Comment ne pas effrayer les clients à l'extérieur et les partenaires: les mauvaises habitudes lors de l'écriture des e-mails
Travailler Et étudier / / December 25, 2019
Au travail, beaucoup de gens sont littéralement attaqués par un grand nombre de l'e-mail message, qui doivent nécessairement répondre. Bien sûr, il est très difficile de faire face au volume des affectations et de le faire correctement. Néanmoins, il y a des erreurs graves, ce qui devrait vraiment être évités.
Apprenez les règles de base d'e-mails d'écriture d'étiquette ne pas besoin de faire vos lettres transformées en chefs-d'œuvre littéraires. Il est tout à fait inutile. Mais si vous pouvez vous débarrasser des habitudes qui indiquent le manque de professionnalisme, votre entreprise sera beaucoup plus avec succès.
Quelles erreurs grossières lors de l'écriture du message électronique sont les plus courants?
1. Abus portant la mention « Urgent »
Si vous vous comportez comme un garçon dans la parabole, qui a crié « Au loup! Loups! « Et mettre toutes les lettres dans une ligne intitulée » Urgent », très bientôt cesser de vous prendre au sérieux les bénéficiaires. Lorsque vous aurez vraiment besoin d'une réponse immédiate, personne ne prêter attention à cette marque.
2. informalité excessive
Choix des manières de communication dépend de la qualité de la relation entre vous et une autre personne. informalité excessive montre un manque de professionnalisme.
Veillez à ne pas utiliser des points d'exclamation, smiley, sélection de couleur du texte, polices de fantaisie, de l'argot Internet et abréviations. Ils ne veulent pas vous aider à créer l'image d'un employé expérimenté.
Aussi, faites attention au fait que certaines personnes ne comprennent pas les acronymes. Surtout choisir avec soin le ton de la communication avec les étrangers et les membres des autres générations.
Rappelez-vous: lettre d'affaires Il devrait être facile à lire. Pour ce faire, utilisez la police Arial, Calibri ou Times New Roman, définissez la taille 10 ou 12 unités. En ce qui concerne la couleur, il est préférable de rester dans le noir.
3. ton trop froid de la communication
En même temps, le bénéficiaire ne doit pas se sentir qu'il communique avec le robot. Certaines des lettres ressemblent à de vraies personnes comme si, en fait, il est un message de répondeur.
Si votre lettre est vu votre personnalité, votre enthousiasme contribueront à façonner le bénéficiaire d'une vision positive de vous un interlocuteur commercial. La chose principale - ne pas exagérer.
4. L'abus d'une fonction de « Répondre à tous »
Les messages électroniques ne sont pas destinées à les transformer en un chatik confortable. Si vous répondez à un message qui est transmis à un groupe de personnes avant d'appuyer sur « envoyer tous », assurez-vous que votre réponse est vraiment intéressant et nécessaire à chacun des groupes.
5. Transférer le message sans l'approbation de l'expéditeur
Ceci est au moins ennuyeux. Et peut saper considérablement votre crédibilité.
Peu importe ce que vous envoyez. Vous pouvez envoyer un message au client de votre patron, qui fait référence au client. Ou vous ne pouvez pas résister à la tentation de tourner dans la chaîne des destinataires de la lettre contenant des renseignements personnels, son collègue. Dans tous les cas, vous ne devriez pas faire sans l'autorisation de l'expéditeur.
6. Envoi des copies de lettres cachées
Lorsque vous envoyez quelqu'un une copie cachée de la lettre dans l'interlocuteur une pensée: « Qui d'autre a envoyé une copie » Il provoque la méfiance et engendre le sentiment que vous êtes quelque chose de se cacher.
Si vous voulez envoyer une lettre à quelqu'un qui ne devrait pas être présent dans la chaîne de houblon, il suffit de copier-coller votre texte dans un nouveau message séparé.
7. formulation correcte du thème
Si le champ « Objet » vous entrez quelque chose comme « Ce moi », « Bonjour » ou « Pour votre information, » il ne donne pas le destinataire un indice sur le contenu de la lettre. En conséquence, il est probable que votre message ne sera même pas lu.
Si vous effectuez correspondance commerciale, Le sujet de votre lettre doit être bref, précis et capacious. Si le destinataire immédiatement comprendre ce que vous écrivez, il est probable qu'il va lire votre message et y répondre plus rapidement.
8. Utilisation abusive des messages personnels
Des blagues, des histoires touchantes et citations de motivation viennent parfois très hors de propos. Mais en grande quantité, ils se fatiguent rapidement du destinataire. Ne bombardez pas les boîtes de réception un message vide de sens à un collègue, même si vous le faites avec les meilleures intentions. Tôt ou tard, les destinataires de tels messages simplement supprimer sans les lire.
9. réprimande
Ne soyez pas tenté d'exprimer dans une lettre à la juste colère vers la destination, même s'il méritait une telle réaction. Même si vous attendez votre colis pendant deux ou trois mois. Il suffit de ne pas le faire. Les gens se souviendront toujours d'être rude, et il est mauvais pour votre image d'entreprise.
Au lieu de cela, écrire un message que vous allez vous envoyer destinataire en colère, et le laisser pendant quelques jours dans le dossier « brouillons ». Vous pouvez alors modifier et supprimer toutes les langues offensive. Ainsi, vous serez en mesure de démontrer leur professionnalisme.
10. familiarité
Si vous connaissez très bien le destinataire du message, et parfois vous pouvez vous permettre quelques compliments agréables. Mais si cela est votre partenaire ou d'un client d'affaires, sauf ton poliment retenu de la communication. L'achèvement de lettres telles que « A bientôt! » Dans ce cas serait inapproprié.
11. L'utilisation de l'adresse e-mail absurde
Froufrous, adresses vulgaires ou ridicules ouvertement attireront l'attention négative aux bénéficiaires. Si vous ne pouvez pas partie avec sa boîte [email protected], puis rembobiner pour la correspondance d'affaires compte distinct.
12. Un grand nombre de fautes de frappe
Envoyez des messages à partir de votre téléphone ne vous exonère pas de votre obligation de vérifier vos e-mails sur les erreurs. Si vous faites plus d'une faute de frappe dans la lettre, vous ne vous présentez pas du meilleur côté. Si vous avez besoin d'envoyer un message sur la route, il est important d'examiner attentivement avant de l'envoyer.
13. L'envoi de messages tôt le matin
Parfois, quand on se lève tôt et se sentir tout à fait productif, Vous êtes tentés de traiter rapidement la correspondance commerciale. Cependant, la majorité des bénéficiaires a attiré l'attention sur le moment de l'envoi de la lettre. Si vous envoyez un message à trois heures du matin, puis, au mieux, vous envisagerez un bourreau de travail, et au pire - pas tout à fait en bonne santé.
Si la nuit trouve son inspiration pour vous, enregistrer en tant que projet de lettre et de l'envoyer aux heures de travail.
14. Dessin des lettres trop longues
La plupart des gens voient simplement les messages qui ne reçoivent pas une prise dans le texte. Gardez cela à l'esprit en écrivant une lettre. De gros blocs de texte, il est difficile à lire, donc diviser le message en petits paragraphes.
Listes d'utilisation. Ils feront de votre message encore plus lisible. En outre, vous pouvez sélectionner la plus grande partie importante du message en italique ou en gras.
Évitez les erreurs décrites, et vous pouvez créer une bonne impression sur lui-même, ce qui contribuera certainement à votre carrière.