Comment gérer le courrier électronique: 10 conseils du personnel TED
Productivité / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters un blog d'entreprise, partagé 10 conseils avec lesquels il maintient l'ordre dans le courrier.
Qui d'autre que les éditeurs et les gestionnaires du TED, pour parler de méthodes de lutte avec le courrier surchargée. Selon eux, la société reçoit des centaines d'e-mails tous les jours, et des e-mails entrants contre, certains employés ont longtemps dépassé mille.
Michael Makvoters, UX-architecte TED, propose 10 solutions au problème.
À l'avenir, vous aurez plus de temps que maintenant
Michael a remarqué que beaucoup de reporter le travail avec e-mail pour plus tard, parce qu'ils pensent que, à un moment donné dans l'avenir, ils auront plus de temps pour le faire. Ne soyez pas. Votre taux d'emploi restera probablement la semaine prochaine, le mois, l'année. Vous pourriez même être heureux. Mais la même quantité de temps sera pour le poste. Donc, commencer à travailler avec elle en ce moment.
Essayez de commencer par une table rase
Voici deux façons de le faire:
- Prenez le temps et être engagés dans le nettoyage de la poste en plusieurs étapes. Selon le nombre de messages que vous avez, vous devez dix appels à leur nettoyage. Si elle est donnée dur, briser le travail en plusieurs segments de 15 minutes.
- Optez pour faillite. Mettez en évidence trois ou quatre heures et faire de votre dossier « Boîte de réception » idéal de propreté et de l'ordre.
Mettez de côté un peu de temps chaque jour
Selon Michael, c'est la partie la plus difficile du plan. Vous devez travailler avec e-mail plusieurs fois par jour. Il conseille de consacrer 15 minutes toutes les quatre heures et de traiter uniquement avec le dossier de boîte de réception.
Si la lettre est pas très important - supprimer
Il est tentant d'envoyer chaque petite lettre importante de bits dans un dossier, pour traiter plus tard. Mais si la lettre ne mérite pas votre attention en ce moment, supprimez-le.
Se désabonner de chaque envoi inutile
Je souffre souvent du fait que supprime simplement le message sans intérêt à des envois postaux moi. Michael a également reçu plus catégoriquement:
Si l'envoi n'est pas intéressé à vous, non seulement de retirer la lettre, mais vous désabonner de celle-ci.
Au bas de chaque lettre il y a un bouton « Se désabonner » ou vous désabonner. Utilisez-le pour son usage prévu. Et plus, mieux. Vous pouvez également utiliser le service Unroll.me, que nous avons décrit ici. Il vous otpishet des listes de diffusion indésirables automatiquement.
Si le message est toujours dans le dossier « Boîte de réception », lire
Si la lettre a été testé, et vous ne vous désabonner pas et supprimez-le immédiatement, lisez-le. Si elle est courte, lire immédiatement. Si long, envoyer une lettre au dossier créé avant « Lire » et y revenir, quand il y aura plus de temps libre. Michael dit que si vous êtes honnête avec nous-mêmes, le pourcentage minimum de toutes les lettres tomberont dans ce dossier.
Répondre à de courtes lettres est mieux
Si vous envoyez un e-mail nécessite une réponse rapide, s'il vous plaît répondre... immédiatement. Ne pas attendre. Après l'envoi de la réponse, retirez la lettre. Si la lettre est une copie envoyée à un autre destinataire, et il n'a pas besoin de connaître votre réponse, retirez-les destinataires.
messages Rediriger collègues, si elles sont en mesure de répondre plus adéquatement
Rediriger les messages avec peu d'explications, et le supprimer de votre boîte de réception.
engager le tri
Tout service de messagerie permet aux utilisateurs de créer des dossiers. Il est le meilleur outil pour traiter avec messagerie surchargée. J'ai créé un dossier pour le travail, des photographies, des études et d'autres choses. Michael offres pour faire le dossier « Projets », « Autres », « réponse plus tard. » La chose principale est que vous sentez à l'aise.
Sélectionnez la bonne application
Pour moi, cette application est devenue boîte aux lettres. Michael a choisi aussi. Mais beaucoup d'options. Vous pouvez entrer dans la recherche de mot Layfhakeru « mail » et le nom du système d'exploitation pour lequel vous êtes à la recherche d'un client. Je vous promets que vous trouverez quelque chose de convenable.
résultat
Si vous ne pouvez pas lire l'article (me dire pourquoi), voici une courte liste de toutes les étapes:
- démonter le dossier « Boîte de réception » pour un certain nombre d'approches.
- Décider quoi faire avec la lettre, dès qu'il arrive.
- De temps en temps consiste à nettoyer le courrier.
- Se désabonner de mailings indésirables.