'utiliser de façon rationnelle. Aller au numéro de la catégorie des lettres 3, 4 et 6 et des objets en ordre là.

Ce manuel, qui est basé, comme vous le dites, est le genre droit, est un excellent ajout aux conseils plus généraux pour travailler avec le courrier de LinkedIn PDG Jeff Weiner. Ne manquez pas 10 conseils pour traiter le courrier de Leo Babauta. En fait, il y a beaucoup d'autres façons presser le e-mail au maximum. Essayez d'appliquer des techniques eux-mêmes, analyser les résultats et ne pas oublier de laisser dans les commentaires vos propres conseils pour améliorer l'efficacité de l'e-mail.